കേരളത്തിലെ പഞ്ചായത്തുകളുടെ അക്കൗണ്ടിംഗ്

ആമുഖം

കേരളത്തിലെ പഞ്ചായത്തുകളുടെ അക്കൗണ്ടിംഗ് അക്രൂവല്‍ അടിസ്ഥാനത്തിലേക്കു മാറ്റുന്നതിന് സര്‍ക്കാര്‍ തീരുമാനമെടുത്തിരിക്കുകയാണ്. ഇതിന്‍റെ ഭാഗമായി നാഷണല്‍ മുനിസിപ്പല്‍ അക്കൗണ്ട്സ് മാന്വലിനെ മാതൃകയാക്കി കേരള പഞ്ചായത്ത് രാജ് അക്കൗണ്ട്സ് ചട്ടങ്ങള്‍ സര്‍ക്കാര്‍ പുറപ്പെടുവിക്കുകയും ചെയ്തിട്ടുണ്ട്. (28.03.2011 ലെ SRO നമ്പര്‍ 266/2011 നമ്പര്‍ വിജ്ഞാപനം).

പഞ്ചായത്തുകളുടെ അക്കൗണ്ടിംഗ് കംപ്യൂട്ടര്‍വല്‍ക്കരിക്കുന്നതിന്‍റെ ഭാഗമായി കേരള പഞ്ചായത്ത് രാജ് അക്കൗണ്ട്സ് ചട്ടങ്ങളെ അടിസ്ഥാനമാക്കി ഇന്‍ഫര്‍മേഷന്‍ കേരള മിഷന്‍ വികസിപ്പിച്ചെടുത്ത ആപ്ലിക്കേഷന്‍ സോഫ്റ്റ്വെയറാണ് "സാംഖ്യ - കെ.പി. ആര്‍ എ ആര്‍". "സാംഖ്യ-കെ.പി ആര്‍ എ ആര്‍" ആപ്ലിക്കേഷന്‍ സോഫ്റ്റ്വെയറിന്‍റെ പ്രവര്‍ത്തനരീതി പഠിക്കുന്നതിനു മുന്നോടിയായി ഡബിള്‍ എന്‍ട്രി അക്കൗണ്ടിംഗ് സമ്പ്രദായം എന്താണെന്നും കേരള പഞ്ചായത്ത് രാജ് അക്കൗണ്ട്സ് ചട്ടങ്ങളില്‍ നിര്‍ദ്ദേശിച്ചിരിക്കുന്ന രീതികള്‍ എന്തെല്ലാമാണെന്നും മിതമായ തോതിലെങ്കിലും അറിഞ്ഞിരിക്കേണ്ടതാണ്. അക്കൗണ്ടിംഗിനെപ്പറ്റി യാതൊരു അടിസ്ഥാനധാരണയും ഇല്ലാത്തവര്‍ക്കു പോലും ഡബിള്‍ എന്‍ട്രി അക്കൗണ്ടിംഗിനെപ്പറ്റിയും കേരള പഞ്ചായത്ത് രാജ് അക്കൗണ്ട്സ് ചട്ടങ്ങളെപ്പറ്റിയും സാമാന്യജ്ഞാനം ലഭിക്കത്തക്ക രീതിയില്‍ തയ്യാറാക്കിയിട്ടുള്ളതാണ്

അക്കൗണ്ടിംഗ് പഠിച്ചിട്ടില്ലാത്തവര്‍ക്കും സുഗമമായി ഉപയോഗിക്കാന്‍ സാധിക്കണമെന്ന ലക്ഷ്യത്തോടെയാണ് ڇസാംഖ്യڈ സോഫ്റ്റ്വെയര്‍ രൂപകല്പന ചെയ്തിട്ടുള്ളത്. പഞ്ചായത്തുകളില്‍ വിന്യസിച്ചിട്ടുള്ള മറ്റു ആപ്ലിക്കേഷന്‍ സോഫ്റ്റ്വെയറുകളായ സഞ്ചയ, സ്ഥാപന, സുലേഖ, സേവന, സൂചിക, സങ്കേതം, സചിത്ര, സുഗമ തുടങ്ങിയവയില്‍ നിന്ന് വിവരങ്ങള്‍ ശേഖരിച്ചുകൊണ്ടും അവയ്ക്ക് വിവരങ്ങള്‍ കൈമാറിക്കൊണ്ടും അവയുമായി ഒത്തുചേര്‍ന്നായിരിക്കും സാംഖ്യയുടെ പ്രവര്‍ത്തനം. റസീറ്റ് വൗച്ചര്‍, പേയ്മെന്‍റ ് വൗച്ചര്‍, ജേണല്‍ വൗച്ചര്‍, കോണ്‍ട്രാ വൗച്ചര്‍ എന്നീ നാലു സ്ക്രീനുകള്‍ മാത്രം പ്രധാനമായി ഉപയോഗിച്ചു
കഴിഞ്ഞാല്‍ ബാലന്‍സ് ഷീറ്റ് വരെയുള്ള എല്ലാ റിപ്പോര്‍ട്ടുകളും ഓരോ മൗസ് ക്ലിക്കില്‍ ലഭ്യമാകും.

ഡബിള്‍ എന്‍ട്രി അക്കൗണ്ടിംഗ് സമ്പ്രദായം

1.1പശ്ചാത്തലം

അക്രൂവല്‍ അടിസ്ഥാനത്തിലുളള ഡബിള്‍ എന്‍ട്രി അക്കൗണ്ടിംഗ്  സമ്പ്രദായം കേരളത്തിലെ മുഴുവന്‍ പഞ്ചായത്തുകളിലും 2011-12 മുതല്‍ നടപ്പില്‍ വന്നിരിക്കുന്നു.പതിനൊന്നാം ധനകാര്യ കമ്മീഷന്‍റെ ശുപാര്‍ശകളുടെ അടിസ്ഥാനത്തില്‍ കംപ്ട്രോളര്‍ ആന്‍റ്ഓഡിറ്റര്‍ ജനറല്‍ (സി.എ.ജി) രൂപീകരിച്ച ടാസ്ക് ഫോഴ്സ് നഗരസഭകളില്‍ അക്രൂവല്‍അടിസ്ഥാനത്തിലുളള ഡബിള്‍ എന്‍ട്രി അക്കൗണ്ടിംഗ് സമ്പ്രദായം നടപ്പാക്കണമെന്ന് ശുപാര്‍ശചെയ്തു. തുടര്‍ന്ന് സി.എ.ജി.യും കേന്ദ്ര നഗരാസൂത്രണ മന്ത്രാലയവും  ചേര്‍ന്ന് നാഷണല്‍മുനിസിപ്പല്‍  അക്കൗണ്ട്സ്  മാന്വലിന് രൂപം നല്‍കി. നാഷണല്‍  മുനിസിപ്പല്‍ അക്കൗണ്ട്സ് മാന്വലില്‍ സ്വീകരിച്ച തത്വങ്ങളും ത്രിതല പഞ്ചായത്തുകളുടെ ധനകാര്യ ഇടപാടുകളുടെ പ്രത്യേകതകളും ഉള്‍കൊണ്ടാണ് കേരള പഞ്ചായത്ത് (അക്കൗണ്ട്സ്) ചട്ടങ്ങള്‍ക്ക് രൂപംനല്‍കിയിട്ടുള്ളത്.

1.2ഡബിള്‍ എന്‍ട്രി അക്കൗണ്ടിംഗ്
ഓരോ സാമ്പത്തിക ഇടപാടിനും രണ്ട് തലങ്ങളുണ്ട്. ആനുകൂല്യം നല്‍കുന്ന ഒരു തലവും,ആനുകൂല്യം ലഭിക്കുന്ന മറ്റൊരു തലവും. അതിനാല്‍ ഓരോ ഇടപാടിനും രണ്ട് ഭാഗങ്ങളുണ്ട്;ഡെബിറ്റും, ക്രെഡിറ്റും. ഓരോ സ്ഥാപനവും സൂക്ഷിക്കുന്ന അക്കൗണ്ട് ബുക്കുകളില്‍ നിരവധിഅക്കൗണ്ടുകളുണ്ടാവും. ഓരോ സാമ്പത്തിക ഇടപാടും ഇവയിലെ ഏതെങ്കിലും രണ്ട്അക്കൗണ്ടുകള്‍ വീതം ഉള്‍പ്പെടുന്നതായിരിക്കും. ഒരു അക്കൗണ്ട് ആനുകൂല്യം കൈപ്പറ്റുന്നു; അതിനാല്‍ ആ അക്കൗണ്ടിനെ ഡെബിറ്റ് ചെയ്യുന്നു. മറ്റേ അക്കൗണ്ട് ആനുകൂല്യം നല്‍കുന്നു;അതിനാല്‍ ആ അക്കൗണ്ടിനെ ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യുന്നു. ആദ്യത്തെ അക്കൗണ്ടിനെ ഡെറ്റര്‍ (debtor)എന്നും രണ്ടാമത്തെ അക്കൗണ്ടിനെ ക്രെഡിറ്റര്‍ (creditor) എന്നും വിളിക്കാം.
ഉദാഹരണം:വിനോദ നികുതി, കാഷ് എന്നിവ പഞ്ചായത്തിന്‍റെ അക്കൗണ്ട് പുസ്തകങ്ങളിലുളളരണ്ട് അക്കൗണ്ടുകളാണ്. വിനോദ നികുതിയിനത്തില്‍ പഞ്ചായത്തിന് 5000 രൂപ കാഷ് ലഭിക്കുന്നു.വിനോദ നികുതി എന്ന അക്കൗണ്ട് കാഷ് എന്ന അക്കൗണ്ടിന് നല്‍കുന്നതാണിത്. അതിനാല്‍കാഷ് അക്കൗണ്ടിനെ ഡെബിറ്റ് ചെയ്യുന്നു; വിനോദ നികുതി അക്കൗണ്ടിനെ ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യുന്നു.പഞ്ചായത്തിന്‍റെ അക്കൗണ്ട് ബുക്കുകളില്‍  കമ്പ്യൂട്ടര്‍  എന്ന പേരിലും സപ്ലൈയര്‍ എന്നപേരിലും ഓരോ അക്കൗണ്ടുകളുണ്ട്. സപ്ലൈ ഓര്‍ഡറിന്‍റെ അടിസ്ഥാനത്തില്‍ സപ്ലൈയര്‍ പഞ്ചായത്തിന് 25000 രൂപ വിലയുളള കമ്പ്യൂട്ടര്‍ നല്‍കുന്നു. കമ്പ്യൂട്ടര്‍ ലഭിച്ചു, സ്റ്റോക്കില്‍ എടുത്തു.ഈ ഇടപാടില്‍ കമ്പ്യൂട്ടര്‍ എന്ന അക്കൗണ്ടിനാണ് ആനുകൂല്യം ലഭിക്കുന്നത്. ആനുകൂല്യം നല്‍കുന്നത് സപ്ലൈയര്‍ എന്ന അക്കൗണ്ടാണ്. അതിനാല്‍ ഈ ഇടപാട് പഞ്ചായത്തിന്‍റെ അക്കൗണ്ടില്‍ രേഖപ്പെടുത്തുന്നത് കമ്പ്യൂട്ടര്‍ എന്ന അക്കൗണ്ടിന് ഡെബിറ്റും സപ്ലൈയര്‍ എന്നഅക്കൗണ്ടിന് ക്രെഡിറ്റും നല്‍കിയാണ്.1494 ലൂക്കോ പാച്ചിയോലി എന്ന ഇറ്റാലിയന്‍ പുരോഹിതനാണ് ഈ സമ്പ്രദായത്തെപ്പറ്റിയുള്ളപുസ്തകം ആ്വ്യമായി പ്രസിദ്ധീകരിച്ചത്. ഓരോ ഇടപാടും ഒരേ സമയം തന്നെ രണ്ട്അക്കൗണ്ടുകളില്‍ രേഖപ്പെടുത്തുന്നതിനാലാണ് (അതായത് ഒരേ സമയം രണ്ട് എന്‍ട്രിനടത്തുന്നതിനാലാണ്) ഈ സമ്പ്രദായത്തെ ഡബിള്‍ എന്‍ട്രി എന്നു വിളിക്കുന്നത്. ഡബിള്‍എന്‍ട്രി അക്കൗണ്ടിംഗ് സമ്പ്രദായം കാഷ് അടിസ്ഥാനത്തിലോ അക്രൂവല്‍ അടിസ്ഥാനത്തിലോ നടപ്പാക്കാവുന്നതാണ്.
1.3 അക്രൂവല്‍
മറ്റേതൊരു ധനകാര്യസ്ഥാപനത്തിന്‍റേയും പോലെ, പഞ്ചായത്തിന്‍റേയും കണക്കുകളില്‍ ഉള്‍പ്പെട്ട കണക്കുകളെ നാലായി തരം തിരിക്കാം. വരുമാനം, ചെലവ്, ആസ്തി, ബാദ്ധ്യതഎന്നിവയാണവ. ഇവയോരോന്നും സംബന്ധിച്ച് പഞ്ചായത്തിന് നിരവധി അവകാശങ്ങള്‍കൈവരുന്നു; നിരവധി കടപ്പാടുകള്‍ ഏറ്റെടുക്കേണ്ടി വരികയും ചെയ്യുന്നു. തല്‍ഫലമായിവരുമാനം, ചെലവ്, ബാദ്ധ്യത, ആസ്തി എന്നിവയിലുണ്ടാകുന്ന ഏറ്റക്കുറച്ചിലുകള്‍ തത്സമയംതന്നെ അക്കൗണ്ടില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തുന്ന രീതിയാണ് അക്രൂവല്‍ അക്കൗണ്ടിംഗ്. പണമിടപാട്ഉള്‍പ്പെടുന്ന ഒരു സംഭവം, കാലപ്പഴക്കം, സേവനം നല്‍കല്‍ , കരാര്‍ പൂര്‍ത്തിയാക്കല്‍ , മൂല്യത്തില്‍കുറവ് (any event ,passage of time,rendering of services,fulfilment of contracts,diminution in values ), തുടങ്ങിയവയില്‍ ഏതെങ്കിലും ഒന്ന് സംഭവിച്ചാല്‍ മതി - ഉടന്‍ തന്നെഅത് അക്കൗണ്ടില്‍ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു. യഥാര്‍ത്ഥത്തില്‍ പണം ലഭിക്കുകയോ നല്‍കുകയോചെയ്യണമെന്നില്ല.
ഉദാഹരണം: വസ്തു നികുതി, തൊഴില്‍ നികുതി, വാടക തുടങ്ങിയവയുടെ ഡിമാന്‍റ ് തയ്യാറാക്കുന്ന മുറയ്ക്ക് വര്‍ഷാരംഭത്തില്‍ തന്നെ വരുമാനം അക്കൗണ്ടില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തുന്നു. (പണംലഭിക്കണമെന്നില്ല )? മാസത്തിലെ അവസാന പ്രവൃത്തി ദിവസം ശമ്പളച്ചെലവ് അക്കൗണ്ടില്‍രേഖപ്പെടുത്തുന്നു. (പണം നല്‍കണമെന്നില്ല)
സപ്ലൈ ഓര്‍ഡറിന്‍റെ അടിസ്ഥാനത്തില്‍ പഞ്ചായത്തില്‍ കമ്പ്യൂട്ടര്‍ ലഭിച്ച് സ്റ്റോക്കില്‍ എടുത്ത ഉടനെ ചെലവ് രേഖപ്പെടുത്തുന്നു. (പണം നല്‍കണമെന്നില്ല)? വര്‍ഷാവസാനത്തില്‍ തേയ്മാനം അഥവാ ഡിപ്രീസിയേഷന്‍ ചെലവായിരേഖപ്പെടുത്തുന്നു (പണം നല്‍കുന്നില്ല)
1.4അക്രൂവല്‍ അക്കൗണ്ടിംഗ്
വരുമാനങ്ങളും ചെലവുകളും അവ അക്രൂ (accrue) ചെയ്യുമ്പോള്‍ , അതായത് വര്‍ദ്ധിക്കുമ്പോള്‍ (accumulate), അല്ലെങ്കില്‍ നേടുമ്പോള്‍ /ചെലവു ചെയ്യുമ്പോള്‍ , തന്നെ കണക്കിലെടുക്കുന്ന അക്കൗണ്ടിംഗ് രീതിയെയാണ് അക്രൂവല്‍ അടിസ്ഥാനമാക്കിയ അക്കൗണ്ടിംഗ് സമ്പ്രദായം എന്നു വിശേഷിപ്പിക്കുന്നത്. പണം ലഭിച്ചോ നല്‍കിയോ എന്ന കാര്യം പ്രസക്തമല്ല. കാഷ് അടിസ്ഥാനത്തിലുളള സമ്പ്രദായത്തില്‍ പണം ലഭിക്കുകയോ പണം നല്‍കുകയോ ചെയ്താല്‍ മാത്രമേ അക്കൗണ്ടില്‍ രേഖപ്പെടുത്തുകയുളളൂ. എന്നാല്‍ പണം ലഭിച്ചാലും ലഭിച്ചില്ലെങ്കിലും, നല്‍കിയാലും നല്‍കിയില്ലെങ്കിലും വരുമാനവും ചെലവും ബാദ്ധ്യതയും ആസ്തിയും രേഖപ്പെടുത്തുന്നതാണ് അക്രൂവല്‍ അടിസ്ഥാനത്തിലുളള സമ്പ്രദായം. ഉദാഹരണമായി വസ്തുനികുതി ഡിമാന്‍ഡ് വര്‍ഷാരംഭത്തില്‍ തന്നെ പഞ്ചായത്ത് തയ്യാറാക്കുന്നു. അപ്പോള്‍ തന്നെ മുഴുവന്‍ ഡിമാന്‍ഡ് തുകയും വരുമാനമായി തന്നാണ്ടത്തെ വരുമാന-ചെലവ് സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റില്‍ (Income and Expenditure Statement ) ഉള്‍പ്പെടുത്തുന്നു, ഒരു തുകയും അപ്പോള്‍ ലഭിച്ചിട്ടില്ല. അതിനാല്‍ മുഴുവന്‍ തുകയും കിട്ടാനുള്ള വസ്തുനികുതി അഥവാ  ആസ്തിയായി അന്നേദിവസത്തെ ആസ്തി-ബാദ്ധ്യതാ സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റില്‍ (Balance Sheet )ഉള്‍പ്പെടുത്തുന്നു. ഇപ്രകാരം വര്‍ഷാരംഭത്തില്‍ പഞ്ചായത്തിന്‍റെ കണക്കില്‍ ഒരേ തുക  വസ്തു നികുതി  എന്ന വരുമാനമായും  കിട്ടാനുള്ള വസ്തുനികുതി എന്ന ആസ്തിയായുംരേഖപ്പെടുത്തുന്നു.
ക്രമേണ ഓരോ ദിവസങ്ങളിലായി, വസ്തുനികുതി പണമായി ലഭിച്ചു കൊണ്ടിരിക്കും.പണം ലഭിക്കുന്ന മുറയ്ക്ക്  കിട്ടാനുള്ള വസ്തുനികുതി എന്ന ആസ്തി കുറഞ്ഞു കൊണ്ടിരിക്കും;പണം എന്ന ആസ്തി വര്‍ദ്ധിച്ചു കൊണ്ടിരിക്കും, വര്‍ഷാവസാനത്തില്‍ കുറേ തുക പിരിഞ്ഞുകിട്ടാനുണ്ടെങ്കില്‍ , ആ തുക വര്‍ഷാന്ത്യദിനത്തില്‍  കിട്ടാനുള്ള വസ്തുനികുതി എന്നആസ്തിയായി തന്നെ കാണിച്ചിരിക്കും.മറ്റൊരുദാഹരണം നോക്കാം. ഓരോ മാസവും അവസാനിക്കുന്നതിനുമുമ്പ് പഞ്ചായത്ത്ശമ്പള ബില്‍ തയ്യാറാക്കുന്നു. ഓരോ മാസത്തേയും ശമ്പളം യഥാര്‍ത്ഥത്തില്‍ ആ മാസത്തെചെലവാണ്. പക്ഷേ ഇപ്പോഴത്തെ രീതിയില്‍ പണം അടുത്ത മാസമേ ജീവനക്കാര്‍ക്ക് നല്‍കുകയുള്ളൂ. മാര്‍ച്ച് മാസത്തെ ശമ്പളമാണെങ്കില്‍ അടുത്ത സാമ്പത്തിക വര്‍ഷം മാത്രമേപണമായി നല്‍കുകയുള്ളൂ. ഇതൊക്കെയാണെങ്കിലും ഏതുമാസത്തെ ശമ്പളമാണോ, അതേമാസം തന്നെ ശമ്പളത്തുക ചെലവായി വരുമാന-ചെലവ് സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റില്‍  (Income and Expenditure Statement ) ഉള്‍പ്പെടുത്തുന്നു. തുല്യമായ തുക കൊടുക്കാനുള്ള ശമ്പളം അഥവാ ബാദ്ധ്യതയായി ആസ്തി - ബാദ്ധ്യതാ സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റിലും (Balance Sheet ) ഉള്‍പ്പെടുത്തുന്നു.പണം അടുത്തമാസം നല്‍കുമ്പോള്‍  പണം എന്ന  ആസ്തിയില്‍ കുറവു വരുന്നു;അതോടൊപ്പം തുല്യ തുകയ്ക്ക്  കൊടുക്കാനുള്ള ശമ്പളം  എന്ന ബാദ്ധ്യതയിലും കുറവു വരുന്നു.മാര്‍ച്ച് മാസത്തെ ശമ്പളമാണെങ്കില്‍ , മാര്‍ച്ച് അവസാന ദിവസത്തെ ബാലന്‍സ് ഷീറ്റില്‍ ,കൊടുക്കാനുള്ള ശമ്പളം എന്ന ഇനത്തില്‍ ബാദ്ധ്യതയായി കാണിച്ചിരിക്കും.
1.5അക്രൂവല്‍ അക്കൗണ്ടിംഗ് സമ്പ്രദായത്തിന്‍റെ മെച്ചം
പഞ്ചായത്തുകളില്‍ നിലനിന്നു പോന്നത് കാഷ് അടിസ്ഥാനത്തിലുളള സിംഗിള്‍ എന്‍ട്രി അക്കൗണ്ടിംഗ് സമ്പ്രദായമാണ്. കേന്ദ്ര-സംസ്ഥാന സര്‍ക്കാരുകളും ഇതേ സമ്പ്രദായംതന്നെയാണ് ഇതുവരെ പിന്തുടര്‍ന്നത്. എന്നാല്‍ കേന്ദ്ര-സംസ്ഥാന സര്‍ക്കാരുകളുടെഅക്കൗണ്ടുകളും അക്രൂവല്‍ സമ്പ്രദായത്തിലേക്ക് ഉടന്‍ തന്നെ മാറുന്നതാണെന്ന കാര്യംകേന്ദ്രസര്‍ക്കാരും കംപ്ട്രോളര്‍ ആന്‍റ ് ഓഡിറ്റര്‍ ജനറലും പ്രഖ്യാപിച്ചു കഴിഞ്ഞു. കാഷ് അടിസ്ഥാനത്തിലും അക്രൂവല്‍ അടിസ്ഥാനത്തിലുമുള്ള സമ്പ്രദായങ്ങള്‍ തമ്മിലുള്ള താരതമ്യം താഴെ കൊടുക്കുന്നു:

ധനകാര്യ ഇടപാടുകളെ നാലായി തരംതിരിക്കാം: വരുമാനം (Income) , ചെലവ്(Expense), ബാധ്യത (liability), ആസ്തി (Asset) എന്നിങ്ങനെ. ഒരു അക്കൗണ്ടിംഗ് കാലയളവില്‍ (അതായത്,സാധാരണ ഗതിയില്‍ , ഒരു സാമ്പത്തിക വര്‍ഷത്തില്‍) ലഭിക്കാന്‍ അര്‍ഹതപ്പെട്ട തുകകളാണ്വരുമാനം; കൊടുക്കാന്‍ ബാദ്ധ്യതപ്പെട്ട തുകകളാണ് ചെലവ്. യഥാര്‍ത്ഥത്തില്‍ ലഭിച്ച തുകകളെ പണം വരവ്  (Receipt) എന്നും യഥാര്‍ത്ഥത്തില്‍ കൊടുത്ത തുകകളെ പണം കൊടുക്കല്‍ (Payments) എന്നും പേര്‍ പറയാം. ഇപ്രകാരമുള്ള പണം വരവുകളിലും പണം കൊടുക്കലുകളിലും കുടിശ്ശിക തുകകളും ഭാവികാലത്തേയ്ക്കുള്ള തുകകളും ഉള്‍പ്പെട്ടെന്നു വരാം. എന്നാല്‍വരുമാനത്തിലും, ചെലവിലും കുടിശ്ശിക തുകകളും ഭാവിയിലേയ്ക്കുള്ള തുകകളും ഉള്‍പ്പെടുകയില്ല.

ഒരു തുക യഥാര്‍ത്ഥത്തില്‍ ഏതു ദിവസമാണോ ലഭിക്കേണ്ടത് ആ ദിവസം ആ വരുമാനംഅക്രൂ ചെയ്തതായി രേഖപ്പെടുത്തുന്നു. ഇപ്രകാരം അക്രൂ ചെയ്യേണ്ട വരുമാനങ്ങള്‍ക്കുള്ളഉദാഹരണങ്ങളാണ് വസ്തുനികുതി, തൊഴില്‍ നികുതി (ട്രേഡേഴ്സ്), പരസ്യനികുതി, വാടക,ഡ & ഒ ലൈസന്‍സ്, പി എഫ് എ ലൈസന്‍സ്, ലേലം ചെയ്ത് കൊടുത്ത മാര്‍ക്കറ്റ് വരവ്, ബസ്സ്റ്റാന്‍ഡ് വരവ് തുടങ്ങിയവ. ഒപ്പം തന്നെ ലഭിക്കേണ്ട വരുമാനമായി ആസ്തിയിലുംഉള്‍പ്പെടുത്തുന്നു.അതുപോലെ ഒരു തുക യഥാര്‍ത്ഥത്തില്‍ ഏതു ദിവസമാണോ ചെലവു ചെയ്യേണ്ടത്അതേ ദിവസം തന്നെ ചെലവ് ചെയ്തതായി അക്കൗണ്ടില്‍ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു. ഇത്തരംചെലവുകള്‍ക്കുള്ള ഉദാഹരണങ്ങളാണ് ശമ്പളം, സപ്ലൈ ഓര്‍ഡര്‍ കൊടുത്ത് വാങ്ങുന്നസാധനങ്ങള്‍ , വായ്പകളുടെ പലിശ, തുടങ്ങിയവ. ഒപ്പം തന്നെ കൊടുത്തു തീര്‍ക്കേണ്ടബാദ്ധ്യതയിലും രേഖപ്പെടുത്തുന്നു.
ഇപ്രകാരം അക്രൂ ചെയ്യുന്ന വരുമാനങ്ങളും ചെലവുകളും കണക്കിലെടുത്തിട്ടുള്ളഅക്കൗണ്ടിംഗ് സമ്പ്രദായമായതിനാലാണ് അക്രൂവല്‍ അടിസ്ഥാനത്തിലുള്ള സമ്പ്രദായമെന്ന്ഈ രീതിയെ വിശേഷിപ്പിക്കുന്നത്.
1.6  അക്കൌണ്ട് തരം തിരിച്ച്
അക്കൗണ്ടുകളെ മൂന്നായി തരം തിരിക്കാം.
1.Personal Account   : വ്യക്തികളും സ്ഥാപനങ്ങളുമായി ബന്ധപ്പെട്ട അക്കൗണ്ട്
ഉദാ : ഒരു കരാറുകാരന്‍റെ പേരിലുളള അക്കൗണ്ട്, ഒരു സ്ഥാപനത്തിന്‍റെ പേരിലുളള അക്കൗണ്ട്,    ബാങ്ക് അക്കൗണ്ട്
2. Real Account  : ആസ്തികളുമായി ബന്ധപ്പെട്ട അക്കൗണ്ട്
ഉദാ : കാഷ് അക്കൗണ്ട്, ഭൂമി, കെട്ടിടം, വാഹനം. സോഫ്റ്റ്വെയര്‍ ‍
3. Nominal Account   : വരുമാനവും ചെലവുമായി ബന്ധപ്പെട്ടത്
ഉദാ: വാടക, ശമ്പളം, പലിശ, വസ്തു നികുതി, വൈദ്യുതിചാര്‍ജ്, വാട്ടര്‍ ചാര്‍ജ്.
ഇവയില്‍ ഓരോ അക്കൗണ്ടിനേയും ഡെബിറ്റും ക്രെഡിറ്റും എങ്ങനെ ബാധിക്കുമെന്ന്വിവരിക്കുന്നത് താഴെ നല്‍കിയിരിക്കുന്ന മൂന്ന് സുവര്‍ണ്ണ നിയമങ്ങളിലൂടെയാണ്. ആദ്യംഅക്കൗണ്ടുകളെ Personal, Real , Nominal  എന്നിങ്ങനെ വിഭജിക്കുക. തുടര്‍ന്ന് അവയെഡെബിറ്റും ക്രെഡിറ്റും എങ്ങനെ ബാധിക്കുമെന്ന് പരിശോധിക്കുക.
Personal Account Debit the receiver; credit the giver.
Real Account Debit what comes in; credit what goes out
Nominal Account Debit all expenses and losses, Credit all incomes and gains

1.7 ഡബിള്‍ എന്‍ട്രി പഞ്ചായത്തുകളുടെ പശ്ചാത്തലത്തില്‍ 
താഴെ കാണിക്കുന്ന രീതിയിലായിരിക്കും ഓരോ ഇടപാടുകളും പഞ്ചായത്തുകള്‍  രേഖപ്പെടുത്തുക.
1.7.1 വിനോദ നികുതിയിനത്തില്‍ 5,000 രൂപ കാഷ് ലഭിച്ചു.
കാഷ് അക്കൗണ്ട്, എന്നത് ഒരു റിയല്‍ അക്കൗണ്ട്, ആണ്. അതിനാല്‍ കാഷ് ലഭിക്കുമ്പോള്‍ കാഷ് അക്കൗണ്ടിനെ ഡെബിറ്റ് ചെയ്യുന്നു. അതുപോലെ വിനോദനികുതി അക്കൗണ്ട്, ഒരു നോമിനല്‍ അക്കൗണ്ട് ആണ്. ഒരു വരവു ലഭിക്കുമ്പോള്‍ ആ അക്കൗണ്ടിനെക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യുന്നു.

1.7.2 സപ്ലൈയറില്‍ നിന്ന് 25,000 രൂപ വിലയുളള കംപ്യൂട്ടര്‍ ലഭിച്ചു, സ്റ്റോക്കില്‍ എടുത്തു.

കംപ്യൂട്ടര്‍ അക്കൗണ്ട്          ഒരു റിയല്‍ അക്കൗണ്ട് ആണ്. അതിനാല്‍ ലഭിക്കുമ്പോള്‍ ആഅക്കൗണ്ടിനെ ഡെബിറ്റ് ചെയ്യുന്നു. സപ്ലൈയര്‍ അക്കൗണ്ട്     ഒരു പെഴ്സണല്‍ അക്കൗണ്ട്ആണ്. ഇവിടെ സാധനം നല്‍കുന്ന ആളാണ് സപ്ലൈയര്‍ . അതുകൊണ്ട്  സപ്ലൈയര്‍അക്കൗണ്ടിനെ     ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യുന്നു.

1.8 ഡബിള്‍ എന്‍ട്രി - മറ്റൊരു രീതിയില്‍ പരിചയപ്പെടല്‍
ഡെബിറ്റും ക്രെഡിറ്റും അക്കൗണ്ടുകളെ എങ്ങനെ ബാധിക്കുമെന്ന് , മറ്റൊരു രീതിയില്‍ , താഴെ പറയുന്ന നാല് നിയമങ്ങളിലൂടെ വിശദീകരിക്കാം. അക്കൗണ്ടുകളെ ആദ്യം നാലായി വിഭജിക്കുക.
1. Income  വരുമാനം 2. Expenditure  ചെലവ് 3. Liability  ബാദ്ധ്യത 4.Asset   ആസ്തി
തുടര്‍ന്ന് താഴെ പറയുന്ന നാല് നിയമങ്ങള്‍ അവലംബിക്കുക
1. If debited, Expenditures and Assets increase
2. If credited, Expenditures and Assets decrease
3. If credited, Incomes and Liabilities increase 
4. If debited, Incomes and Liabilities decrease
ഉദാഹരണം - 1
ഒന്നാമത്തെ നിയമവും ((If debited, Expenditures and Assets increase)) രണ്ടാമത്തെ നിയമവും (If credited, Expenditures and Assets decrease)  പരിശോധിക്കാം.
5 ലക്ഷം രൂപയ്ക്കുള്ള ചെക്ക് കൊടുത്ത് കാര്‍ വാങ്ങി. ഇവിടെ ചെക്ക് (ബാങ്ക് അക്കൗണ്ട്)എന്നതും, കാര്‍ എന്നതും അസറ്റ് അക്കൗണ്ടുകളാണ്. ഈ ഇടപാടിന്‍റെ ഫലംകാര്‍ അക്കൗണ്ട് എന്ന ആസ്തി വര്‍ദ്ധിക്കുന്നു; ബാങ്ക് അക്കൗണ്ട്    എന്ന ആസ്തി കുറയുന്നു എന്നതാണ്. ഇതുസൂചിപ്പിക്കാന്‍   കാര്‍ അക്കൗണ്ട്   എന്ന Asset Account നെ ഡെബിറ്റ് ചെയ്യുന്നു; ബാങ്ക് അക്കൗണ്ട്    എന്ന Asset Account നെ ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യുന്നു. താഴെ കാണിക്കുന്ന രീതിയിലാണ് ഈ ഇടപാട് അക്കൗണ്ടില്‍ രേഖപ്പെടുത്തുന്നത്.

ഉദാഹരണം - 2
പഞ്ചായത്ത്         കാഷ്  ആയി 15000 രൂപ     ശമ്പളം   നല്‍കി. ഇവിടെ   കാഷ് അക്കൗണ്ട്   എന്നത് ഒരു Asset Account  ആണ്;     ശമ്പളം അക്കൗണ്ട് എന്നത് പഞ്ചായത്തിന്‍റെ Expenditure Account  ആണ്. കാഷ് നല്‍കുമ്പോള്‍ Asset Account  കുറവ് സംഭവിക്കുന്നു; അതിനാല്‍ ആ അക്കൗണ്ടിനെ ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യുന്നു; ശമ്പളം നല്‍കുമ്പോള്‍ Expenditure Account  ല്‍ വര്‍ദ്ധനവുണ്ടാകുന്നു. അതിനാല്‍ ആ അക്കൗണ്ടിനെ ഡെബിറ്റ് ചെയ്യുന്നു. ഇത് താഴെ കാണിക്കുന്ന വിധമായിരിക്കും അക്കൗണ്ടില്‍ രേഖപ്പെടുത്തുക.

ഉദാഹരണം -3
ശമ്പളമായി ലഭിച്ച തുകയില്‍ 500 രൂപ അധികമാണെന്ന് മനസ്സിലാക്കി, തുക ലഭിച്ചയാളില്‍നിന്ന് പഞ്ചായത്തിന് കാഷ് ആയി തുക തിരികെ ലഭിക്കുന്നു. ഇപ്പോള്‍ പഞ്ചായത്തിന്‍റെ Expenditure Account  ആയ ശമ്പളം അക്കൗണ്ടില്‍ കുറവു സംഭവിക്കുന്നു. അതിനാല്‍ ആഅക്കൗണ്ടിനെ ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യുന്നു. ഒപ്പം പഞ്ചായത്തിന്‍റെ Asset Account  ആയ കാഷ്അക്കൗണ്ട് വര്‍ദ്ധിക്കുന്നു; അതിനാല്‍ ആ അക്കൗണ്ടിനെ ഡെബിറ്റ് ചെയ്യുന്നു. താഴെ നല്‍കുന്നഎന്‍ട്രി പരിശോധിക്കുക.

ഉദാഹരണം - 4
Income Account, Liability Account എന്നിവ സംബന്ധിച്ച ഉദാഹരണം നോക്കാം. (If credited, Incomes and Liabilities increase If debited, Incomes and Liabilities decrease).   Sale of Tender forms അതായത് ടെണ്ടര്‍ ഫോറം വില്പന സംബന്ധിച്ച അക്കൗണ്ട്)  ഒരു Income Account  ആണ്. VAT Payable .
(അതായത് വില്പന നികുതി സംബന്ധിച്ച അക്കൗണ്ട്) ഒരു Liability Account ഉം. ടെന്‍ഡര്‍ ഫോറം വിറ്റപ്പോള്‍ 100 രൂപ വിലയും 4 രൂപ   വാറ്റും      കാഷ് ആയി കിട്ടി. ഇവയില്‍ 100 രൂപ Income , 4 രൂപ Liability. ഇവിടെ    Sale of Tender forms Account , VAT Payable Account എന്നിവയില്‍ 100+4 രൂപയുടെ വര്‍ദ്ധനവുണ്ടാകുന്നു. അതിനാല്‍ ആ  Income ,Liability  ഹെഡുകളെ ക്രെഡിറ്റു ചെയ്യുന്നു. അതോടൊപ്പം കാഷ് അക്കൗണ്ട് എന്ന Asset Account ലും  104 രൂപയുടെ വര്‍ദ്ധനവുണ്ടാകുന്നു. അതിനാല്‍ ആ അക്കൗണ്ടിനെ ഡെബിറ്റ് ചെയ്യുന്നു.ഇത് താഴെ കാണിക്കുന്ന വിധമായിരിക്കും അക്കൗണ്ടില്‍ രേഖപ്പെടുത്തുക.

ഉദാഹരണം - 5
വാടക എന്ന Income Account  ലഭിച്ച തുകയില്‍ കാഷ് ആയി 100 രൂപ തിരികെ നല്‍കുന്നു.അപ്പോള്‍ Rent Account  കുറവുണ്ടാകുന്നു. അതിനാല്‍ ആ അക്കൗണ്ടിനെ ഡെബിറ്റ് ചെയ്യുന്നു.അതേ സമയം കാഷ് അക്കൗണ്ട് എന്ന അസറ്റ് അക്കൗണ്ടില്‍ കുറവു സംഭവിക്കുന്നു. അതിനാല്‍കാഷ് അക്കൗണ്ടിനെ ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യുന്നു.

ഉദാഹരണം - 6
ശമ്പളത്തില്‍ നിന്ന് റിക്കവറി ആയി പിടിച്ച Provident Fund  തുക 2000 രൂപ ചെക്ക് ആയി യഥാസ്ഥാനത്ത് അയച്ചുകൊടുക്കുന്നു. അപ്പോള്‍ Recoveries  എന്ന Liabilityയില്‍ കുറവുണ്ടാകുന്നു. അതിനാല്‍ ആ Liability Account നെ ഡെബിറ്റ് ചെയ്യുന്നു. അതേ സമയംബാങ്ക് അക്കൗണ്ട് എന്ന അസറ്റ് അക്കൗണ്ടില്‍ കുറവു സംഭവിക്കുന്നു. അതിനാല്‍ ആഅക്കൗണ്ടിനെ ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യുന്നു.

1.9 ജേണല്‍ തയ്യാറാക്കല്‍
ഡബിള്‍ എന്‍ട്രി അക്കൗണ്ടിംഗ് സമ്പ്രദായത്തില്‍ ബുക്ക് ഓഫ് ഒറിജിനല്‍ എന്‍ട്രി എന്നത് ജേണല്‍ ബുക്ക് ആണ്. ആവര്‍ത്തിച്ചു വരുന്ന ജേണലുകളെ പ്രത്യേക പുസ്തകങ്ങളില്‍ രേഖപ്പെടുത്താം- ഇത്തരം സ്പെഷ്യലൈസ്ഡ് ജേണലുകളാണ് പര്‍ച്ചേസ് ബുക്ക്, സെയില്‍സ് ബുക്ക്, കാഷ് ബുക്ക്, ബാങ്ക് ബുക്ക് തുടങ്ങിയവ. ഇവ ലെഡ്ജറുകളായും പ്രവര്‍ത്തിക്കുന്നു.പഞ്ചായത്ത് അക്കൗണ്ടിംഗില്‍ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കുമ്പോള്‍ ജേണല്‍ ബുക്ക്, കാഷ് ബുക്ക്, ബാങ്ക്ബുക്ക് എന്നിവ മാത്രമേ പ്രസക്തമാവുന്നുള്ളൂ. ഏതു ധനകാര്യ ഇടപാടിലും ചുരുങ്ങിയത് ഒരുഡെബിറ്റും ഒരു ക്രെഡിറ്റും ഉണ്ടാവും. ഇപ്രകാരം ഒരു ധനകാര്യ ഇടപാടിനെ ഡെബിറ്റുംക്രെഡിറ്റുമായി രേഖപ്പെടുത്തുന്ന പ്രക്രിയയെ ജേണലൈസ് ചെയ്യുക എന്നു പറയുന്നു. ജേണലിന്ഉദാഹരണം താഴെ കൊടുക്കുന്നു.

*.L/F:Ledger Folio
ഇടപാടുകളെ ജേണലൈസ് ചെയ്യാന്‍ പഠിച്ചാല്‍ അക്കൗണ്ടിംഗ് വളരെ എളുപ്പമായിരിക്കും.ഓരോ ഇടപാടിനേയും ജേണലൈസ് ചെയ്യുന്നതിനുള്ള നടപടികള്‍ പടിപടിയായി താഴെസൂചിപ്പിക്കാം.
1. ഇടപാടിലെ രണ്ട് അക്കൗണ്ടുകള്‍ ഏതെല്ലാമാണെന്ന് വേര്‍തിരിച്ചറിയുക. (ഏറ്റവും ചുരുങ്ങിയത് രണ്ട് അക്കൗണ്ടുകള്‍ ഉണ്ടായിരിക്കും.)
2. ഓരോ അക്കൗണ്ടും പേഴ്സണല്‍ അക്കൗണ്ടാണോ, റിയല്‍ അക്കൗണ്ടാണോ, നോമിനല്‍ അക്കൗണ്ടാണോ എന്ന് വേര്‍തിരിച്ചറിയുക.3. തിരിച്ചറിഞ്ഞു കഴിഞ്ഞാല്‍ , നേരത്തേ സൂചിപ്പിച്ചിട്ടുള്ള നിയമപ്രകാരം, ഈ ഇടപാടില്‍ ഏത് അക്കൗണ്ടിനെ ഡെബിറ്റ് ചെയ്യണം, ഏത് അക്കൗണ്ടിനെ ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യണം എന്നു തീരുമാനിക്കുക.
4. തീരുമാനിച്ചതിന്‍റെ അടിസ്ഥാനത്തില്‍ ഒരു അക്കൗണ്ടിനെ ഡെബിറ്റു ചെയ്തും മറ്റേഅക്കൗണ്ടിനെ ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്തും ജേണല്‍ തയ്യാറാക്കുക.
മറ്റൊരു രീതിയിലാണെങ്കില്‍ :
1. രണ്ട് അക്കൗണ്ടുകള്‍ വേര്‍തിരിച്ചറിയുക.
2. ഇന്‍കം/എക്സ്പെന്‍റിച്ചര്‍ /ലയബിലിറ്റി/ അസറ്റ് - ഇവയില്‍ ഏതാണെന്ന്വേര്‍തിരിച്ചറിയുക.
3. നേരത്തേ സൂചിപ്പിച്ചിട്ടുള്ള നിയമപ്രകാരം, ഡെബിറ്റ് / ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യാന്‍ തീരുമാനിക്കുക.
4. ജേണലൈസ് ചെയ്യുക.
1.10 ലെഡ്ജര്‍ 
ഉദാഹരണം 1.5.1 ലെ ജേണല്‍ എന്‍ട്രികളില്‍ നിന്ന്അടുത്ത പടിയായി ഓരോ ജേണലും ലെഡ്ജറിലേക്ക് പകര്‍ത്തണം. സ്ഥാപനത്തിന്‍റെഓരോ അക്കൗണ്ടിനും ലെഡ്ജറില്‍ ഒരു പേജുണ്ട്. ജേണലില്‍ രേഖപ്പെടുത്തിയ ഓരോഡെബിറ്റിനും ക്രെഡിറ്റിനും ലെഡ്ജറില്‍ തത്തുല്യമായ ഒരു പോസ്റ്റിംഗ് ഉണ്ടായിരിക്കും.
Cash Account

Entertainment Tax Account

Computer Account

Supplier  Account

1.11ട്രയല്‍ ബാലന്‍സ്

വര്‍ഷാവസാനം (അഥവാ കാലാവധി അവസാനം) ലെഡ്ജറിലെ തുകകള്‍ കൂട്ടി ലെഡ്ജറുകള്‍ ബാലന്‍സ് ചെയ്യണം. ലെഡ്ജറിലെ ഓരോ ഡെബിറ്റ് ബാലന്‍സും ക്രെഡിറ്റ്ബാലന്‍സും ട്രയല്‍ ബാലന്‍സിലേക്ക് എടുത്തെഴുതണം. ഡെബിറ്റ് ബാലന്‍സുകളുടെ മൊത്തംതുക ക്രെഡിറ്റ് ബാലന്‍സുകളുടെ മൊത്തം തുകയ്ക്ക് തുല്യമായിരിക്കും.
1.12 ഇന്‍കം ആന്‍റ് എക്സ്പെന്‍ഡിച്ചര്‍ സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റ് ട്രയല്‍ ബാലന്‍സ് തയ്യാറാക്കുക വഴി് ലെഡ്ജര്‍ 
ബാലന്‍സുകളുടെ കൃത്യത ഉറപ്പാക്കിക്കഴിഞ്ഞു. അടുത്തപടിയായി വരുമാന അക്കൗണ്ടുകളും ചെലവ് അക്കൗണ്ടുകളുംലെഡ്ജറില്‍ നിന്ന് ഇന്‍കം ആന്‍റ് എക്സ്പെന്‍ഡിച്ചര്‍ അക്കൗണ്ടിലേക്ക് (സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റിലേക്ക്) മാറ്റുന്നു. ഈ സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റും ഒരു അക്കൗണ്ടാണ്. അതിനാല്‍ ഇനി മുതല്‍ ഈ അക്കൗണ്ടില്‍ ബാലന്‍സുകള്‍ ഒന്നുമില്ല. വരുമാനവുംചെലവും തമ്മിലുള്ള വ്യത്യാസമാണ് മിച്ചം അഥവാ കമ്മി. മിച്ചം/കമ്മി ബാലന്‍സ് ഷീറ്റിലേക്ക് മാറ്റുന്നു.
1.13 ബാലന്‍സ് ഷീറ്റ് തുടര്‍ന്ന് ആസ്തി ബാദ്ധ്യതാ അക്കൗണ്ടുകളിലെ ബാലന്‍സുകളും ഇന്‍കം ആന്റ‍റ് എക്സ്പെന്‍ഡിച്ചര്‍ സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റില്‍ നിന്നുള്ള മിച്ചം അഥവാ കമ്മിയും ഉള്‍പ്പെട്ട ബാലന്‍സ്ഷീറ്റ് തയ്യാറാക്കുന്നു. മിച്ചം/ കമ്മി ബാധിക്കുന്നത് സ്ഥാപനത്തിന്‍റെ മൂലധനത്തെ (പഞ്ചായത്തിന്‍റെകാര്യത്തില്‍ പഞ്ചായത്ത്ഫണ്ടിനെ) യാണ്. മൂലധനം (പഞ്ചായത്ത്ഫണ്ട്) ഉള്‍പ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്നത് ബാദ്ധ്യതാഭാഗത്താണ്. അതിനാല്‍ മിച്ചം/കമ്മി ബാദ്ധ്യതാഭാഗത്തായിരിക്കും ഉള്‍പ്പെടുത്തുക.ഇപ്രകാരം തയ്യാറാക്കുന്ന ബാലന്‍സ് ഷീറ്റില്‍ ആസ്തി - ബാദ്ധ്യതകള്‍ തുല്യമായിരിക്കും.വര്‍ഷാവസാനദിനത്തേതായിരിക്കും (അല്ലെങ്കില്‍ കാലാവധിയുടെ അവസാന ദിനത്തേതായിരിക്കും) ബാലന്‍സ്ഷീറ്റ്.
1.14 അടുത്ത വര്‍ഷത്തെ ഓപ്പണിംഗ് ബാലന്‍സുകള്‍തന്നാണ്ടിലെ കണക്കില്‍ നിന്ന് അടുത്ത വര്‍ഷത്തെ കണക്കില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തുന്നത്ലെഡ്ജറിലെ ആസ്തി - ബാദ്ധ്യതാ അക്കൗണ്ടുകളുടെ ക്ലോസിംഗ് ബാലന്‍സുകളും മിച്ചം/കമ്മിയുമാണ്. ഇവ അടുത്ത വര്‍ഷത്തെ ലെഡ്ജറില്‍ ഓപ്പണിംഗ് ബാലന്‍സുകളായിപ്രത്യക്ഷപ്പെടും.

കേരള പഞ്ചായത്ത് രാജ് അക്കൗണ്ട്സ് ചട്ടങ്ങള്‍

2011 ലെ കേരള പഞ്ചായത്ത് രാജ് (അക്കൗണ്ട്സ്) ചട്ടങ്ങള്‍ പ്രകാരം കേരളത്തിലെ ത്രിതലപഞ്ചായത്തുകളുടെ അക്കൗണ്ടുകള്‍ അക്രൂവല്‍ അടിസ്ഥാനത്തിലുള്ള ഡബിള്‍ എന്‍ട്രി അക്കൗണ്ടിംഗ് സമ്പ്രദായത്തിലായിരിക്കും 2011 ഏപ്രില്‍ 1 മുതല്‍ തയ്യാറാക്കുക.

പ്രസ്തുതചട്ടങ്ങളനുസരിച്ച് താഴെ പറയുന്ന കോഡുകള്‍ ഉണ്ടായിരിക്കുന്നതാണ്.

1. Fund Codes
2. Function Codes
3. Functionary Codes
4. Account Codes

തദ്ദേശ സ്വയംഭരണ വകുപ്പിന്‍റെ 26-07-2011ലെ ജി ഒ (എം എസ്) 152/2011/എല്‍ എസ് ജി ഡി- നമ്പര്‍ സര്‍ക്കാര്‍ ഉത്തരവുവഴി പഞ്ചായത്ത് അക്കൗണ്ടിംഗില്‍ ഉപയോഗിക്കേണ്ട കോഡുകളും പഞ്ചായത്തുകളുടെ പ്രധാനഅക്കൗണ്ടിംഗ് നയങ്ങളും സര്‍ക്കാര്‍ പ്രഖ്യാപിച്ചിട്ടുണ്ട്. താഴെ പറയുന്നവയാണ് അവ.

2.1 ഫണ്ട് കോഡ്

1994 ലെ കേരള പഞ്ചായത്ത് രാജ് നിയമത്തിന്‍റെ 212-ാം വകുപ്പ് പ്രകാരം പഞ്ചായത്തിന്‍റെഎല്ലാ വരുമാനങ്ങളും ഉള്‍പ്പെട്ടതാണ് 'പഞ്ചായത്ത് ഫണ്ട് ' താഴെ പറയുന്നതാണ് പഞ്ചായത്ത്ഫണ്ടിന്‍റെ ഫണ്ട് കോഡ് : ' 0010 പഞ്ചായത്ത് ഫണ്ട് '. പഞ്ചായത്ത് ഫണ്ടിനെ താഴെ പറയുന്ന രീതിയില്‍ രണ്ടായി വിഭജിച്ചിരിക്കുന്നു. 0011 പഞ്ചായത്ത് ഫണ്ട് - ജനറല്‍, 0012 പഞ്ചായത്ത് ഫണ്ട് - ഡവലപ്മെന്‍റ് വിങ്ങ് ഫണ്ട്. ഇടുക്കി ജില്ലാ പഞ്ചായത്തില്‍ ലയിപ്പിച്ച 'ഇടുക്കി വികസനഅതോറിറ്റി' യുടെ ഫണ്ടിന്പ്രത്യേകമായി കണക്കു സൂക്ഷിക്കേണ്ടതാണ്. അതിനുവേണ്ടിയുള്ളതാണ് ഈ ഫണ്ട്. സംസ്ഥാനത്തെ മറ്റെല്ലാ പഞ്ചായത്തുകളും അവയുടെ മുഴുവന്‍ പണമിടപാടുകളും '0011പഞ്ചായത്ത് ഫണ്ട് - ജനറല്‍' എന്ന ഒരൊറ്റ ഫണ്ടിനു കീഴിലാണ് രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടത്.

2.2 ഫങ്ഷന്‍ കോഡ്

ഓരോ വരുമാനവും ചെലവും ആസ്തിയും ബാദ്ധ്യതയും അക്കൗണ്ടില്‍ രേഖപ്പെടുത്തുന്നതോടൊപ്പം, ഏത് ചുമതലയുമായി ബന്ധപ്പെട്ടതാണ് ആ വരുമാനം - ചെലവ് - ആസ്തി - ബാദ്ധ്യതഎന്നു കൂടി രേഖപ്പെടുത്തുന്നു. ഇതിനു വേണ്ടിയുള്ളതാണ് ഫങ്ഷന്‍ കോഡുകള്‍ .

ഉദാഹരണങ്ങള്‍ പരിശോധിക്കാം :

0801 - ജനനമരണ രജിസ്ട്രേഷന്‍ (Birth and Death Registration) : ജനനമരണ സര്‍ട്ടിഫിക്കറ്റ് സംബന്ധിച്ച വരവുകളും, അവ സംബന്ധിച്ച ചെലവുകളും ഈഫങ്ഷനു കീഴില്‍ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു.

0401 - ശുചീകരണവും ഖരദ്രവമാലിന്യ നിര്‍മ്മാര്‍ജ്ജനവും (Solid and Liquid Waste Management) : ശുചീകരണം - ഖരദ്രവമാലിന്യ നിര്‍മ്മാര്‍ജ്ജനം എന്നിവയുമായിബന്ധപ്പെട്ട വരവുകള്‍ , ഈ ചുമതല നിര്‍വ്വഹണവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ചെലവുകള്‍ , ശുചീകരണസാമഗ്രികള്‍ക്കുള്ള ചെലവുകള്‍ ‍, ഇക്കാര്യത്തിന് വായ്പയെടുത്തിട്ടുണ്ടെങ്കില്‍ ആ ബാദ്ധ്യത,ഖരമാലിന്യ പ്ലാന്‍റ് സ്ഥാപിച്ചത് സംബന്ധിച്ച മൂലധനചെലവ് (ആസ്തി) എന്നിവ ഈ ഫങ്ഷനുകീഴില്‍ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു.

0002 - നടത്തിപ്പ് (Administration): പഞ്ചായിന്‍റെ ഭരണവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട വരവുചെലവുകള്‍ ഈ ഫങ്ഷനു കീഴില്‍ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു.

ഫങ്ഷന്‍കോഡുകള്‍ സംബന്ധിച്ച് കൂടുതല്‍ ഉദാഹരണങ്ങള്‍

• 0101 - Building Regulation
• 0102 - Trade Licence/Regulation
• 2201 - Roads
• 2203 - Buildings
• 0501 - Street Lighting
• 2301 - Hospitals and Dispensaries - Allopathy
• 2302 - Hospitals and Dispensaries - Ayurveda
• 0103 - Prevention of Food Adulteration
• 2401 - Social Welfare
• 1201 - Agriculture
• 1501 - Fisheries
• 1701 - Small Scale Industries
• 2801 - Scheduled Castes Development
• 2802 - Scheduled Tribes Development
• 2101 - LPSchools
• 0905 - Other Revenues
• 0901 - Property Tax
• 0902 - Profession Tax.

2.3 ഫങ്ഷണറി കോഡ്

പഞ്ചായത്ത് സെക്രട്ടറിയും, നിര്‍വഹണ ഉദ്യോഗസ്ഥരുമാണ് ഫങ്ഷനറിമാര്‍ ‍. ഓരോഫങ്ഷണറിക്കും പ്രത്യേക കോഡ് നല്‍കിയിട്ടുണ്ട്. ഇതിലൂടെ ഓരോ ഫങ്ഷനറിയെ സംബന്ധിച്ചുമുളള ധനകാര്യ വിവരങ്ങള്‍ ലഭിക്കും.

ഉദാഹരണം

• 101 - സെക്രട്ടറി
• 108 - ഹെഡ്മാസ്റ്റര്‍‍, ഗവ. എല്‍ പി സ്ക്കൂള്‍

2.4 അക്കൗണ്ട് കോഡ്

അക്കൗണ്ടുകളെ നാലായി തരം തിരിച്ചിരിക്കുന്നു.

1. Income
2. Expenditure
3. Liabilities
4. Assets

ഓരോ അക്കൗണ്ടിനും ഒമ്പത് അക്കങ്ങളുളള കോഡ് നല്‍കിയിരിക്കുന്നു. ഇവയില്‍ ആദ്യത്തെ മൂന്ന് അക്കങ്ങള്‍ മേജര്‍ ഹെഡ് കോഡ് ആണ്. പിന്നീടുളള ഓരോ രണ്ട് അക്കവും യഥാക്രമം മൈനര്‍ ഹെഡ്, ഡീറ്റെയില്‍ഡ് ഹെഡ്, ഡീറ്റെയില്‍ഡ് സബ്ഹെഡ് എന്നിവയെ സൂചിപ്പിക്കുന്നു. ഒമ്പതക്കമുള്ള അക്കൗണ്ട് കോഡുകളുടെ ഒന്നാമത്തെ അക്കം അവ ഏത് ഗ്രൂപ്പില്‍പ്പെട്ടതാണെന്ന് സൂചിപ്പിക്കുന്നു. താഴെ കൊടുത്ത പട്ടിക നോക്കുക.

അക്കൗണ്ട് കോഡുകളിലെ മേജര്‍/മൈനര്‍/ഡീറ്റെയില്‍ഡ് ഹെഡ്കോഡുകള്‍ ഇടപാടുകളെ ഗ്രൂപ്പ് ചെയ്യുന്നതിനുള്ളവയാണ്. സബ് ഡീറ്റെയില്‍ഡ് ഹെഡുകളില്‍ മാത്രമേ നേരിട്ട് അക്കൗണ്ട്ചെയ്യുകയുള്ളൂ.

2.6 അക്കൗണ്ടിംഗ് ഡോക്യുമെന്‍റുകള്‍

താഴെ പറയുന്ന നാല് അക്കൗണ്ടിംഗ് ഡോക്യുമെന്‍റുകള്‍ വഴി എല്ലാ ഇടപാടുകളുംഅക്കൗണ്ടില്‍ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു.

1. Receipt Voucher
2. Payment Voucher
3. Journal Voucher
4. Contra Voucher

താഴെ പറയുന്ന രീതിയിലാണ് രേഖപ്പെടുത്തുന്നത്

• കാഷ്/ബാങ്ക് ഇടപാടുകളുളള എല്ലാ വരവുകളും Receipt Voucher വഴി.
• കാഷ്/ബാങ്ക് ഇടപാടുകളുളള എല്ലാ ചെലവുകളും Payment Voucher വഴി.
• Cash Account, Bank Account ഉള്‍പ്പെടാത്ത ഇടപാടുകള്‍ Journal Voucher വഴി.
• Cash to Bank, Bank to Cash, Bank to Bank എന്നിവ Contra Voucher വഴി.

2.7 ബുക്ക്സ് ഓഫ് അക്കൗണ്ട്

താഴെ പറയുന്നവയായിരിക്കും അക്കൗണ്ട് ബുക്കുകള്‍

1. Cash Book
2. Bank Book
3. Journal Book
4. Ledger

Books of Original Entry’ യാണ് ആദ്യത്തെ മൂന്നും. ഇവയില്‍ രേഖപ്പെടുത്തുന്ന ഓരോ എന്‍ട്രിക്കും ലെഡ്ജറില്‍ ഒരു പോസ്റ്റിംഗ് ഉണ്ടായിരിക്കും. മാസാവസാനം ബാങ്ക് റിക്കണ്‍സിലിയേഷന്‍ നടത്തി ബാങ്ക് റിക്കണ്‍സിലിയേഷന്‍ സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റ് തയ്യാറാക്കണം.

2.8 വാര്‍ഷിക ധനകാര്യ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ്

വര്‍ഷാന്ത്യത്തില്‍ താഴെ പറയുന്നവ ഉള്‍പ്പെടുന്ന Annual Financial Statements തയ്യാറാക്കണം

1. Balance Sheet
2. Income and Expenditure Statement
3. Receipts and Payments Statement
4. Statement of Cash Flows

അടുത്ത വര്‍ഷം മേയ് 15നകം വര്‍ഷാന്ത്യക്കണക്ക് തയ്യാറാക്കി പഞ്ചായത്ത് അംഗീകരിച്ച്ഓഡിറ്റിന് സമര്‍പ്പിക്കണം. (2011 ലെ കേരള പഞ്ചായത്ത് (അക്കൗണ്ട്സ്) ചട്ടങ്ങളിലെ 62(5) -ാം ചട്ടം കാണുക)

2.9 പ്രധാന അക്കൗണ്ടിംഗ് നയങ്ങള്‍ (Significant Accounting Policies)

പ്രധാന അക്കൗണ്ടിംഗ് നയങ്ങളുടെ രത്നച്ചുരക്കം താഴെ ചേര്‍ക്കുന്നു.

1. നികുതികള്‍: വസ്തുനികുതി, തൊഴില്‍ നികുതി (ട്രേഡേഴ്സ്), പരസ്യനികുതി-അക്രൂവല്‍ അടിസ്ഥാനത്തില്‍ വരുമാനം രേഖപ്പെടുത്തുന്നു.തൊഴില്‍ നികുതി (ജീവനക്കാരുടെ ശമ്പളത്തില്‍ നിന്ന്), വിനോദനികുതി, പ്രദര്‍ശനനികുതി, - യഥാര്‍ത്ഥത്തില്‍ പണമായി ലഭിക്കുമ്പോള്‍ വരുമാനം രേഖപ്പെടുത്തുന്നു.
2. വാടക, ഫീസ്, മറ്റുവരുമാനം:
3. കരാറിന്‍റെ അടിസ്ഥാനത്തില്‍ വാടകയ്ക്ക് നല്‍കിയ ഭുമി, കെട്ടിടം ഇവയുടെ വാടക, ട്രേഡ് ലൈസന്‍സ് ഫീ, പിഎഫ് എ ലൈസന്‍സ് ഫീ, ലേലം ചെയ്തുകൊടുത്ത മാര്‍ക്കറ്റ് ഫീസ്,പബ്ലിക്ക് കംഫര്‍ട്ട് സ്റ്റേഷന്‍ ഫീസ് തുടങ്ങിയവ, പതിവായി യഥാസമയം ലഭിക്കേണ്ട മറ്റുവരുമാനം - അക്രുവല്‍ അടിസ്ഥാനത്തില്‍ വരുമാനം രേഖപ്പെടുത്തുന്നു. സര്‍ട്ടിഫിക്കറ്റുകള്‍ക്കുള്ള ഫീസ്, പെര്‍മിറ്റ്ഫീസ്, സാധനങ്ങളുടെയും പാഴ്വസ്തുക്കളുടെയും ഫോറങ്ങളുടെയും വില്പനവില, പലിശ, പിഴപ്പലിശ, പതിവായി ലഭിക്കുമെന്നുറപ്പില്ലാത്ത മറ്റുവരുമാനം - യഥാര്‍ത്ഥത്തില്‍ പണമായി ലഭിക്കുമ്പോള്‍ വരുമാനം രേഖപ്പെടുത്തുന്നു.
4. പൊതുമരാമത്ത്:
5. ആസ്തി ആര്‍ജ്ജിക്കാനോ നിര്‍മ്മിക്കാനോ ചെലവായ തുക ആസ്തിയായിരേഖപ്പെടുത്തുന്നു. ആസ്തിയുടെ മൂല്യം വര്‍ദ്ധിപ്പിക്കാനുതകുന്ന ചെലവ് ആസ്തിയായിരേഖപ്പെടുത്തും. ആസ്തിസംക്ഷരണത്തിനും അറ്റകുറ്റപ്പണിക്കുമുള്ള ചെലവ് റവന്യുചെലവായിരേഖപ്പെടുത്തും. പ്രവൃത്തി പൂര്‍ത്തിയായിക്കഴിഞ്ഞിട്ടില്ലാത്ത ആസ്തിയുടെകാര്യത്തിലുള്ള മൂലധനച്ചെലവ് Capital work-in-progress ആയി രേഖപ്പെടുത്തും. വാര്‍ഷിക ധനകാര്യപത്രിക തയ്യാറാക്കുന്നതിന് 30 ദിവസം മുമ്പുവരെ അതായത് ഏപ്രില്‍ 15 വരെ ലഭിച്ച ബില്ലുകള്‍ക്ക് പ്രൊവിഷന്‍ രേഖപ്പെടുത്തും.
6. സ്റ്റോക്ക് : സാധനങ്ങള്‍, സാമഗ്രികള്‍ എന്നിവ ലഭിച്ച് ബില്‍ അംഗീകരിക്കുന്നതോടെ ചെലവ് രേഖപ്പെടുത്തും. ഏപ്രില്‍ 15നകം ലഭിച്ച സാധനങ്ങളുടെ കാര്യത്തില്‍, ബില്‍ ലഭിച്ചിട്ടില്ലെങ്കില്‍ പര്‍ച്ചേസ് ഓര്‍ഡറിന്‍റെ അടിസ്ഥാനത്തില്‍ ചെലവ് രേഖപ്പെടുത്തും.
7. ജീവനക്കാരുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ഇടപാടുകള്‍ : ശമ്പളം, അലവന്‍സ് എന്നിവയുടെ ചെലവ് അവ നല്‍കേണ്ട സമയമാകുമ്പോള്‍ രേഖപ്പെടുത്തും. ശമ്പളത്തില്‍ നിന്നുള്ള റിവറികള്‍ക്കുള്ള ബാദ്ധ്യത ശമ്പളച്ചെലവിനോടൊപ്പം രേഖപ്പെടുത്തും.
8. മറ്റു റവന്യൂ ചെലവുകള്‍ : മറ്റ് റവന്യൂചെലവുകള്‍ അവ നല്‍കേണ്ട മുറയ്ക്ക് രേഖപ്പെടുത്തും.
9. ഗ്രാന്‍റുകള്‍: ജനറല്‍ ഗ്രാന്‍റുകള്‍ (ഉദാ: മെയിന്‍റനന്‍സ്ഫണ്ട്, ജനറല്‍ പര്‍പ്പസ് ഫണ്ട്) ലഭിക്കുന്ന മുറയ്ക്ക് വരുമാനമായി രേഖപ്പെടുത്തും. മൂലധനച്ചെലവിനു വേണ്ടി ലഭിച്ച ഗ്രാന്‍റ് ബാദ്ധ്യതയായി രേഖപ്പെടുത്തും. റവന്യൂചെലവിനായി, ചെലവുചെയ്യുന്നതിനുമുമ്പ് ലഭിക്കുന്ന ഗ്രാന്‍റും ബാദ്ധ്യതയായിരേഖപ്പെടുത്തും. ഈ അടിസ്ഥാനത്തില്‍, മൂലധനച്ചെലവിനും റവന്യൂചെലവിനും കുടിലഭിക്കുന്ന വികസന ഫണ്ട് ലഭിക്കുന്ന മുറയ്ക്ക് ബാദ്ധ്യതയായി രേഖപ്പെടുത്തും. മൂലധനചെലവ്നടത്തുമ്പോള്‍‍, ആസ്തിയുടെ മൂല്യത്തിനു തുല്യമായ തുക മൂലധനകോണ്‍ട്രിബ്യൂഷന്‍ ആയി മാറ്റും. റവന്യൂ ചെലവ് നടത്തുമ്പോള്‍ തുല്യമായ തുക റവന്യൂഗ്രാന്‍റ് ആയി മാറ്റും.
10. വായ്പകള്‍ : വായ്പകള്‍ക്ക് നല്‍കേണ്ട പലിശ അക്രുവല്‍ അടിസ്ഥാനത്തില്‍ രേഖപ്പെടുത്തും. വര്‍ഷാവസാന തീയതിവരെ അക്രൂചെയ്ത പലിശയ്ക്ക് പ്രൊവിഷന്‍ നല്‍കും.
11. പ്രത്യേക ഫണ്ടുകള്‍ : പ്രത്യേകഫണ്ടുകള്‍ ബാദ്ധ്യതയായിരിക്കും (ഉദാ: ദുരിതാശ്വാസനിധി)
12. സ്ഥിരആസ്തികള്‍ : ആസ്തി നിര്‍മ്മിക്കാനോ ആര്‍ജ്ജിക്കാനോ ചെലവഴിച്ച തുക, ആസ്തി ആര്‍ജ്ജിക്കാനായി എടുത്ത വായ്പയുടെ പലിശ, ആസ്തി ആര്‍ജ്ജിക്കുന്നതിനുള്ള മറ്റുചെലവുകള്‍ എന്നിവ ആസ്തിയുടെ മൂല്യത്തില്‍ ഉള്‍പ്പെടുന്നു. വിലനല്‍കാതെ ലഭിച്ച ആസ്തിയുടെ മൂല്യം ഒരുരുപയായി രേഖപ്പെടുത്തും. നേര്‍രേഖാ രീതിയില്‍ (Straight Line Method-SLM) തേയ്മാനചെലവ് (Depreciation) രേഖപ്പെടുത്തും ആസ്തിയുടെ ജീവിതകാലം പരിഗണിച്ചാണ് തേയ്മാനചെലവിന്‍റെ നിരക്ക് നിശ്ചയിച്ചിട്ടുള്ളത്. 5000 രുപയില്‍ താഴെയുള്ള ആസ്തികളുടെ കാര്യത്തില്‍ ആദ്യവര്‍ഷംതന്നെ മുഴുവന്‍ മൂല്യവും തേയ്മാനചെലവായി രേഖപ്പെടുത്തും. പൂര്‍ണ്ണമായി തേയ്മാനചെലവ് രേഖപ്പെടുത്തിക്കഴിഞ്ഞ ആസ്തിയുടെ മൂല്യം ഒരു രുപയായിരിക്കും. ഭുമിക്ക് തേയ്മാനചെലവ് രേഖപ്പെടുത്തുകയില്ല. ഒക്ടോബര്‍ 1നു മുമ്പ് ആര്‍ജ്ജിക്കുന്ന ആസ്തികള്‍ക്ക് ആ വര്‍ഷം പൂര്‍ണ്ണനിരക്കില്‍ തേയ്മാനചെലവ് രേഖപ്പെടുത്തും. എന്നാല്‍ ഒക്ടോബര്‍ 1നു ശേഷം ആര്‍ജ്ജിക്കുന്ന ആസ്തികളുടെ കാര്യത്തില്‍ ആ വര്‍ഷം പകുതിനിരക്കില്‍ മാത്രമേ തേയ്മാനചെലവ് രേഖപ്പെടുത്തുകയുള്ളു. കൈയൊഴിയുന്ന ആസ്തികളുടെ കാര്യത്തില്‍ ഒക്ടോബര്‍ ഒന്നിനു ശേഷമാണ് കൈയൊഴിയുന്നതെങ്കില്‍ പൂര്‍ണനിരക്കില്‍ തേയ്മാനചെലവ് രേഖപ്പെടുത്തും. എന്നാല്‍ ഒക്ടോബര്‍ ഒന്നിനുമുമ്പ് ആസ്തികൈയൊഴിഞ്ഞെങ്കില്‍ പകുതിനിരക്കില്‍ മാത്രമേ തേയ്മാനചെലവ് രേഖപ്പെടുത്തൂ.

2.10 സാംഖ്യയില്‍ ഒരുവര്‍ഷം രേഖപ്പെടുത്തേണ്ട ഇടപാടുകള്‍

1. വര്‍ഷാരംഭത്തിലെ ഇടപാടുകള്‍ : അക്രുവല്‍ അടിസ്ഥാനത്തിലുള്ള വരുമാനങ്ങള്‍ (ഉദാ: വസ്തുനികുതി, തൊഴില്‍ നികുതി-ട്രേഡേഴ്സ്) പരസ്യനികുതി, ഡിആന്‍റ് ഒ ലൈസന്‍സ് ഫീസ്, പി എഫ് എ ലൈന്‍സ്ഫീസ്, ഭുമി-കെട്ടിടം വാടക) രേഖപ്പെടുത്തല്‍, വസ്തുനികുതി, തൊഴില്‍നികുതി- ട്രേഡേഴ്സ് തുടങ്ങി Receivable (current) ആയി വര്‍ഷാവസാനം ബാലന്‍സ്ഷീറ്റിലുള്ള തുകകളെ പുതിയ വര്‍ഷാരംഭത്തില്‍ Receivable (Arrears) ആയി മാറ്റല്‍ ,വര്‍ഷാവസാന ബാലന്‍സ്ഷീറ്റിലെ ക്ലോസിംഗ് സ്റ്റോക്ക് പുതുവര്‍ഷാരംഭത്തില്‍ ഓപ്പണിംഗ്സ്റ്റോക്ക് ആക്കി മാറ്റല്‍, വര്‍ഷാവസാന ബാലന്‍സ് ഷീറ്റില്‍ Advance Collection of Revenues ആയിരേഖെപ്പടുത്തിയ ഡിആന്‍റ് ഒ/പിഎഫ് എ ലൈസന്‍സ് ഫീസിനെ പുതുവര്‍ഷത്തിലെ Receivable (Current) ന് എതിരെ ക്രമീകരിക്കല്.
2. ഒരുവര്‍ഷത്തെ ഇടപാടുകള്‍ : കാഷ് ആയും ചെക്ക്/ഡിഡി/ലെറ്റര്‍ഓഫ് അതോറിറ്റി തുടങ്ങിയവ മുഖേനയും ലഭിക്കുന്നപണം വരവുകള്‍ രേഖപ്പെടുത്തുക. കാഷ്/ചെക്ക് മുഖേന നടത്തുന്ന പണം നല്‍കലുകള്‍ രേഖപ്പെടുത്തുക.മാസാവസാനം ശമ്പളച്ചെലവ് രേഖപ്പെടുത്തുക. ഓരോമാസവും അവസാനിച്ച ഉടന്‍ ബാങ്ക്/ട്രഷറി റിക്കണ്‍സിലിയേഷന്‍ നടത്തുക. കേരളപഞ്ചായത്ത് (അക്കൗണ്ട്സ്) ചട്ടങ്ങളുടെ 60-ാം ചട്ടപ്രകാരം ഓരോമാസവും 10-ാംതീയതിക്കകം കഴിഞ്ഞമാസത്തെ പണംവരവ്- പണംനല്‍കല്‍ പത്രിക (Recipet and pay-ment statement) തയ്യാറാക്കി ധനകാര്യസ്റ്റാന്‍ഡിംഗ് കമ്മിറ്റിക്ക് സമര്‍പ്പിക്കുക.
3. വര്‍ഷാവസാനത്തെ ഇടപാടുകള്‍ : അഡ്വാന്‍സ് രജിസ്റ്റര്‍ ‍, ഡെപ്പോസിറ്റ് രജിസ്റ്റര്‍ ‍, ഡിമാന്‍ഡ് രജിസ്റ്റര്‍ തുടങ്ങിയ രേഖകള്‍ പ്രകാരമുള്ള ഇടപാടുകളും സാംഖ്യയില്‍ രേഖപ്പെടുത്തിയ ഇടപാടുകളും ഒത്തുനോക്കി പൊരുത്തപ്പെടുത്തുക.ബാദ്ധ്യതയായി രേഖപ്പെടുത്തിയ വികസനഫണ്ട് തുടങ്ങിയവയില്‍നിന്ന് മൂലധനച്ചെലവീനു തുല്യമായ തുക Capital contribution ആയും റവന്യൂചെലവിനു തുല്യമായതുക റവന്യൂ ഗ്രാന്‍റായും മാറ്റിയിട്ടുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.ക്ലോസിംഗ് സ്റ്റോക്ക് രേഖപ്പെടുത്തുക.ആസ്തികളുടെ തേയ്മാനചെലവ് (Depreciation) രേഖപ്പെടുത്തുക. ലഭിക്കാനുള്ളവയില്‍ ലഭ്യത സംശയാസ്പദമായ തുകകള്‍ക്ക് പ്രൊവിഷന്‍ രേഖപ്പെടുത്തുക. ഏപ്രില്‍ 30 വരെ ലഭിച്ച ബില്ലുകളുടെ കാര്യത്തിലും സാധനം ലഭിച്ച് ബില്ല് കിട്ടിയിട്ടില്ലാത്തകാര്യത്തിലും പ്രൊവിഷന്‍ രേഖപ്പെടുത്തുക.

സാംഖ്യ - വിവിധ വിഭാഗങ്ങളുടെ ഉത്തരവാദിത്തം

3.1 സുതാര്യമായ ഇടപാടുകള്‍

പഞ്ചായത്തുകളുടെ ധനകാര്യ ഇടപാടുകള്‍ സുതാര്യവും കാര്യക്ഷമവും ആക്കുന്നതിനായി അക്രൂവല്‍ അടിസ്ഥാനത്തിലുള്ള ഡബിള്‍ എന്‍ട്രി അക്കൗണ്ടിംഗ് സമ്പ്രദായത്തില്‍ ഇന്‍ഫര്‍മേഷന്‍ കേരള മിഷന്‍ രൂപകല്പന ചെയ്ത് വികസിപ്പിച്ച ആപ്ലിക്കേഷന്‍ സോഫ്റ്റ്വെയറാണ് "സാംഖ്യ കെ.പി ആര്‍ എ ആര്‍".

3.2 സാംഖ്യ ആപ്ലിക്കേഷന്‍ സോഫ്റ്റ്വെയര്‍

അക്രൂവല്‍ അടിസ്ഥാനത്തിലുള്ള വരുമാനങ്ങള്‍, ചെലവുകള്‍, ബാദ്ധ്യതകള്,, ആസ്തികള്‍ എന്നിവ ഓണ്‍ലൈന്‍ ആയി അക്കൗണ്ട് ചെയ്യുന്നതിന് സാംഖ്യ സഹായിക്കുന്നു. എല്ലാ ഇടപാടുകളും തത്സമയം തന്നെ (Real time basis) അക്കൗണ്ടില്‍ രേഖപ്പെടുത്തുന്നതിനാല്‍ അക്കൗണ്ട് തയ്യാറാക്കുന്നതിന് കാലതാമസം അനുഭവപ്പെടുന്നില്ല. പ്രധാന അക്കൗണ്ടിംഗ് രേഖകളായ കാഷ് ബുക്ക്, ബാങ്ക് ബുക്ക് എന്നിവയുടെ റിപ്പോര്‍ട്ടിന്‍റെ പ്രിന്‍റ് ഔട്ട് പ്രതിദിനം എടുക്കുന്നു. ഇതിനുപുറമേ മാസാന്ത്യത്തിലും വര്‍ഷാന്ത്യത്തിലും (ആവശ്യമെങ്കില്‍ ഏതു സമയത്തും) ബാലന്‍സ് ഷീറ്റ്, ഇന്‍കം ആന്‍റ് എക്സ്പെന്‍ഡിച്ചര്‍ സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റ്, റസീ്റ്റ് & പേയ്മെന്‍റ് സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റ് തുടങ്ങിയവയുടെ റിപ്പോര്‍ട്ടുകള്‍ ഇടപാടുകള്‍ രേഖപ്പെടുത്തിക്കഴിഞ്ഞ ഉടന്‍ തന്നെ ലഭിക്കുന്നു.

3.3 അക്കൗണ്ടിംഗ് പൂര്‍ണ്ണമായും കമ്പ്യൂട്ടറില്‍

പുതിയ അക്കൗണ്ടിംഗ് സമ്പ്രദായം പൂര്‍ണ്ണമായും കമ്പ്യൂട്ടര്‍വല്‍കൃത മായിരിക്കും. ഓരോ ദിവസവും വൈകുന്നേരം പഞ്ചായത്തിന്‍റെ കാഷ് ബുക്കിന്‍റെയും ബാങ്ക് ബുക്കിന്‍റെയും കമ്പ്യൂട്ടര്‍ പ്രിന്‍റ് ഔട്ട് എടുത്ത് ഒപ്പിട്ട് സൂക്ഷിക്കേണ്ടതാണ്. നാലു തരം വൗച്ചറുകള്‍ ഉപയോഗിച്ച് കമ്പ്യൂട്ടറില്‍ എന്‍ട്രി നടത്തുന്നു. താഴെ പറയുന്നവ റിപ്പോര്‍ട്ടുകളാണ്. അവ ലഭിക്കാന്‍ ഓരോ മൗസ് ക്ലിക്ക് മതി.

• കാഷ് ബുക്ക്
• ബാങ്ക് ബുക്ക്
• ജേണല്‍ ബുക്ക്
• ലെഡ്ജര്‍
• ട്രയല്‍ ബാലന്‍സ്
• ബാലന്‍സ് ഷീറ്റ്
• ഇന്‍കം ആന്‍റ് എക്സ്പെന്‍ഡിച്ചര്‍ സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റ്
• റസീറ്റ് ആന്‍റ് പേയ്മെന്‍റ് സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റ്
• കാഷ് ഫ്ളോ സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റ്

(ഇതിനു പുറമേ മാന്വലില്‍ നിര്‍ദ്ദേശിക്കുന്ന മറ്റെല്ലാ റിപ്പോര്‍ട്ടുകളും)

ഓരോ മാസത്തിന്‍റെയും അവസാന പ്രവൃത്തി ദിവസം അക്കൗണ്ട് തയ്യാറായിരിക്കും. ബാങ്ക് റിക്കണ്‍സിലിയേഷന്‍ നടത്തുന്നത് കമ്പ്യൂട്ടറിലൂടെയാണ്. അതിനായി ഒരു ദിവസം കൂടി എടുക്കാം. അടുത്ത മാസം 3-ാം തീയതി അക്കൗണ്ട് തയ്യാറായിരിക്കും. വര്‍ഷാവസാനം മാര്‍ച്ച് മാസത്തിലെ അവസാന പ്രവൃത്തിദിവസം കാഷ് അടിസ്ഥാനത്തിലുള്ള നടപടികള്‍ പൂര്‍ത്തിയാകും ബാങ്ക് റിക്കണ്‍സിലിയേഷന്‍ അടുത്ത ദിവസം തയ്യാറാക്കാം.ഡിപ്രീസിയേഷന്‍ പ്രൊവിഷന്‍ തുടങ്ങിയ വര്‍ഷാവസാന അഡ്ജസ്റ്റ്മെന്‍റുകള്‍ കൂടി കഴിഞ്ഞാല്‍ ഏപ്രില്‍ അവസാനം വര്‍ഷാന്ത്യക്കണക്ക് തയ്യാറായിരിക്കും.

ഇന്‍ഫര്‍മേഷന്‍ കേരള മിഷന്‍ വിന്യസിച്ച വിവിധ സോഫ്റ്റ്വെയറുകളുമായി ചേര്‍ന്ന് പ്രവര്‍ത്തിക്കുന്നതുകൊണ്ടുള്ള നേട്ടങ്ങള്‍

തദ്ദേശഭരണ സ്ഥാപനങ്ങളില്‍ ഇന്‍ഫര്‍മേഷന്‍ കേരള മിഷന്‍ വിവിധ സോഫ്റ്റ്വെയറുകള്‍ വിന്യസിച്ചിട്ടുണ്ട്. അവയുമായി ചേര്‍ന്നു പ്രവര്‍ത്തിക്കത്തക്ക രീതിയിലാണ് സാംഖ്യ രൂപകല്‍പ്പന ചെയ്തിട്ടുള്ളത്. ഉദാഹരണമായി റവന്യൂ മോഡ്യൂളായ ڇസഞ്ചയچ സോഫ്റ്റ്വെയറുമായി ചേര്‍ന്ന് പ്രവര്‍ത്തിക്കുന്നതു വഴി നികുതിദായകന് ഫ്രണ്ട് ഓഫീസില്‍ എത്തുമ്പോള്‍ തന്നെ തന്‍റെ പേരിലുള്ള ഡിമാന്‍ഡ്, സ്ക്രീനില്‍ കാണുവാന്‍ കഴിയുന്നു. നികുതി തുക അടയ്ക്കുന്ന നിമിഷം തന്നെ ഡിസിബി അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യപ്പെടുകയും ചെയ്യുന്നു. ആപ്ലിക്കേഷന്‍ വെബ് അടിസ്ഥാനത്തില്‍ വികസിപ്പിക്കുകയും ഇ പേയ്മെന്‍റ ് നടപ്പാക്കുകയും ചെയ്യുന്ന മുറയ്ക്ക് സ്വന്തം വീട്ടില്‍ ഇരുന്നു തന്നെയോ അക്ഷയകേന്ദ്രത്തില്‍ പോയോ ക്രെഡിറ്റ്/ഡെബിറ്റ് കാര്‍ഡ് ഉപയോഗിച്ച് പണം അടയ്ക്കാവുന്നതാണ്.

പ്ലാന്‍ മോണിറ്ററിങ്ങിനുള്ള "സുലേഖ" സോഫ്റ്റ്വെയറുമായി ചേര്‍ന്ന് പ്രവര്‍ത്തിക്കുന്നതു വഴി പ്രോജക്റ്റ് ചെലവുകള്‍ അവ നടക്കുന്ന മുറയ്ക്ക് തന്നെ പദ്ധതിയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട റിപ്പോര്‍ട്ടുകളില്‍ പ്രത്യക്ഷപ്പെടുന്നു.

ജീവനക്കാരുടെ വേതനം സംബന്ധിച്ച "സ്ഥാപന" സോഫ്റ്റ്വെയര്‍ വഴി തയ്യാറാക്കപ്പെടുന്ന ശമ്പള ബില്ലുകളുടെ വിവരം അതേ സമയം തന്നെ സാംഖ്യയില്‍ പ്രത്യക്ഷപ്പെടുന്നു. വര്‍ക്ക് സംബന്ധിച്ച "സുഗമ" ആപ്ലിക്കേഷന്‍ വഴി തയ്യാറാക്കുന്ന വര്‍ക്ക് ബില്ലുകളുടെ വിവരം സാംഖ്യയില്‍ ലഭിക്കുന്നു.

കെട്ടിടനിര്‍മ്മാണത്തിനുള്ള അപേക്ഷ, "സൂചിക" ആപ്ലിക്കേഷനില്‍ സ്വീകരിക്കുന്നു. അതോടൊപ്പം അപേക്ഷാ ഫീസ് സാംഖ്യയില്‍ സ്വീകരിക്കുന്നു. തത്സമയം തന്നെ വിവരം കെട്ടിടനിര്‍മ്മാണ പെര്‍മിറ്റിനുള്ള "സങ്കേതം" ആപ്ലിക്കേഷനില്‍ ലഭിക്കുന്നു. പെര്‍മിറ്റിനുള്ള അപേക്ഷ "സങ്കേത"ത്തിലെ പ്രക്രിയകള്‍ക്കു വിധേയമാക്കിക്കഴിയുമ്പോള്‍ വിവരം സാംഖ്യയില്‍ ലഭിക്കുകയും പെര്‍മിറ്റ് ഫീ സാംഖ്യയില്‍ സ്വീകരിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.

ആസ്തി രജിസ്റ്ററുകള്‍ പൂര്‍ത്തിയാക്കി കഴിയുന്ന മുറയ്ക്ക് ആസ്തിവിവരം, തേയ്മാനച്ചെലവ് തുടങ്ങിയവ "സചിത" ആപ്ലിക്കേഷനില്‍ നിന്നും ലഭിക്കും.

ഇപ്രകാരം പഞ്ചായത്തില്‍ ഇന്‍ഫര്‍മേഷന്‍ കേരള മിഷന്‍ വിന്യസിച്ചിട്ടുള്ള വിവിധ സോഫ്റ്റ്വെയറുകളുമായി ചേര്‍ന്ന് സാംഖ്യ പ്രവര്‍ത്തിക്കുന്നു.

3.5 സാംഖ്യ ആപ്ലിക്കേഷന്‍ സോഫ്റ്റ്വെയര്‍ വിന്യസിക്കുന്നതിനുള്ള മുന്നൊരുക്കങ്ങള്‍

ഓപ്പണിംഗ് ബാലന്‍സ് ഷീറ്റ്

പഞ്ചായത്തിന്‍റെ കണക്കുകള്‍ ഇതുവരെ തയ്യാറാക്കിയിരുന്നത് കാഷ് അടിസ്ഥാനത്തിലുള്ള സിംഗിള്‍ എന്‍ട്രി സംവിധാനം വഴിയാണ്. ഇപ്രകാരം തയ്യാറാക്കുന്ന അക്കൗണ്ട് ഒരു വരവു ചെലവു കണക്കുമാത്രമാണ് (റസീറ്റ് & പേയ്മെന്‍റ ് സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ്). ആസ്തി ബാദ്ധ്യതകള്‍,കൊടുത്തു തീര്‍ക്കാനും ലഭിക്കാനുമുള്ള തുകകള്‍ തുടങ്ങിയവ സംബന്ധിച്ച വിവരങ്ങള്‍ പ്രത്യേകം രജിസ്റ്ററില്‍ രേഖപ്പെടുത്തിയിരുന്നുവെങ്കിലും, കാഷ് ബേസ്ഡ് സിംഗിള്‍ എന്‍ട്രി സമ്പ്രദായമായതിനാല്‍ അക്കൗണ്ടിന്‍റെ ഭാഗമായി ബാലന്‍സ് ഷീറ്റ് തയ്യാറാക്കിയിരുന്നില്ല.

അക്രൂവല്‍ അടിസ്ഥാനത്തിലേക്ക് മാറുന്നതിന്‍റെ ഭാഗമായി ആദ്യം പഞ്ചായത്തിന്‍റെ വാര്‍ഷികക്കണക്ക് തയ്യാറാക്കണം. ബാങ്ക് ട്രഷറി അക്കൗണ്ട് ബാലന്‍സുകള്‍ റിക്കണ്‍സൈല്‍ ചെയ്യണം. കിട്ടാനുള്ളതും കൊടുക്കാനുള്ളതുമായ തുകകള്‍, വായ്പകള്‍, സ്ഥാവരജംഗമ ആസ്തികള്‍ തുടങ്ങിയ മൊത്തം ആസ്തി ബാദ്ധ്യതകള്‍ തിട്ടപ്പെടുത്തണം. തുടര്‍ന്ന് ഓപ്പണിംഗ് ബാലന്‍സ് ഷീറ്റ് തയ്യാറാക്കണം. അക്രൂവല്‍ സമ്പ്രദായത്തിലേക്ക് മാറുന്ന സാമ്പത്തിക വര്‍ഷത്തിന്‍റെ തൊട്ട് മുന്‍പുള്ള മാര്‍ച്ച് 31-ാം തീയതിയിലേതായിരിക്കും ഈ ബാലന്‍സ് ഷീറ്റ്.(അതായത് 2011 മാര്‍ച്ച് 31) ഇപ്രകാരം തയ്യാറാക്കിയ ഓപ്പണിംഗ് ബാലന്‍സ് ഷീറ്റ് പ്രകാരമുള്ള ഓപ്പണിംഗ് ബാലന്‍സുകളാണ് സാംഖ്യയില്‍ രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടത്.

കുറിപ്പ് : ഇതുവരെ പഞ്ചായത്തുകള്‍ ബാലന്‍സ്ഷീറ്റ് തയ്യാറാക്കിയിരുന്നില്ല. കാഷ് അടിസ്ഥാനത്തില്‍ നിന്ന് അക്രൂവല്‍ അടിസ്ഥാനത്തിലേക്ക് മാറുന്നതിന് പ്രാരംഭമായി പഞ്ചായത്ത് തയ്യാറാക്കുന്ന ആദ്യത്തെ ബാലന്‍സ് ഷീറ്റ് എന്ന അര്‍ത്ഥത്തിലാണ് "ഓപ്പണിംഗ് ബാലന്‍സ് ഷീറ്റ്" എന്ന പദം ഉപയോഗിക്കുന്നത്. അത് വര്‍ഷാവസാനത്തിലേതായിരിക്കും.)

ബാങ്ക് / ട്രഷറി അക്കൗണ്ട്

പഞ്ചായത്തിന് ട്രഷറിയിലും, ബാങ്കുകളിലും ഉള്ള അക്കൗണ്ടുകളുടെ വിശദവിവരവും കാഷ് ബുക്ക് പ്രകാരമുള്ള ബാലന്‍സിന്‍റെ വിവരവും ശേഖരിക്കണം. ഇതോടൊപ്പം ഓരോ ബാങ്ക് അക്കൗണ്ടിലും ട്രഷറി അക്കൗണ്ടിലും പാസ് ബുക്ക് പ്രകാരമുള്ള ഓപ്പണിംഗ് ബാലന്‍സിന്‍റെ വിവരവും ശേഖരിക്കണം. ഓരോ ബാങ്ക് അക്കൗണ്ടിന്‍റേയും ചെക്ക് ബുക്കുകളുടെ വിവരവും ശേഖരിക്കേണ്ടതാണ്. ഓരോ ബാങ്ക് / ട്രഷറി അക്കൗണ്ടിനും സാംഖ്യയിലെ അക്കൗണ്ട് കോഡ് നല്‍കണം.

അക്രൂവല്‍ അടിസ്ഥാനമാക്കിയ ബജറ്റ്

പഞ്ചായത്ത് തയ്യാറാക്കിയ ബജറ്റ് പഴയ രീതിയിലുള്ളതായിരിക്കും. ഈ ബജറ്റിനെ ഫങ്ഷന്‍-ഫങ്ഷനറി അടിസ്ഥാനത്തില്‍ പുനര്‍ ക്രമീകരിച്ച് പഞ്ചായത്തിന്‍റെ അംഗീകാരം വാങ്ങണം. അതായത് ഫങ്ഷന്‍, ഫങ്ഷനറി അടിസ്ഥാനത്തിലുള്ള ഓരോ ബജറ്റ് സെന്‍ററിലും വിവിധ അക്കൗണ്ട് ഹെഡുകളിലായി നിര്‍ദ്ദേശിച്ചിട്ടുള്ള വരവു ചെലവുകളെ റവന്യൂ വരവുകള്‍, റവന്യു ചെലവുകള്‍, മൂലധനവരവുകള്‍, മൂലധന ചെലവുകള്‍ എന്നി ഇനങ്ങളിലായി ക്രമീകരിച്ച് ബജറ്റ് തയ്യാറാക്കി പഞ്ചായത്ത് അംഗീകരിക്കണം. ബജറ്റിലെ വരുമാനങ്ങളും ചെലവുകളും അക്രൂവല്‍ അടിസ്ഥാനത്തിലായിരിക്കണം. ഇപ്രകാരമുള്ള ബജറ്റാണ് സാംഖ്യയില്‍ രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടത്.

നിര്‍വഹണ ഉദ്യോഗസ്ഥരുടെ പട്ടിക

പഞ്ചായത്തിന്‍റെ വിവിധ നിര്‍വഹണ ഉദ്യോഗസ്ഥരുടെ പേര്, ഉദ്യോഗപ്പേര്, വകുപ്പ്, വിലാസം തുടങ്ങിയ വിശദ വിവരങ്ങളടങ്ങിയ പട്ടിക തയ്യാറാക്കണം.

ആപ്ലിക്കേഷന്‍ പരിചയപ്പെടുത്തല്‍

അഡ്മിന്‍ മോഡ്യുള്‍

എല്ലാ ആപ്ലിക്കേഷനിലേയും ഉപയോക്താക്കളെ നിശ്ചയിക്കുന്നതും ഉപയോക്താക്കളുടെ ഉത്തരവാദിത്തങ്ങളും ചുമതലകളും വിഭജിച്ചു നല്‍കുന്നതും അഡ്മിന്‍ മോഡ്യൂള്‍ ഉപയോഗിച്ചാണ്. 3 തരം ഉപയോക്താക്കളായിരിക്കും സാംഖ്യയില്‍ ഉണ്ടായിരിക്കുക.

• അഡ്മിനിസ്ട്രേറ്റര്‍
• അപ്രൂവിങ്ങ് ഓഫീസര്‍
• ഓപ്പറേറ്റര്‍

അഡ്മിനിസ്ട്രേറ്റര്‍

പഞ്ചായത്തില്‍ വിന്യസിച്ചിട്ടുള്ള എല്ലാ സോഫ്റ്റ്വെയറുകളുടേയും നടത്തിപ്പിന്‍റെ പൂര്‍ണ്ണമായ ഉത്തരവാദിത്തം സെക്രട്ടറിക്ക് ആയിരിക്കും. വിവിധ തലത്തിലുള്ള ഉപയോക്താക്കള്‍ ആരൊക്കെയാണെന്ന് ലോഗിനും പാസ്വേഡും സീറ്റും അനുവദിച്ച് ആപ്ലിക്കേഷനില്‍ രേഖപ്പെടുത്തുന്നത് അഡ്മിനിസ്ട്രേറ്റര്‍ എന്ന ഉപയോക്താവായിരിക്കും. പഞ്ചായത്തിലെ സെക്രട്ടറി ആയിരിക്കും സാംഖ്യ چആപ്ലിക്കേഷന്‍റെ അഡ്മിനിസ്ട്രേറ്റര്‍. അഡ്മിനിസ്ട്രേറ്റര്‍ അനുവദിക്കാത്ത ഉദ്യോഗസ്ഥര്‍ക്ക് ആപ്ലിക്കേഷന്‍ സോഫ്റ്റ്വെയര്‍ ഉപയോഗിക്കാനാവില്ല.

അപ്രൂവിംഗ് ഓഫീസര്‍

സാംഖ്യയില്‍ രേഖപ്പെടുത്തുന്ന എല്ലാ ഇടപാടുകളും സംബന്ധിച്ച പൂര്‍ണ്ണമായ ചുമതലയും ഉത്തരവാദിത്തവും ഇടപാടുകള്‍ അപ്രൂവ് ചെയ്യേണ്ട ചുമതലയും സെക്രട്ടറിക്കാണ്.

ഓപ്പറേറ്റര്‍

പഞ്ചായത്തിലെ ഓരോ സീറ്റിലേയും ജോലി സെക്രട്ടറി ഉത്തരവു മൂലം നിര്‍ദ്ദേശിച്ചിരിക്കും. ഇപ്രകാരം ബന്ധപ്പെട്ട സീറ്റ് കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന ഉദ്യോഗസ്ഥരായിരിക്കും സാംഖ്യയിലെ ഓപ്പറേറ്റര്‍മാര്‍. എല്ലാ തരത്തിലുള്ള ഇടപാടുകളും സാംഖ്യയില്‍ രേഖപ്പെടുത്തുന്നത് ഓപ്പറേറ്റര്‍മാരായിക്കും. ഇതിനായി റസീറ്റ് വൗച്ചര്‍, പേയ്മെന്‍റ് വൗച്ചര്‍, ജേണല്‍ വൗച്ചര്‍, കോണ്‍ട്രാ വൗച്ചര്‍, ബജറ്റ രേഖപ്പെടുത്തല്‍, പേയ്മെന്‍റ് ഓര്‍ഡര്‍, ഡിമാന്‍ഡ് ജനറേഷന്‍, മാസ്റ്ററുകളുടെ എന്‍ട്രി തുടങ്ങിയവ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നത് ഓപ്പറേറ്റര്‍മാരായിരിക്കും. കാഷ്യര്‍, അക്കൗണ്ടന്‍റ്, ഡിമാന്‍റ് ജനറേറ്റ് ചെയ്യുന്ന ക്ലാര്‍ക്കുമാര്‍ തുടങ്ങിയവരാണ് സാംഖ്യയിലെ ഓപ്പറേറ്റര്‍മാര്‍.

സാംഖ്യ ഇന്‍റഗ്രേറ്റഡ് മോഡ്യൂള്‍സ്

പരസ്യനികുതി, വിനോദനികുതി, പ്രദര്‍ശന നികുതി, ഡി & ഒ ലൈസന്‍സ് ഫീസ്, പി.എഫ്.എ ലൈസന്‍സ് ഫീസ്, പി.പി.ആര്‍ ലൈസന്‍സ് ഫീസ്, കെ.സി.ആര്‍ ലൈസന്‍സ് ഫീസ്, ഹാള്‍ ബുക്കിംഗ്, ഭൂമി-കെട്ടിടങ്ങള്‍ എന്നിവയുടെ വാടക തുടങ്ങിയവയുടെ ഡിമാന്‍ഡ് വിവിധ സീറ്റുകളില്‍ നിന്നും തയ്യാറാക്കുന്നത് ഈ മോഡ്യൂള്‍ ഉപയോഗിച്ചാണ്.

സാംഖ്യയില്‍ നിന്ന് ലഭിക്കുന്ന റിപ്പോര്‍ട്ടുകള്‍

• കൗണ്ടര്‍ കണ്‍സോളിഡേഷന്‍ റിപ്പോര്‍ട്ട്
• ചിട്ട (ഓരോ രസീതുകളുടേയും വിവരം രേഖപ്പെടുത്തിയ റിപ്പോര്‍ട്ട്)
• പ്രതിദിന ഹെഡ് വൈസ് കണ്‍സോളിഡേഷന്‍ റിപ്പോര്‍ട്ട്
• വിവിധ വരവുകള്‍ (വാറ്റ്, സര്‍വ്വീസ്ടാക്സ്, ഡൊപ്പോസിറ്റ്) സംബന്ധിച്ച റിപ്പോര്‍ട്ട്
• പ്രതിദിന ക്യാന്‍സലേഷന്‍ റിപ്പോര്‍ട്ട്
• ചെക്ക് രജിസ്റ്റര്‍ ( ലഭിക്കുന്ന ചെക്ക് സംബന്ധിച്ച്)
• അക്കൗണ്ട്സ് സെക്ഷന്‍ റിപ്പോര്‍ട്ടുകള്‍
• പ്രതിദിന റിപ്പോര്‍ട്ടുകള്‍
• കാഷ് ബുക്ക്
• ബാങ്ക് ബുക്കുകള്‍
• മാസാന്ത്യ റിപ്പോര്‍ട്ടുകള്‍
• റസീറ്റ് & പേയ്മെന്‍റ് സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റ് (ബാലന്‍സ് ഷീറ്റ്, ഇന്‍കം & എക്സ്പെന്‍ഡിച്ചര്‍ സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റ്, ട്രയല്‍ ബാലന്‍സ് എന്നിവയും എടുക്കാവുന്നതാണ്.)
• വര്‍ഷാന്ത്യ റിപ്പോര്‍ട്ടുകള്‍
• ബാലന്‍സ് ഷീറ്റ്
• ഇന്‍കം & എക്സ്പെന്‍ഡിച്ചര്‍ സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റ്
• റസീറ്റ് & പേയ്മെന്‍റ് സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റ്
• ട്രയല്‍ ബാലന്‍സ്
• ബാങ്ക് റിക്കണ്‍സിലിയേഷന്‍ സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റുകള്‍
• കാഷ് ഫ്ലോ സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റ്
• ബജറ്റ് വേരിയന്‍സ് അനാലിസിസ്
• കീ റേഷ്യോസ്

ഇവയ്ക്കു പുറമേ ജോണല്‍ ബുക്ക്, വിവിധ ലഡ്ജറുകള്‍ എന്നിവയുടെ റിപ്പോര്‍ട്ടുകളും എല്ലാ സമയത്തും ലഭ്യമായിരിക്കും.

പിരിഞ്ഞു കിട്ടാനുള്ള കുടിശ്ശിക തുകകള്‍ക്ക് പ്രൊവിഷന്‍

വര്‍ഷാവസാനം അക്കൗണ്ടില്‍ കാണിക്കുന്ന പിരിഞ്ഞു കിട്ടാനുളള കുടിശ്ശിക തുകയ്ക്ക് അക്കൗണ്ടില്‍ പ്രൊവിഷന്‍ വെക്കേണ്ടതാണ്. ലഭിക്കാനുള്ള തുകയില്‍  സംശയാസ്പദമായവയ്ക്ക് വേണ്ടിയുള്ള പ്രൊവിഷന്‍കുടിശ്ശിക

ലഭിക്കാനുള്ള തുകയില്‍ സംശയാസ്പദമായവക്ക് വേണ്ടിയുള്ള പ്രൊവിഷന്‍ കുടിശ്ശികള്ള പ്രൊവിഷന്‍ കുടിശ്ശിക

കുടിശ്ശിക

മൂലധന പ്രവൃത്തികള്‍ക്കുള്ള ചെലവ് അക്കൗണ്ടില്‍ ആസ്തിയായി രേഖപ്പെടുത്തല്‍

നിര്‍മ്മാണത്തിലിരിക്കുന്ന മൂലധനപ്രവൃത്തികള്‍ക്കുള്ള ചെലവ് കാപ്പിറ്റല്‍ വര്‍ക്ക് ഇന്‍ പ്രോഗ്രസ് എന്ന അക്കൗണ്ട് ഹെഡില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്. നിര്‍മ്മാണം പൂര്‍ത്തിയായി ഫൈനല്‍ ബില്‍ തയ്യാറാക്കുന്ന മുറയ്ക്ക് ഓരോ മൂലധനപ്രവൃത്തിയുടെയും ചെലവിനെ ഫിക്സഡ് അസറ്റ് അക്കൗണ്ട് ഹെഡില്‍ സ്ഥിര ആസ്തിയായി രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്.

സ്റ്റോക്കിന്‍റെ ക്ലോസിംഗ് സ്റ്റോക്ക്

ഓരോ ധനകാര്യവര്‍ഷത്തേയും സ്റ്റോക്ക് സംബന്ധിച്ച റിപ്പോര്‍ട്ട് സെക്രട്ടറി ഏപ്രില്‍ 5 നകം തയ്യാറാക്കേണ്ടതാണ്. റിപ്പോര്‍ട്ടില്‍ താഴെ പറയുന്ന വിവരങ്ങള്‍ ഉണ്ടായിരിക്കേണ്ടതാണ്.

1. ഓപ്പണിംഗ് സ്റ്റോക്കിന്‍റെ മൂല്യം.
2. ധനകാര്യ വര്‍ഷത്തില്‍ നടത്തിയ സ്റ്റോര്‍ പര്‍ചേയ്സുകളുടെ മൂല്യം,
3. ക്ലോസിംഗ് സ്റ്റോക്കിന്‍റെ മൂല്യം.

ഡിപ്രിസിയേഷന്‍

കാലപ്പഴക്കംകൊണ്ട് ഭൂമി ഒഴികെയുള്ള ആസ്തികളുടെ മൂല്യത്തിന് സംഭവിക്കുന്ന ഇടിവാണ് ഡിപ്രിസിയേഷന്‍ ആയി അക്കൗണ്ടില്‍ രേഖപ്പെടുത്തുന്നത്. ഡിപ്രിസിയേഷന്‍ കണക്കാക്കി അത് പ്രകാരം ജേണല്‍ വൗച്ചര്‍ വഴി ഡിപ്രിസിയേഷന്‍ രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്. കൊടുത്ത് തീര്‍ക്കുവാനുള്ള തുകകള്‍ക്കുള്ള ബാദ്ധ്യത രേഖപ്പെടുത്തല്‍ :വര്‍ഷാവസാനം കൊടുത്തു തീര്‍ക്കുവാനുള്ള ബില്‍ തുകകള്‍ സംന്ധിച്ച പ്രൊവിഷന്‍ ജേണല്‍ വൗച്ചര്‍ വഴി രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്.

മുന്‍കൂര്‍ ആയി ലഭിച്ച ലൈസന്‍സ് ഫീസ്

ആപല്‍ക്കരവും അസഹ്യവുമായ വ്യാപാരങ്ങള്‍ക്കുള്ള ലൈസന്‍സിനു വേണ്ടി, എന്നിവയ്ക്കുവേണ്ടി വര്‍ഷാവസാനത്തെ മാസങ്ങളില്‍ ലഭിച്ച ഫീസ് താഴെ പറയുന്ന ഹെഡ് ഓഫ് അക്കൗണ്ടില്‍ അഡ്വാന്‍സ് ആയിട്ടാണ് രേഖപ്പെടുത്തിയിട്ടുള്ളത്. 350 410 301 അഡ്വാന്‍സ് കളക്ഷന്‍ ഓഫ് റവന്യൂസ്- ലൈസന്‍സ് ഫീസ്. ഈ തുക നടപ്പ് വര്‍ഷം ലഭിക്കാനുള്ള ലൈസന്‍സ് ഫീസിനെതിരെ 431 300 101 റിസീവബിള്‍ ഫോര്‍ ലൈസന്‍സ് ഫീസ് ഫോര്‍ ഡി & ഒ ട്രേഡ്സ് (കറന്‍റ ്)ڈ എന്ന ഹെഡ് ഓഫ് അക്കൗണ്ടിലേക്ക് സാംഖ്യയില്‍ ജേണല്‍ വൗച്ചര്‍ വഴി അഡ്ജസ്റ്റ് ചെയ്യേണ്ടതാണ്. ഈ പ്രക്രിയ ഓരോ വര്‍ഷത്തിലും ഏപ്രില്‍ മാസത്തില്‍ ചെയ്യേണ്ടതാണ്. (ഭക്ഷ്യമായം ചേര്‍ക്കല്‍ തടയല്‍ നിയമപ്രകാരമുള്ള ലൈസന്‍സ് ഫീസിനും ഇതേ നടപടിക്രമം തന്നെയാണ് പിന്‍തുടരേണ്ടത്.

ബജറ്റ് രേഖപ്പെടുത്തല്‍

വര്‍ഷാരംഭത്തില്‍ ഫങ്ഷന്‍-ഫങ്ഷനറി-അക്കൗണ്ട് കോഡ് അടിസ്ഥാനത്തില്‍ തയ്യാറാക്കിയ ബജറ്റ് രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്. ട്രഷറി/ബാങ്ക് റിക്കണ്‍സിലിയേഷന്‍ :ഓരോ മാസത്തിന്‍റെയും അവസാനം ട്രഷറി/ബാങ്ക് റിക്കണ്‍സിലിയേഷന്‍ സാംഖ്യയില്‍ രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്.

ജേണല്‍ എന്‍ട്രികള്‍

ഓരോ ബില്‍ സംബന്ധിച്ചുമുള്ള ജേണല്‍ എന്‍ട്രികള്‍ (ആവശ്യമാണെങ്കില്‍) സാംഖ്യയില്‍ രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്. ഉദാ: ശമ്പളബില്‍ ചെലവ് രേഖപ്പെടുത്തുമ്പോഴും വര്‍ക്ക് ബില്‍ ചെലവ് രേഖപ്പെടുത്തുമ്പോഴും അഡ്വാന്‍സ് അഡ്ജസ്റ്റു ചെയ്തു കണ്ടിജന്‍റ് ബില്‍ ചെലവ് രേഖപ്പെടുത്തുമ്പോഴും ആവശ്യമായ ജേണല്‍ വൗച്ചറുകള്‍ രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്

സാംഖ്യ ആപ്ലിക്കേഷന്‍ - പ്രവര്‍ത്തന രീതി

2011-2012 സാമ്പത്തിക വര്‍ഷത്തില്‍ പടിപടിയായിട്ടാണ് ഈ സമ്പ്രദായം കേരളത്തിലെ പഞ്ചായത്തുകളില്‍ നടപ്പാക്കുന്നത്. പഞ്ചായത്തില്‍ ഏത് ദിവസം സാംഖ്യയിലെ പ്രവര്‍ത്തനം ആരംഭിച്ചാലും 2011 ഏപ്രില്‍ ഒന്നു മുതലുള്ള കണക്കുകള്‍ സാംഖ്യയില്‍ രേഖപ്പെടുത്തിയിരിക്കും. മാത്രമല്ല മുഴുവന്‍ അക്കൗണ്ടിംഗ് പ്രവര്‍ത്തനങ്ങളും ഓണ്‍ലൈന്‍ ആയി നടത്തുകയും ചെയ്യും. ഇതിനായി താഴെപ്പറയുന്ന ദ്വിമുഖ സമീപനമായിരിക്കും സ്വീകരിക്കുക.

1. സാംഖ്യ ഏത് ദിവസമാണോ ഓണ്‍ലൈന്‍ ആകുന്നത് ആ ദിവസം മുതല്‍ വരുമാനം, ചെലവ്, ബാദ്ധ്യത, ആസ്തി എന്നീ ഇനങ്ങളിലുള്ള എല്ലാ ധനകാര്യ ഇടപാടുകളും അവ നടക്കുന്ന സമയം തന്നെ കംപ്യൂട്ടറില്‍ രേഖപ്പെടുത്തും.
2. 2011 ഏപ്രില്‍ ഒന്നു മുതല്‍ സാംഖ്യ ഓണ്‍ലൈന്‍ ആകുന്ന ദിവസം വരെയുള്ള ഇടപാടുകള്‍ ചുരുങ്ങിയ സമയം കൊണ്ട് സാംഖ്യയില്‍ രേഖപ്പെടുത്തും.

സാംഖ്യ രൂപകല്‍പ്പന ചെയ്തിരിക്കുന്നത് 2011 ലെ പഞ്ചായത്ത് (അക്കൗണ്ട്സ്) ചട്ടങ്ങള്‍ പ്രകാരമാണ്. ഈ ചട്ടങ്ങള്‍ക്ക് ആധാരം അക്രൂവല്‍ അടിസ്ഥാനത്തിലുള്ള ഡബിള്‍ എന്‍ട്രി അക്കൗണ്ടിംഗ് സമ്പ്രദായമാണ്. അക്രൂവല്‍ അക്കൗണ്ടിംഗിനെപ്പറ്റിയും അക്കൗണ്ട്സ് ചട്ടങ്ങളെപ്പറ്റിയും ഒന്നാം ഭാഗത്ത് പ്രതിപാദിച്ചു കഴിഞ്ഞു. പഞ്ചായത്തില്‍ സംഭവിക്കുന്ന ഓരോ ധനകാര്യ ഇടപാടും സാംഖ്യയില്‍ എങ്ങനെ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു എന്ന് രണ്ടാം ഭാഗത്ത് ഉദാഹരണ സഹിതം വിവരിക്കുന്നു.

സാംഖ്യ ഓണ്‍ലൈന്‍ ആയി പ്രവര്‍ത്തിക്കുന്ന ദിവസം മുതല്‍ വര്‍ഷാന്ത്യം വരെ കംപ്യൂട്ടറില്‍ രേഖപ്പെടുത്തേണ്ട ധനകാര്യ ഇടപാടുകളെ നാലായി തരം തിരിക്കാം.

1. ഓപ്പണിംഗ് ബാലന്‍സുകള്‍ രേഖപ്പെടുത്തല്‍
2. വര്‍ഷാരംഭ ഇടപാടുകള്‍
3. ഒരു വര്‍ഷത്തെ ദൈനംദിന ഇടപാടുകള്‍
4. വര്‍ഷാന്ത്യ ഇടപാടുകള്‍

ഓപ്പണിംഗ് ബാലന്‍സില്‍ രേഖപ്പെടുത്തേണ്ട തുകകള്‍

ഓപ്പണിംഗ് ബാലന്‍സുകള്‍ക്ക് രണ്ട് ഭാഗങ്ങളാണ് ഉള്ളത്. ബാദ്ധ്യതയും ആസ്തിയും. ആസ്തികള്‍ രണ്ട് തരത്തിലാണുള്ളത്, ഫിക്സ്ഡ് അസറ്റുകളും കറന്‍റ് അസറ്റുകളും. കെട്ടിടം, റോഡ് മുതലായവ ഉള്‍പ്പെടുന്ന സ്ഥിര ആസ്തികളുടെ വിവരങ്ങള്‍ ആസ്തി രജിസ്റ്ററുകളിലാണുള്ളത് ഇവയെല്ലാം സചിത്ര ആപ്ലിക്കേഷനില്‍ രേഖപ്പെടുത്തിയിരിക്കും. ഈ വിവരങ്ങള്‍ പരിശോധിച്ച് തെറ്റുകള്‍ ഉണ്ടങ്കില്‍ തിരുത്തുക, അവയുടെ മൂല്യം(ചെലവായ തുക) രേഖപ്പെടുത്തുക തുടങ്ങിയ നടപടിക്രമങ്ങള്‍ അവശേഷിക്കുന്നുണ്ട്. ഇവ പൂര്‍ത്തിയാകുന്ന മുറയ്ക്ക് അവ സാംഖ്യയില്‍ രേഖപ്പെടുത്താവുന്നതാണ്. എന്നാല്‍ സാംഖ്യ ഓണ്‍ലൈന്‍ ആയി പ്രവര്‍ത്തനം ആരംഭിക്കുന്ന ദിവസം ഇവ ലഭ്യമാകണമെന്നില്ല. അതിനാല്‍ താഴെപ്പറയുന്ന കറന്‍റ് അസറ്റുകളും കറന്‍റ് ലയബിലിറ്റികളും രേഖപ്പെടുത്തി പ്രാരംഭഘട്ടത്തില്‍ ഓപ്പണിംഗ് ബാലന്‍സ്ഷീറ്റ് തയ്യാറാക്കാവുന്നതാണ്.

ഓപ്പണിംഗ് ബാലന്‍സ് രേഖപ്പെടുത്തല്‍ :-ഓപ്പണിംഗ് ബാലന്‍സ് രേഖപ്പെടുത്തുന്നതിന് രണ്ട് ഘട്ടങ്ങള്‍ ഉണ്ട്:

1. ബാങ്ക്/ട്രഷറി അക്കൗണ്ടുകളുടെ വിവരങ്ങള്‍ രേഖപ്പെടുത്തല്‍
2. ബാങ്ക്/ട്രഷറി അക്കൗണ്ടുകളില്‍ കാഷ് ബുക്ക് പ്രകാരമുള്ള ബാലന്‍സ് ഉള്‍പ്പടെയുള്ള മൊത്തം ആസ്തി ബാദ്ധ്യതകള്‍ സംബന്ധിച്ച ഓപ്പണിംഗ് ബാലന്‍സുകള്‍ രേഖപ്പെടുത്തല്‍ ‍.

മുന്‍ സാമ്പത്തിക വര്‍ഷത്തെ മൊത്തം ആസ്തികളുടേയും ബാദ്ധ്യതകളുടേയും ലിസ്റ്റ് തയ്യാറാക്കണം ഇവയില്‍ നിന്നും ബാദ്ധ്യതകളുടെ ഓരോ ഇനവും ക്രെഡിറ്റ് ബാലന്‍സായി രേഖപ്പെടുത്തണം. അതുപോലെ ആസ്തികളുടെ ഓരോ ഇനവും ഡെബിറ്റ് ബാലന്‍സായി രേഖപ്പെടുത്തണം. ഇതിനായി അഡ്മിനിസ്ട്രേഷന്‍ എന്ന മെനുവില്‍ നിന്നും ഓപ്പണിംഗ് ബാലന്‍സസ് തെരഞ്ഞെടുക്കുക

തുടര്‍ന്ന് ലഭിക്കുന്ന വിന്‍ഡോയില്‍ (ചിത്രം 5). ക്രെഡിറ്റ് ഭാഗത്ത് ഹെഡ് കോഡ് എന്നതിന്‍റെ താഴെയുള്ള ഗ്രിഡില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. ആവശ്യമുള്ള കോഡ് തെരഞ്ഞെടുത്ത് അതിനു നേരെ ക്രെഡിറ്റ് എന്നു കാണുന്നതിന്‍റെ താഴെ ബാദ്ധ്യതകള്‍ സംബന്ധിച്ച തുകകള്‍ രേഖപ്പെടുത്തുക. അതുപോലെ ആസ്തികളെ സംബന്ധിക്കുന്ന എന്‍ട്രികള്‍ ഡെബിറ്റ് ഭാഗത്ത് രേഖപ്പെടുത്തുക. ഉദാഹരണമായി ചില ആസ്തി ഇനങ്ങള്‍ (ആസ്തിയില്‍ നിന്നും കുറയുന്നത്) ക്രെഡിറ്റ് ആണ് ഉദാ. അക്യൂമുലേറ്റഡ് ഡിപ്രീസിയേഷന് ‍. ക്രെഡിറ്റ് ഭാഗത്ത് രേഖപ്പെടുത്തുക.

മൊത്തം ആസ്തി ബാദ്ധ്യതകള്‍ രേഖപ്പെടുത്തിക്കഴിഞ്ഞ് സേവ് ചെയ്യുക. ഓപ്പണിംഗ് ബാലന്‍സിലെ ഓരോ ബാലന്‍സും അതത് ലെഡ്ജറില്‍ ഓപ്പണിംഗ് ബാലന്‍സായി പ്രത്യക്ഷപ്പെടും.

ഓപ്പണിംഗ് ബാലന്‍സ്ഷീറ്റ് :-

ഓപ്പണിംഗ് ബാലന്‍സ് സ്ക്രീനിലെ ഓരോ എന്‍ട്രികളുടേയും റിപ്പോര്‍ട്ട് ബാലന്‍സ് ഷീറ്റ് എന്ന പേരില്‍ കാണാവുന്നതാണ്. ഏത് ദിവസം എന്‍ട്രി നടത്തിയാലും ഓപ്പണിംഗ് ബാലന്‍സ്ഷീറ്റിന്‍റെ തീയതി മാര്‍ച്ച് 31 ആയിരിക്കും. ബാലന്‍സ്ഷീറ്റ് കാണുന്നതിനായി റിപ്പോര്‍ട്ട് മെനുവില്‍ നിന്നും (ചിത്രം 6) ബാലന്‍സ്ഷീറ്റ് സെലക്ട് ചെയ്യുക.

സാംഖ്യയില്‍ ഇടപാടുകള്‍ രേഖപ്പെടുത്തേണ്ട രീതി

സാംഖ്യയില്‍ ഒരു വര്‍ഷം രേഖപ്പെടുത്തേണ്ട ഇടപാടുകളെ മൂന്നായി തരം തിരിക്കാം:

1. വര്‍ഷാരംഭ ഇടപാടുകള്‍
2. ദൈനംദിന ഇടപാടുകള്‍
3. വര്‍ഷാന്ത്യ ഇടപാടുകള്‍

വര്‍ഷാരംഭ ഇടപാടുകള്‍ :- വര്‍ഷാരംഭത്തിലെ ഇടപാടുകളില്‍ അഡ്ജസ്റ്റുമെന്‍റുകള്‍  ‍, അക്രൂവല്‍ എന്നിവ സംബന്ധിച്ചവ ഉള്‍പ്പെടുന്നു. അവ ഓരോന്നും രേഖപ്പെടുത്തുന്നത് താഴെ പറയുന്ന രീതിയിലാണ്.

കറന്‍റ് ബാലന്‍സ് - കുടിശ്ശിക ബാലന്‍സ് ആക്കി മാറ്റല്‍

ഓപ്പണിംഗ് ബാലന്‍സ് ഷീറ്റില്‍ കഴിഞ്ഞ വര്‍ഷം അവസാന തീയതിയില്‍ ‍, അതായത്    31. 03. 2011 ല്‍ , ബാലന്‍സ് ഷീറ്റ് പ്രകാരം ലഭിക്കാനുള്ള തുകകളെ കറന്‍റ്     എന്നും  അരിയേഴ്സ്     എന്നും വേര്‍തിരിച്ചു കാണിച്ചിരിക്കും. സാമ്പത്തികവര്‍ഷം അവസാനിക്കുന്നതോടെ കറന്‍റ് ആയിരുന്ന എല്ലാ ഇടപാടുകളും അരിയേഴ്സ് എന്ന വിഭാഗത്തില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്താവുന്നതായി തീരുന്നു.  എന്നാല്‍ ഇപ്രകാരം ഉള്‍പ്പെടുത്തണമെങ്കില്‍ ‍, അക്രൂവല്‍ പ്രകാരം വരുമാനം രേഖപ്പെടുത്തിയ എല്ലാ കേസുകളിലും ഓരോ ജേണല്‍ എന്‍ട്രി ആവശ്യമായി വരും (കാഷ് അക്കൗണ്ടോ ബാങ്ക് അക്കൗണ്ടോ ആയി ബന്ധപ്പെടാത്ത എല്ലാ ഇടപാടുകളും സാംഖ്യയില്‍ രേഖപ്പെടുത്തുന്നത് ജേണല്‍ വൗച്ചര്‍ വഴിയാണ്). മേല്‍പറഞ്ഞ ജേണല്‍ എന്‍ട്രി  നടത്തി  ക്കഴിഞ്ഞശേഷം ഓപ്പണിംഗ് ബാലന്‍സില്‍ കറന്‍റ് എന്ന വിശേഷണത്തോടെ ഒരു തുകയും ആസ്തിയായി കാണുകയില്ല. കറന്‍റ് ആയിരുന്ന തുക കൂടെ അരിയേഴ്സില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തി കാണിക്കും.

ലഭിക്കാനുള്ള വസ്തുനികുതി (തന്നാണ്ട്) ലഭിക്കാനുള്ള വസ്തുനികുതി (കുടിശ്ശിക) ആക്കി മാറ്റല്‍ :- ജേണല്‍ വൗച്ചര്‍ ആണ് ഇതിനുപയോഗിക്കുന്നത്. ജേണല്‍ വൗച്ചര്‍ എടുക്കുന്നതിനായി ട്രാന്‍സാക്ഷന്‍സ് മെനുവില്‍ നിന്നും ജേണല്‍ എന്‍ട്രി എന്ന നിര്‍ദ്ദേശം തെരഞ്ഞെടുക്കുക

ജേണല്‍ വൗച്ചറില്‍, ട്രാന്‍സാക്ഷന്‍ ടൈപ്പ്, ഫങ്ഷന്‍, ഫങ്ഷനറി എന്നിവ തെരഞ്ഞെടുക്കുക. അതിനുശേഷം രേഖപ്പെടുത്താന്‍ പോകുന്നത് ഡെബിറ്റോ ക്രെഡിറ്റോ എന്ന് റേഡിയോ ബട്ടന്‍ വഴി സെലക്ട് ചെയ്യാം. അക്കൗണ്ട് ഹെഡ് എന്ന കോളത്തിന്‍റെ വലതുവശത്തു കാണുന്ന ബട്ടനില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് തുടര്‍ന്ന് കാണുന്ന സെര്‍ച്ച് ബോക്സില്‍ നിന്നും ആവശ്യമായ  അക്കൗണ്ട്  ഹെഡ് തെരഞ്ഞെടുക്കുക. അതിനുശേഷം താഴെകാണുന്ന ഗ്രിഡില്‍ മറ്റു വിവരങ്ങളും നറേഷനും രേഖപ്പെടുത്തുക

(കുറിപ്പ് : ഒരു ഡെബിറ്റും അതിനു തുല്യമായി ഒന്നോ ഒന്നിലധികമോ  ക്രെഡിറ്റുകളും, അല്ലെങ്കില്‍ ഒരു ക്രെഡിറ്റും അതിനുതുല്യമായി ഒന്നോ ഒന്നിലധികമോ  ഡെബിറ്റുകളും - ഇപ്രകാരം മാത്രമേ സാംഖ്യയില്‍ രേഖപ്പെടുത്താന്‍ കഴിയുകയുള്ളൂ. രേഖപ്പെടുത്താന്‍ പോകുന്ന ഇടപാടില്‍  ഒന്നിലധികം ക്രെഡിറ്റ് ഉണ്ടെങ്കില്‍ ജേണല്‍ വൗച്ചറില്‍ ഡെബിറ്റ് എന്ന റേഡിയോ ബട്ടന്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് മുകളില്‍ ഡെബിറ്റ് രേഖപ്പെടുത്തണം. നേരെ മറിച്ച് ഒന്നിലധികം ഡെബിറ്റ് ഉണ്ടെങ്കില്‍    ക്രെഡിറ്റ്   എന്ന റേഡിയോ ബട്ടണ്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് മുകള്‍വശത്ത് ക്രെഡിറ്റ് രേഖപ്പെടുത്തണം. ഓരോ ഡെബിറ്റും ക്രെഡിറ്റുമാണ് ഉള്ളതെങ്കില്‍  ഡെബിറ്റ് എന്ന റേഡിയോ ബട്ടന്‍ ക്ലിക്ക് ചെയത് മുകള്‍വശത്ത് ഡെബിറ്റ് രേഖപ്പെടുത്തണം.) ഇതുപോലെ ലഭിക്കാനുള്ള എല്ലാ ആസ്തികളുടേയും (തൊഴില്‍ നികുതി ട്രേഡേഴ്സ്, പരസ്യ നികുതി, വാടക, ലൈസന്‍സ് ഫീസ്)  കറന്‍റ്    തുകകളെ അരിയേഴ്സ്    ആക്കി മാറ്റുക.

ക്ലോസിംഗ് സ്റ്റോക്ക് ഓപ്പണിംഗ് സ്റ്റോക്ക് ആക്കി മാറ്റല്‍

ഒരു വര്‍ഷാരംഭത്തിലെ ക്ലോസിംഗ് സ്റ്റോക്ക് അടുത്ത വര്‍ഷാരംഭത്തില്‍ ഓപ്പണിംഗ് സ്റ്റോക്ക് ആയിരിക്കും. അക്കൗണ്ടില്‍ ഈ മാറ്റം പ്രതിഫലിക്കണമെങ്കില്‍ ജേണല്‍ വൗച്ചര്‍ വഴി എന്‍ട്രി നടത്തണം. ജേണലില്‍ ഫണ്ട്, ഫങ്ഷന്‍, ഫങ്ഷനറി, എന്നിവ തെരഞ്ഞെടുക്കുക. ഓപ്പണിംഗ് സ്റ്റോക്കിനെ ഡെബിറ്റ് ചെയ്യുക. ക്ലോസിംഗ് സ്റ്റോക്കിനെ ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യുക.

അക്രൂവല്‍ അടിസ്ഥാനത്തില്‍ രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടവ

• വസ്തു നികുതി
• തൊഴില്‍ നികുതി-ട്രേഡേഴ്സ്
• പരസ്യ നികുതി
• ഭൂമി - ലീസ്
• ലൈസന്‍സ് ഫീസ്
• ഡി ആന്‍റ് ഒ ലൈസന്‍സ് ഫീസ്
• പിഎഫ്എ ലൈസന്‍സ് ഫീസ്
• ലേലം ചെയ്ത് മാര്‍ക്കറ്റ് വരവ്
• ബസ് സ്റ്റാന്‍ഡ് വരവ്
• പബ്ലിക്ക് കംഫര്‍ട്ട് സ്റ്റേഷന്‍ വരവ്  തുടങ്ങിയവ

വസ്തുനികുതി അക്രൂവല്‍ ‍:

വസ്തുനികുതി സംബന്ധിച്ച തന്നാണ്ടത്തെ വരുമാനത്തിന്‍റെ അക്രൂവല്‍ അക്കൗണ്ടിംഗ് എന്‍ട്രി താഴെപറയുന്ന രീതിയിലാണ് രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടത്

Transactions എന്ന മെനുവില്‍ ജേണല്‍ എന്‍ട്രി തെരഞ്ഞെടുക്കുക. ഫണ്ട്- ജനറല്‍ ഫണ്ട്, ഫങ്ഷന്‍ - പ്രോപ്പര്‍ട്ടി ടാക്സ്, ഫങ്ഷനറി - സെക്രട്ടറി, ഗ്രാമപഞ്ചായത്ത് എന്ന് സെലക്ട് ചെയ്യുക. ഡെബിറ്റ് എന്ന റേഡിയോ ബട്ടന്‍ സെലക്റ്റ് ചെയ്യുക. Receivables for Property Tax (Current)  സെലക്റ്റ് ചെയ്യുക. Property Tax (General),  State Government Cesses/Levies in Property Tax Control Account എന്നിവ ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യുക.

അഡ്വാന്‍സായി ലഭിച്ച ലൈസന്‍സ് ഫീസിന്‍റെ അഡ്ജസ്റ്റ്മെന്‍റ്:-

കഴിഞ്ഞവര്‍ഷം ഫെബ്രുവരി-മാര്‍ച്ച് മാസങ്ങളില്‍  ഡി&ഒ ലൈസന്‍സ് ഫീസ് അഡ്വാന്‍സായി പിരിച്ചെടുത്തിരുന്നു. പ്രസ്തുത തുക ഇപ്പോള്‍ അഡ്ജസ്റ്റ് ചെയ്യേണ്ടതാണ്. അതിന്‍റെ ജേണല്‍ എന്‍ട്രി താഴെ കൊടുക്കുന്നു

ഫണ്ട്, ഫങ്ഷന്‍ , ഫങ്ഷനറി രേഖപ്പെടുത്തുക.  Advance Collection of Revenues - Licence Fees  ഡെബിറ്റ് ചെയ്യുക. Receivables for Licence Fees ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യുക.

ദൈനംദിന ഇടപാടുകള്‍

സാംഖ്യയില്‍ ഒരു വര്‍ഷം രേഖപ്പെടുത്തേണ്ട ഇടപാടുകളില്‍ വരുമാനത്തിന്‍റേയും ചെലവിന്‍റേയും അക്രൂവല്‍ അഡ്ജസ്റ്റ്മെന്‍റുകള്‍, സ്റ്റോക്ക് ലഭിച്ചതും ഇഷ്യൂ ചെയ്തതും സംബന്ധിച്ച എന്‍ട്രികള്‍ ‍, കാഷ്/ചെക്ക് മുഖേന ലഭിക്കുന്ന റസീറ്റുകള്‍ ‍, നടത്തുന്ന പേയ്മെന്‍റുകള്‍ തുടങ്ങിയവ ഉള്‍പെടുന്നു.

കളക്ഷന്‍ ബാങ്കില്‍ അടയ്ക്കല്‍

കാഷ് കളക്ഷന്‍ ‍: കൗണ്ടറില്‍ ലഭിച്ച കാഷ് കളക്ഷന്‍ തൊട്ടടുത്ത പ്രവൃത്തി ദിവസം ബാങ്കില്‍ അടയ്ക്കണം. ഈ വിവരം കോണ്‍ട്രാ വൗച്ചര്‍ വഴി രേഖപ്പെടുത്തണം. താഴെ പറയുന്ന രീതിയിലാണ് കോണ്‍ട്രാ എന്‍ട്രി നടത്തുന്നത്. ട്രാന്‍സാക്ഷന്‍സ് മെനുവില്‍ കോണ്‍ട്രാ എന്‍ട്രി ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക

കോണ്‍ട്രാ ടൈപ്പ് സെലക്ട് ചെയ്യുക. ഇന്‍സ്ട്രുമെന്‍റ് എന്ന കോംബോ ബോക്സില്‍ നിന്നും കാഷ്, ക്രെഡിറ്റ് അക്കൗണ്ട് ഹെഡ് എന്നിവ തെരഞ്ഞെടുക്കുക. താഴെ ഡെബിറ്റിന്‍റെ ഭാഗത്ത് ഏത് ബാങ്കില്‍ ആണോ കാഷ് അടയ്ക്കുന്നത് ആ ബാങ്കിന്‍റെ ഹെഡ് കോഡ് തെരഞ്ഞെടുത്ത് തുക രേഖപ്പെടുത്തുക. നറേഷന്‍ ടൈപ്പ് ചെയ്ത് സേവ് ബട്ടനില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. 
തുടര്‍ന്ന് കോണ്‍ട്രാ വൗച്ചര്‍ ലഭ്യമാകും

ചെക്ക്/ഡിഡി മുഖേന ലഭിച്ച കളക്ഷന്‍ : പഞ്ചായത്തില്‍ ലഭിച്ച ചെക്ക് കളക്ഷന്‍ തൊട്ടടുത്ത പ്രവൃത്തി ദിവസം ബാങ്കില്‍ അടയ്ക്കണം. സാംഖ്യയില്‍ നിന്ന് ലഭിച്ച ചെക്ക് റിസീവ്ഡ് രജിസ്റ്റര്‍ ബാങ്ക് പേ ഇന്‍ സ്ലിപ്പിന്‍റെ കൂടെ വെക്കാവുന്നതാണ് .ചെക്ക് കളക്ഷന്‍ ബാങ്കില്‍ അടയ്ക്കുമ്പോള്‍ കോണ്‍ട്രാ എന്‍ട്രി ആവശ്യമില്ല.

റസീറ്റ് :-പഞ്ചായത്തില്‍ ലഭിക്കുന്ന എല്ലാ വരവുകളും സാംഖ്യയില്‍ രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്.താഴെ പറയുന്ന ഇന്‍സ്ട്രുമെന്‍റുകള്‍ മുഖേനയായിരിക്കും വരവുകള്‍ ലഭിക്കുക.

1. കാഷ് : തനതുഫണ്ടു സംബന്ധിച്ച നികുതി നികുതിയേതര വരുമാനം, ട്രഷറിയില്‍ നിന്ന് ബില്‍ മുഖേന ലഭിക്കുന്ന ബി ഫണ്ടില്‍ ഉള്‍പ്പെട്ട തൊഴിലില്ലായ്മ വേതനം, സാമൂഹ്യസുരക്ഷാ പെന്‍ഷനുകള്‍ ‍, പോസ്റ്റ് ഓഫീസില്‍ നിന്ന് തിരികെ ലഭിക്കുന്ന മണിയോഡര്‍ റിട്ടേണുകള്‍ , ഗുണഭോക്തൃവിഹിതം, തുടങ്ങിയവ.
2. ചെക്ക്/ഡിഡി:തനതുഫണ്ടു സംബന്ധിച്ച നികുതി- നികുതിയേതര വരുമാനം, എ, ബി, സി, ഡി ഫണ്ടുകള്‍ ഒഴികെയുള്ള ഗ്രാന്‍റുകള്‍ ‍, സംയുക്ത പ്രോജക്ടുകള്‍ക്കുവേണ്ടി മറ്റു തദ്ദേശഭരണ സ്ഥാപനങ്ങളില്‍ നിന്ന് ലഭിക്കുന്ന തുകകള്‍ , മറ്റു സ്ഥാപനങ്ങളില്‍ നിന്ന് ലഭിക്കുന്ന തുകകള്‍ ‍, കേന്ദ്രാവിഷ്കൃത പദ്ധതി തുകകള്‍ ‍, സാക്ഷരത, വെള്ളപ്പൊക്ക ദുരിതാശ്വാസം, വായ്പ തുടങ്ങിയവ.
3. ലെറ്റര്‍ ഓഫ് അതോറിറ്റി: വികസനഫണ്ട്, മെയിന്‍റനന്‍സ് ഫണ്ട്, ജനറല്‍ പര്‍പസ് ഫണ്ട് തുകകള്‍ ‍.
4. ബാങ്ക് അക്കൗണ്ടില്‍ നേരിട്ട് ലഭിക്കുന്ന തുകകള്‍ ‍: തനത് വരുമാനം, ഗുണഭോക്തൃവിഹിതം, ബാങ്ക് പലിശ, വായ്പ, കേന്ദ്രാവിഷ്കൃത പദ്ധതികള്‍ക്കുള്ള ഗ്രാന്‍റ്, ഇ-പേയ്മെന്‍റ് വഴി ലഭിക്കുന്ന തുകകള്‍ ‍, വസ്തു നികുതി തുടങ്ങിയവ, ഫ്രണ്ട്സ് ജനസേവന കേന്ദ്രം വഴി ലഭിക്കുന്ന തുകകള്‍ തുടങ്ങിയവ.

കാഷ്/ചെക്ക്/ഡിഡി മുഖേനയുള്ള വരവുകള്‍ :-

കാഷ്/ചെക്ക്/ഡിഡി വഴി പഞ്ചായത്തില്‍ ലഭിക്കുന്ന തുകകള്‍ക്ക് ഫ്രണ്ട് ഓഫീസിലെ കമ്പ്യൂട്ടറില്‍ സാംഖ്യയില്‍ നിന്ന് റസീറ്റ് നല്‍കണം. ഇപ്രകാരം റസീറ്റ് നല്‍കുന്നതിന് ബന്ധപ്പെട്ട സീററിലെ ക്ലാര്‍ക്ക് സാംഖ്യയില്‍ ഡിമാന്‍ഡ് ജനറേറ്റ് ചെയ്ത് നല്‍കണം. വസ്തുനികുതി, തൊഴില്‍ നികുതി, വാടക, ഡി& ഓ/പിഎഫ് എ ലൈസന്‍സ് ഫീസ് തുടങ്ങിയവയ്ക്ക് സഞ്ചയ ആപ്ലിക്കേഷനില്‍ ഡാറ്റാബേസ് തയ്യാറാക്കി സൂക്ഷിച്ചിട്ടുണ്ടെങ്കില്‍ അവ സംബന്ധിച്ച ഡിമാന്‍ഡ് കംപ്യൂട്ടര്‍ സ്ക്രീനില്‍ എല്ലായ്പോഴും ലഭ്യമാണ്. എന്നാല്‍ ഡാറ്റാബേസ് തയ്യാറാക്കിയിട്ടില്ലെങ്കില്‍ പോലും വസ്തുനികുതിയ്ക്ക് ഡിമാന്‍ഡ് ജനറേറ്റ് ചെയ്യേണ്ടതില്ല. ജനനമരണവിവാഹ രജിസ്ട്രേഷനും അപ്രകാരം തന്നെ. മറ്റെല്ലാ വരവുകള്‍ക്കും ഡിമാന്‍ഡ് ജനറേറ്റ് ചെയ്യേണ്ടതാണ്. കംപ്യുട്ടറില്‍ നിന്നും ലഭിച്ച ഡിമാന്‍ഡ് നമ്പര്‍ ഒരു സ്ലിപ്പില്‍ എഴുതി കാഷ് കൗണ്ടറില്‍ കൊടുത്തയക്കണം. ബന്ധപ്പെട്ട അക്കൗണ്ട് ഹെഡ്, തുക, വര്‍ഷം തുടങ്ങിയവ ഡിമാന്‍ഡില്‍ ഉണ്ടായിരിക്കും. ഇതുവഴി കാഷ്യറുടെ ജോലി എളുപ്പമായിത്തീരും. ശരിയായ അക്കൗണ്ട് ഹെഡില്‍ തന്നെയാണു തുക വരവു വച്ചതെന്നു ബന്ധപ്പെട്ട ക്ലാര്‍ക്കിനു ഉറപ്പുവരുത്താനും സാധിക്കും.

ഡിമാന്‍ഡ് ജനറേറ്റ് ചെയ്യുന്ന രീതി:-

ഡിമാന്‍ഡ് ചെയ്യുന്നതിനായി സാംഖ്യ ആപ്ലിക്കേഷനിലെ യൂട്ടിലിറ്റീസ് എന്ന മെനുവിലെ ഡിമാന്‍ഡ് ഇന്‍റര്‍ഫേസ് എന്ന നിര്‍ദ്ദേശം തെരഞ്ഞെടുക്കുക

തുടര്‍ന്ന് ലഭിക്കുന്ന സ്ക്രീനില്‍  സെക്ഷന്‍ തെരഞ്ഞെടുക്കുക. ട്രാന്‍സാക്ഷന്‍ ടൈപ്പ്, അക്കൗണ്ട് കോഡ്, വര്‍ഷം, തുക, ആവശ്യമെങ്കില്‍ വാര്‍ഡ്, വീട്ടു നമ്പര് ‍, പണമൊടുക്കുന്ന ആളിന്‍റെ പേര്, മേല്‍വിലാസം മുതലായവ രേഖപ്പെടുത്തി സേവ് ചെയ്യുമ്പോള്‍ ഡിമാന്‍ഡ് നമ്പര്‍ എന്ന കോളത്തില്‍ ഡിമാന്‍ഡ് നമ്പര്‍ വരും. ഈ നമ്പര്‍ രേഖപ്പെടുത്തിയ സ്ലിപ്പ് പണമൊടുക്കുന്ന ആളിന് കൊടുക്കുന്നു. അദ്ദേഹം ഈ സ്ലിപ്പ് കാഷ് കൗണ്ടറില്‍ കൊടുക്കും.

ഫ്രണ്ട് ഓഫീസില്‍ സ്വീകരിക്കുന്ന റസീറ്റുകള്‍ :-

ഫ്രണ്ട് ഓഫീസില്‍ കാഷിയര്‍ വരവുകള്‍ സ്വീകരിക്കുന്നത് എങ്ങിനെയെന്ന് നോക്കാം. ട്രാന്‍സാക്ഷന്‍സ് മെനുവില്‍ നിന്നും റസീറ്റ് തെരഞ്ഞെടുക്കുക

റെസീറ്റ് സ്ക്രീനില്‍ (ചിത്രം 20) ഡിമാന്‍ഡ് നമ്പര്‍ എന്ന ഭാഗത്ത് ഡിമാന്‍ഡ് നമ്പര്‍ ടൈപ്പ് ചെയ്ത് ടാബ് കീ അമര്‍ത്തുക. അതല്ലെങ്കില്‍ ട്രാന്‍സാക്ഷന്‍ ടൈപ്പ് തെരഞ്ഞെടുത്ത് താഴെ ഡിമാന്‍ഡ് നമ്പര്‍ എന്ന കോളത്തിന്‍റെ വലതു വശത്തുള്ള ബട്ടന്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. ഡിമാന്‍ഡ് ചെയ്തവയെല്ലാം കാണാം. ഡിമാന്‍ഡ് നമ്പര്‍ നോക്കി ആവശ്യമുള്ളത് സെലക്ട് ചെയ്യുക. ഡിമാന്‍ഡ് നമ്പര്‍ രേഖപ്പെടുത്തി ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍ സെക്ഷനില്‍ നിന്നും എന്‍റര്‍ ചെയ്ത കാര്യങ്ങളെല്ലാം സ്ക്രീനില്‍ ലഭ്യമാകും. തുക വാങ്ങി സേവ് ബട്ടന്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് റെസീറ്റ് പ്രിന്‍റ് ചെയ്ത് നല്‍കുക.

ചെക്ക് ലിസ്റ്റ്

ഓരോ ദിവസത്തേയും ധനകാര്യ ഇടപാടുകള്‍ മുഴുവനും സാംഖ്യയില്‍ രേഖപ്പെടുത്തി എന്ന് അക്കൗണ്ടന്‍റ് (ഗ്രാമ പഞ്ചായത്ത്)/ഹെഡ് ക്ലാര്‍ക്ക് (ബ്ലോക്ക് പഞ്ചായത്ത്)/ഫൈനാന്‍സ് ഓഫീസര്‍ (ജില്ലാ പഞ്ചായത്ത്) ഉറപ്പുവരുത്തേണ്ടതുണ്ട്. ഇതിനുള്ള ചെക്ക്ലിസ്റ്റ് താഴെ കൊടുത്തിരിക്കുന്നു.

പ്രിന്‍റ് ഔട്ട്

താഴെ പറയുന്നവയുടെ പ്രിന്‍റ് ഔട്ട് എടുത്ത് അക്കൗണ്ടന്‍റ് (ഗ്രാമ പഞ്ചായത്ത്)/ഹെഡ് ക്ലാര്‍ക്ക് (ബ്ലോക്ക് പഞ്ചായത്ത്)/ഫൈനാന്‍സ് ഓഫീസര്‍ (ജില്ലാ പഞ്ചായത്ത്) ഒപ്പിട്ട് സെക്രട്ടറിക്ക് ഓരോ ദിനാന്ത്യത്തിലും സമര്‍പ്പിക്കണം.

1. കാഷ് ബുക്ക് സമ്മറി (അതേ ദിവസത്തേത്)
2. ബാങ്ക് ബുക്കുകള്‍ (അതേ ദിവസത്തേത്)

സെക്രട്ടറിയുടെ ഒപ്പോടെ ദിവസക്രമത്തില്‍ കാഷ് ബുക്ക് സമ്മറിയും ഓരോ ബാങ്ക് ബുക്കും ഫയല്‍ ചെയ്ത് സൂക്ഷിക്കണം.

മാസാന്ത്യ നടപടികള്‍

1. ബാങ്ക് റികണ്‍സിലിയേഷന്‍

എല്ലാ മാസാവസാനവും ബാങ്ക്/ട്രഷറി അക്കൗണ്ടുകള്‍ റിക്കണ്‍സൈല്‍ ചെയ്യണം. ലഭിച്ച എല്ലാ ചെക്കുകളും ലഭിച്ച ദിവസം തന്നെ സാംഖ്യയില്‍ അക്കൗണ്ടില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തിയിരിക്കും.  അവ ബാങ്കിലെ അക്കൗണ്ടില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ടോ, നഗരസഭയുടെ അക്കൗണ്ടില്‍ ചെലവായി രേഖപ്പെടുത്തിയ ചെക്കുകള്‍ ബാങ്കിലെ അക്കൗണ്ടില്‍ ചെലവായി രേഖപ്പെടുത്തിയോ, മറ്റേതെങ്കിലും വരവുകളോ ചെലവുകളോ ശരിയായോ തെറ്റായോ ബാങ്കിന്‍റെ രേഖകളില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ടോ എന്നു പരിശോധിക്കുന്ന പ്രക്രിയയാണ് ബാങ്ക് റിക്കണ്‍സിലിയേഷന്‍. തുടര്‍ന്ന് ആവശ്യമായ നടപടി സ്വീകരിക്കണം.ബാങ്കില്‍ നിന്നും ലഭിക്കുന്ന സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റിന്‍റെ അടിസ്ഥാനത്തില്‍  ബാങ്ക് റിക്കണ്‍സിലിയേഷന്‍ ചെയ്യുന്നത് എങ്ങനെയെന്ന് നോക്കാം. ട്രാന്‍സാക്ഷന്‍സ് മെനുവില്‍ ബാങ്ക് റിക്കണ്‍സിലിയേഷന്‍ എന്‍ട്രി എന്ന നിര്‍ദ്ദേശം ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. അപ്പോള്‍ ബാങ്ക് എന്‍ട്രി ഫോം എന്ന സ്ക്രീന്‍ ലഭിക്കും.

ബാങ്ക് സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റ് എക്സല്‍ ഫോര്‍മാറ്റിലാണ് തരുന്നതെങ്കില്‍ കമ്പ്യൂട്ടറില്‍ നിര്‍ദ്ദിഷ്ട ഫോള്‍ഡറില്‍ കോപ്പി ചെയ്തതിനുശേഷം Import data  എന്ന ബട്ടന്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. പ്രിന്‍റ് ആണ് ബാങ്കില്‍ നിന്ന് തരുന്നതെങ്കില്‍ ബാങ്ക് എന്ന ബട്ടന്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് ലിസ്റ്റില്‍ നിന്നും ബാങ്ക് തെരഞ്ഞെടുത്ത് താഴെയുള്ള ഗ്രിഡില്‍ ടൈപ്പ് ചെയ്യുക. അതിനുശേഷം സേവ് ബട്ടന്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് സേവ് ചെയ്യുക.അതിനുശേഷം  ട്രാന്‍സാക്ഷന്‍സ് മെനുവില്‍ ബാങ്ക് റികണ്‍സൈല്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. സ്ക്രീനില്‍ ഇടതുഭാഗത്ത് ബാങ്ക് സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റും വലതുഭാഗത്ത് വൗച്ചറുകളുടെ വിവരങ്ങളും ലഭിക്കും. ഏതു വൗച്ചറാണോ റികണ്‍സൈല്‍ ചെയ്യേണ്ടത് അതില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് റികണ്‍സൈല്‍ എന്ന ബട്ടന്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.

2. സമര്‍പ്പിക്കേണ്ട മാസാന്ത്യ റിപ്പോര്‍ട്ട്:-

പ്രതിമാസ റസീറ്റ് ആന്‍റ് പേയ്മെന്‍റ് സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റിന്‍റെ പ്രിന്‍റ് ഔട്ട് എടുത്ത് അക്കൗണ്ടന്‍റ് (ഗ്രാമ പഞ്ചായത്ത്)/ഹെഡ് ക്ലാര്‍ക്ക് (ബ്ലോക്ക് പഞ്ചായത്ത്)/ഫൈനാന്‍സ് ഓഫീസര്‍ (ജില്ലാ പഞ്ചായത്ത്) ഒപ്പിട്ട് സെക്രട്ടറിക്ക് ഓരോ മാസാന്ത്യത്തിലും സമര്‍പ്പിക്കണം. സെക്രട്ടറിയുടെ ഒപ്പോടെ ഓരോ മാസവും പത്താം തീയതിക്കകം ധനകാര്യ സ്റ്റാന്‍റിംഗ് കമ്മിറ്റിക്ക് സമര്‍പ്പിക്കണം. പ്രസ്തുത പത്രിക പരിശോധനയ്ക്കും ഓഡിറ്റിനും ശേഷം കമ്മിറ്റിയുടെ ശുപാര്‍ശയോടുകൂടി തുടര്‍ന്ന് വരുന്ന പഞ്ചായത്ത് യോഗത്തില്‍ ധനകാര്യ സ്റ്റാന്‍റിംഗ് കമ്മിറ്റി അദ്ധ്യക്ഷന്‍ സമര്‍പ്പിക്കേണ്ടതാണ് (2011 ലെ കേരള പഞ്ചായത്ത് രാജ് (അക്കൗണ്ട്സ്) ചട്ടങ്ങളിലെ 60 ാം ചട്ടം).

തയ്യാറാക്കി സൂക്ഷിക്കേണ്ട മാസാന്ത്യ റിപ്പോര്‍ട്ടുകള്‍ :-

ഓരോ മാസാന്ത്യത്തിലും താഴെ പറയുന്നവയുടെ പ്രന്‍റ് ഔട്ട് എടുത്ത് സൂക്ഷിക്കേണ്ടതാണ്.

1. ബാങ്ക് റിക്കണ്‍സിലിയേഷന്‍ സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റുകള്‍
2. ട്രയല്‍ ബാലന്‍സ്
3. ഇന്‍കം & എക്സ്പെന്‍ഡിച്ചര്‍ സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റ്
4. റസീറ്റ് &  പേയ്മെന്‍റ് സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റ്
5. ബാലന്‍സ് ഷീറ്റ്

ആസ്തികള്‍ക്കുള്ള ഡിപ്രീസിയേഷന്‍ രേഖപ്പെടുത്തുന്ന രീതി

കെട്ടിടങ്ങള്‍ ‍, റോഡുകള്‍ ‍, ജംഗമ വസ്തുക്കള്‍ തുടങ്ങിയ ആസ്തികള്‍ക്കുള്ള ഡിപ്രീസിയേഷന്‍ വര്‍ഷാന്ത്യത്തില്‍ രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതുണ്ട്. എല്ലാ വിവരങ്ങളും രേഖപ്പെടുത്തി സചിത്ര ആപ്ലിക്കേഷന്‍ തയ്യാറായിക്കഴിഞ്ഞാല്‍ ഡിപ്രീസിയേഷന്‍ തുകകള്‍ അവിടെ നിന്ന് ലഭിക്കും. അതുവരെ സാംഖ്യയില്‍ തന്നെ ഡിപ്രീസിയേഷന്‍ കണക്കാക്കണം. കെട്ടിടങ്ങള്‍ക്ക് ഡിപ്രീസിയേഷന്‍ രണ്ട് ശതമാനമാണ്. ഇവിടെ കെട്ടിടങ്ങള്‍ എന്ന ആസ്തി എട്ട്  ലക്ഷം ആയതിനാല്‍ ഡിപ്രീസിയേഷന്‍ തുക 16000 രൂപയായിരിക്കും. ഇത് ജേണല്‍ വൗച്ചര്‍ വഴി രേഖപ്പെടുത്തണം. ജേണല്‍ വൗച്ചര്‍ സെലക്ട് ചെയ്ത് ഫണ്ട്, ഫങ്ഷന്‍, ഫങ്ഷനറി, ഡെബിറ്റ് അക്കൗണ്ട് ഹെഡ് എന്നിവ തെരഞ്ഞെടുക്കുക. ഡെബിറ്റ് എന്ന റേഡിയോ ബട്ടന്‍ തെരഞ്ഞെടുക്കുക. താഴെ ക്രെഡിറ്റ് അക്കൗണ്ട് ഹെഡ് സെലക്ട് ചെയ്യുക. തുക ടൈപ്പ് ചെയ്ത് സേവ് ബട്ടന്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക (ചിത്രം 139).

ഓഡിറ്റ് സര്‍ട്ടിഫിക്കറ്റ്

വാര്‍ഷിക ധനകാര്യ പത്രികകളുടെ ഓഡിറ്റ് പൂര്‍ത്തിയാക്കി അടുത്തവര്‍ഷം ഒക്ടോബര്‍ 31 ാം തീയതിക്ക് മുമ്പായി ഓഡിറ്റര്‍ ഓഡിറ്റ് സര്‍ട്ടിഫിക്കറ്റ് പുറപ്പെടുവിക്കേണ്ടതാണെന്ന് അക്കൗണ്ട്സ് ചട്ടങ്ങളുടെ 64 ാം ചട്ടം അനുശാസിക്കുന്നു.

കിട്ടാനുള്ളവയില്‍ സംശയാസ്പദമായവയ്ക്ക് പ്രൊവിഷന്‍

പിരിഞ്ഞു കിട്ടാനുള്ള തുകകള്‍ക്ക്, അവ ലഭിക്കാനുള്ള സാധ്യത മങ്ങിപ്പോകുന്നതിന്‍റെ അടിസ്ഥാനത്തില്‍, പ്രൊവിഷന്‍ വയ്ക്കേണ്ടതുണ്ട്.

ഓപ്പണിങ്ങ് ബാലന്‍സ് പ്രകാരം വസ്തു നികുതി കുടിശ്ശിക 1,30,000 രൂപയാണ്. വര്‍ഷാന്ത്യത്തില്‍ സഞ്ചയ ആപ്ലിക്കേഷനിലോ മാന്വല്‍ ഡിമാന്‍ഡ് രജിസ്റ്ററിലോ ഉള്ള വിവരങ്ങള്‍ പ്രകാരം ഈ തുകയുടെ കാലപ്പഴക്കം താഴെ ചേര്‍ക്കുന്നു.

ഇതില്‍ ഈ വര്‍ഷത്തെ പ്രൊവിഷനായ 7500 രൂപയ്ക്കുള്ള ജേണല്‍ എന്‍ട്രി അക്കൗണ്ടന്‍റ് രേഖപ്പെടുത്തണം. ട്രാന്‍സാക്ഷന്‍സ് മെനുവില്‍ നിന്നും ജേണല്‍ വൗച്ചര്‍ സെലക്ട് ചെയ്ത് ഫണ്ട്, ഫങ്ഷന്‍, ഫങ്ഷനറി, അക്കൗണ്ട് ഹെഡ് എന്നിവ തെരഞ്ഞെടുക്കുക. തുക ടൈപ്പ് ചെയ്ത് കൊടുത്തതിനു ശേഷം സേവ് ബട്ടന്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക

ക്ലോസിംഗ് സ്റ്റോക്ക് എന്‍ട്രി രേഖപ്പെടുത്തല്‍

അക്രൂവല്‍ അടിസ്ഥാനത്തിലുള്ള അക്കൗണ്ടിങ്ങ് ആയതിനാല്‍ സ്റ്റോക്കില്‍ നിന്നുള്ള ഓരോ ഇഷ്യുവിനോടുമൊപ്പം സാംഖ്യയില്‍ ജേണല്‍ എന്‍ട്രി രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്. ഇപ്രകാരം ചെയ്തിട്ടില്ലെങ്കില്‍ വര്‍ഷാന്ത്യത്തില്‍ ഇഷ്യു ചെയ്ത സ്റ്റോക്കിന്‍റെ മൂല്യവും ക്ലോസിംഗ് സ്റ്റോക്കിന്‍റെ മൂല്യവും സാംഖ്യയില്‍ രേഖപ്പെടുത്തണം.ഓപ്പണിംഗ് സ്റ്റോക്ക് 150000 രൂപ; പര്‍ച്ചേസ് ഒന്നുമില്ല; ഈ വര്‍ഷം 130000 രൂപയ്ക്കുള്ള ശുചീകരണ സാമഗ്രികള്‍ ഇഷ്യു ചെയ്തു. ക്ലോസിംഗ് സ്റ്റോക്ക് 20000 രൂപ.ജേണല്‍ വൗച്ചര്‍ സെലക്ട് ചെയ്ത് ഫണ്ട്, ഫങ്ഷന്‍ ഫങ്ഷനറി, അക്കൗണ്ട് ഹെഡ് ഡെബിറ്റ് തെരഞ്ഞെടുക്കുക. തുകകള്‍ ടൈപ്പ് ചെയ്ത് കൊടുത്തതിനു ശേഷം സേവ് ബട്ടന്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക (ചിത്രം 140).

വര്‍ഷാന്ത്യ ഇടപാടുകള്‍

കംപ്ലീഷന്‍ സര്‍ട്ടിഫിക്കറ്റ് ലഭിച്ചതിന്‍റെ അടസ്ഥാനത്തില്‍ കാപ്പിറ്റല്‍ വര്‍ക്ക് ഇന്‍ പ്രോഗ്രസിനെ ഫിക്സ്ഡ് അസറ്റാക്കി മാറ്റല്‍, സ്റ്റോര്‍ കീപ്പറില്‍ നിന്ന് ലഭിച്ച രേഖയുടെ അടിസ്ഥാനത്തില്‍ ക്ലോസിംഗ് സ്റ്റോക്ക് എന്‍ട്രി രേഖപ്പെടുത്തല്‍, ലൈബ്രറിസെസ് തുക അടയ്ക്കല്‍ തുടങ്ങിയവയെല്ലാം വര്‍ഷാവസാന ഇടപാടുകളാണ്.കംപ്ലീഷന്‍ സര്‍ട്ടിഫിക്കറ്റിന്‍റെ അടിസ്ഥാനത്തില്‍ കാപ്പിറ്റല്‍ വര്‍ക്ക് ഇന്‍ പ്രോഗ്രസിനെ അസറ്റാക്കി മാറ്റല്‍നിര്‍വ്വഹണ ഉദ്യോഗസ്ഥരുടെ കൈയില്‍ നിന്ന് ലഭിക്കുന്ന കംപ്ലീഷന്‍ സര്‍ട്ടിഫിക്കറ്റിന്‍റെ അടിസ്ഥാനത്തില്‍ കാപ്പിറ്റല്‍ വര്‍ക്ക് ഇന്‍ പ്രോഗ്രസിനെ അസറ്റാക്കി മാറ്റാനായി അക്കൗണ്ടന്‍റ് ഒരു ജേണല്‍ രേഖപ്പെടുത്തണം. ട്രാന്‍സാക്ഷന്‍സ് മെനുവില്‍ നിന്നും ജേണല്‍ വൗച്ചര്‍ സെലക്ട് ചെയ്ത് ഫണ്ട്, ഫങ്ഷന്‍, ഫങ്ഷനറി, അക്കൗണ്ട് ഹെഡ് എന്നിവ തെരഞ്ഞെടുക്കുക. തുക ടൈപ്പ് ചെയ്ത് കൊടുത്തതിനു ശേഷം സേവ് ബട്ടന്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക (ചിത്രം 138).

വാര്‍ഷിക ധനകാര്യ പത്രികകള്‍

താഴെ പറയുന്നവ ഉള്‍ക്കൊള്ളുന്നതായിരിക്കും വാര്‍ഷിക ധനകാര്യ പത്രികകളെന്ന് 2011 ലെ അക്കൗണ്ട്സ്ചട്ടങ്ങളുടെ 62 ാം ചട്ടത്തില്‍ നിര്‍ദ്ദേശിക്കുന്നു.

1. ബാലന്‍സ് ഷീറ്റ്
2. ഇന്‍കം & എക്സ്പെന്‍ഡിച്ചര്‍് സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റ്
3. കാഷ് ഫ്ളോ സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റ്
4. റസീറ്റ് &  പേയ്മെന്‍റ് സേറ്റ്മെന്‍റ്
5. അക്കൗണ്ടുകളിന്‍മേലുള്ള കുറിപ്പുകള്‍

മേല്‍പ്പറഞ്ഞവയുടെ പ്രിന്‍റ് ഔട്ട് എടുത്ത് സെക്രട്ടറി ഒപ്പിട്ട് ധനകാര്യ സ്റ്റാന്‍റിംഗ് കമ്മിറ്റ്ക്ക സമര്‍പ്പിക്കണം. ഈ പ്രിന്‍റ് ഔട്ട് പഞ്ചായത്ത് അംഗീകരിച്ച് അടുത്ത വര്‍ഷം മേയ് മാസം 15 ാം തീയതിക്കകം ഓഡിറ്റര്‍ക്ക് അയച്ചു കൊടുക്കേണ്ടതാണ് (2011 ലെ അക്കൗണ്ട്സ് ചട്ടങ്ങള്‍: 62((6)ാം ചട്ടം).

വാര്‍ഷിക റിപ്പോര്‍ട്ട്

ആക്റ്റിന്‍റെ 215 ാം വകുപ്പിന്‍റെ 15 ാം വകുപ്പില്‍ പ്രതിപാദിച്ചിട്ടുള്ള വാര്‍ഷിക റിപ്പോര്‍ട്ട് താഴെ പറയുന്നവ ഉള്‍ക്കൊള്ളുന്നതാണെന്ന് 2011 ലെ അക്കൗണ്ട്സ് ചട്ടങ്ങളുടെ 65 ാം ചട്ടം അനുശാസിക്കുന്നു.
(എ) വാര്‍ഷിക ധനകാര്യ പത്രികകള്‍

1. ബാലന്‍സ് ഷീറ്റ്
2. ഇന്‍കം & എക്സ്പെന്‍ഡിച്ചര്‍് സേറ്റ്മെന്‍റ്
3. കാഷ് ഫ്ളോ സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റ്
4. റസീറ്റ് & പേയ്മെന്‍റ് സേറ്റ്മെന്‍റ്
5. അക്കൗണ്ടുകളിന്‍മേലുള്ള കുറിപ്പുകള്‍
6. ബജറ്റ് വ്യതിയാനം
7. ഓഡിറ്റ് സര്‍ട്ടിഫിക്കറ്റ്
8. ഓഡിറ്റ് സര്‍ട്ടിഫിക്കറ്റിന്‍മേലുള്ള നടപടി പത്രിക

മുകളില്‍ (a) യില്‍ പ്രതിപാദിച്ചിട്ടുള്ള വാര്‍ഷിക ധനകാര്യ പത്രികകള്‍ സാംഖ്യയില്‍ നിന്നുള്ള പ്രിന്‍റ് ഔട്ട് ആയിരിക്കും. അടുത്ത വര്‍ഷം നവംബര്‍ 10 ാം തീയതിക്കകം സെക്രട്ടറി വാര്‍ഷിക റിപ്പോര്‍ട്ട് പ്രസിദ്ധീകരിക്കേണ്ടതാണ്.

കടപ്പാട്-http://www.help.ikm.in/book