ഗ്രാമസഭ
ഗ്രാമസഭ
ഗ്രാമസഭ / വാർഡ്‌സഭ
ഗ്രാമസഭ എന്നാല്‍
ഒരു പഞ്ചായത്തിന്റെ ഓരോ നിയോജക മണ്ഡലവും (വാര്‍ഡ്‌) ഒരു നിയോജക മണ്ഡലത്തിലെയും വോട്ടര്‍ പട്ടികയില്‍ പേരുള്ള എല്ലാവരും ഉള്‍പ്പെടുന്നതാണ് ഈ നിയോജക മണ്ഡലത്തിലെ ഗ്രാമസഭ.
വാര്‍ഡു സഭ എന്നാല്‍
ഒരു മുനിസിപ്പാലിറ്റിയിലെ ഓരോ വാര്‍ഡിലെയും വോട്ടര്‍പ്പട്ടികയില്‍ പേരുള്ള എല്ലാവരും ഉള്‍പ്പെടുന്നതാണ് ആ വാര്‍ഡിന്റെ വാര്‍ഡുസഭ.
വാര്‍ഡ്‌ കമ്മിറ്റി എന്നാല്‍
ഒരു ലക്ഷത്തില്‍ കൂടുതല്‍ ജനസംഖ്യയുള്ള മുനിസിപ്പാലിറ്റികളില്‍ വാര്‍ഡുസഭക്ക് പുറമേ മുനിസിപ്പാലി നിയമത്തിലെ 43 –ആം വകുപ്പ് പ്രകാരം ഓരോ വാര്‍ഡിലും രൂപികരിക്കുന്ന കമ്മിറ്റി. (വികസന പദ്ധധികള്‍ നിര്‍ദ്ദേശിക്കുന്ന സംഗതികളും വാര്‍ഡ്‌സഭയുടെ അതെ അധികാരങ്ങളും ചുമതലകളും വാര്‍ഡ്‌കമ്മറ്റിക്ക് ഉണ്ടായിരിക്കുനതാണ്.)
ഗ്രാമസഭ / വാര്‍ഡ്‌സഭാ മെമ്പര്‍ ആരാണ്?
ഒരു പഞ്ചായത്തിലെ ഒരു വാര്‍ഡിലെ വോട്ടര്‍ ആ വാര്‍ഡിലെ ഗ്രാമസഭയിലെ മെമ്പരാണ്. അതുപോലെ മുനിസിപ്പാലിറ്റിയിലെ ഒരു വാര്‍ഡിലെ വോട്ടര്‍ ആ വാര്‍ഡ്‌സഭയിലെ മെമ്പര്‍ആണ്.
ഗ്രാമസഭയുടെ/ വാര്‍ഡുസഭയുടെ കണ്‍വീനര്‍
വാര്‍ഡ്‌മെമ്പര്‍മാര്‍ ഗ്രാമസഭകളുടെയും വാര്‍ഡു കൌണസിലര്‍മാര്‍ വാര്‍ഡുസഭകളുടെയും കണ്‍വീനര്മാരാണ്. എന്നാല്‍ ഒരു കണ്‍വീനര്‍ക്ക് തന്റെ കടമകള്‍ നിര്‍വഹിക്കാന്‍ കഴിയാത്ത സാഹചര്യം വന്നാല്‍ തദേശഭരണ സ്ഥാപനത്തിന്റെ ആദ്ധ്യക്ഷന് തൊട്ടടുത്തുള്ള ഒരു വാര്‍ഡിലെ അംഗത്തെ ആ വാര്‍ഡിലെ കണ്‍വീനറായി നിയമിക്കാവുന്നതാണ്.
അദ്ധ്യക്ഷന്‍
ഗ്രാമസഭാ യോഗത്തില്‍ പ്രസിഡന്റ്‌/വാര്‍ഡ്‌സഭാ യോഗത്തില്‍ ചെയര്‍പേഴ്സന്‍ ആണ് ആദ്ധ്യക്ഷത വഹിക്കേണ്ടത്‌. ഗ്രാമപഞ്ചായത്തുകളില്‍ പ്രസിഡണ്ടിന്റെ അസാന്നിദ്ധ്യത്തില്‍ വൈസ് പ്രസിഡന്റോ രണ്ടുപേരുടെയും അസാന്യദ്ധ്യത്തില്‍ കണ്‍വീനറോ അദ്ധ്യക്ഷത വഹിക്കണം. അതുപോലെ മുനിസിപ്പാലിറ്റികളില്‍ ചെയര്പെഴ്സന്റെ അസാന്യദ്ധ്യത്തില്‍ ഡെപ്യുട്ടി ചെയര്പെഴ്സണോ അല്ലെങ്കില്‍ ചെയര്‍പേഴ്സന്‍ നിര്‍ദേശിക്കുന്ന സ്റ്റാന്റിംഗ് കമ്മിറ്റി ചെയര്‍മാനോ അവരുടെ അസാന്നിദ്ധ്യത്തില്‍ കണ്‍വീനറോ അദ്ധ്യക്ഷത വഹിക്കണം.
ഗ്രാമസഭാ/വാര്‍ഡ്‌സഭാ യോഗങ്ങള്‍
കുറഞ്ഞത് മൂന്നുമാസത്തില്‍ ഒരിക്കല്‍ എങ്കിലും നിശ്ചയിക്കുന്ന സ്ഥലത്ത് യോഗം ചേരണം.
യോഗം വിളിക്കല്‍
യോഗങ്ങള്‍ വിളിച്ചു ചേര്‍ക്കേണ്ട ഉത്തരവാദിത്തം കണ്‍വീനര്‍ കൂടിയായ വാര്‍ഡ്‌ അംഗത്തില്‍ നിക്ഷിപ്താമാണ്.
യോഗം അറിയിപ്പ് നല്‍കല്‍
ഗ്രാമസഭയില്‍/വാര്‍ഡ്‌സഭയില്‍ അംഗങ്ങലയിട്ടുള്ള മുഴുവന്‍ പേര്‍ക്കും
യോഗം അറിയിപ്പ് നല്‍കേണ്ടതാണ്. കൂടാതെ ഒരു ഗ്രാമസഭാ യോഗത്തിലേക്ക് ഗ്രാമസഭ ഉള്‍ക്കൊള്ളുന്ന പ്രദേശത്തെ പ്രതിനിധീകരിക്കുന്ന ബ്ലോക്ക്‌ - ജില്ല പഞ്ചായത്ത് മെമ്പര്മാരെയും എം.എല്‍.എ, എം.പി. എന്നിവരെയും കണ്‍വീനര്‍ കാണേണ്ടതാണ്.
ക്വാറം
ഗ്രാമസഭയുടെ/വാര്‍ഡ്‌സഭയുടെ ക്വാറംആകെ വോട്ട്രമാരുടെ 10 ശതമാനം ആണ്. എന്നാല്‍ ക്വാറം തികയാതെ മാറ്റി വെച്ച് വീണ്ടും ചേരുമ്പോള്‍ അപ്രകാരമുള്ള യോഗത്തിന്റെ ക്വാറം 50 ആയിരിക്കുന്നതാണ്.
പ്രേത്യേക യോഗം വിളിക്കാന് ആവശ്യപ്പെടുന്നതിനു വോട്ടര്‍മാര്‍ക്കുള്ള അവകാശം
ഒരു വാര്‍ഡിലെ വോട്ടര്‍മാരില്‍ 10 ശതമാനത്തില്‍ കുറയാതെ എണ്ണം വോട്ടര്‍മാര്‍ രേഖാമൂലം ആവശ്യപെട്ടാല്‍ ഗ്രാമസഭയുടെ ഒരു പ്രത്യേക യോഗം 15 ദിവസിത്തിനകം കണ്‍വീനര്‍ വിളിചു കൂട്ടെണ്ടാതാണ്.
കോ-ഓര്‍ഡിനേറ്റെര്‍
ഗ്രാമപഞ്ചായത്ത്/മുനിസിപ്പാലിറ്റി തീരുമാനിക്കുന്ന ഒരു ഉദ്യോഗസ്ഥന്‍ ഗ്രാമസഭയുടെ/വാര്‍ഡ്‌സഭയുടെ കോ-ഓര്‍ഡിനേറ്ററായി പ്രേവര്‍ത്തിക്കേണ്ടതാണ്. ഗ്രാമസഭയുമായി/വാര്‍ഡ്‌സഭയുമായി ബെന്ധപ്പെട്ട എല്ലാ പ്രവര്‍ത്തനങ്ങളിലും കണ്‍വീനരെ കോ-ഓര്‍ഡിനേറ്റര്‍ സഹായിക്കെണ്ടതാണ്.
ഫെസിലിറ്റെറ്റര്‍
ഗ്രാമസഭാ/വാര്‍ഡ്‌സഭാ നടത്തിപ്പ് കാര്യക്ഷമമാക്കുന്നതിന് വേണ്ടി വാര്‍ഡില്‍ നിന്നും ഫെസിലിറ്റെറ്റര്‍മാരെ കണ്ടെത്തി ചുമതല നല്‍കേണ്ടതാണ്. വിഷയാവതരണം നടത്തുന്നതിനു, ഗ്രൂപ്പ്‌ ചര്‍ച്ചകള്‍ക്ക് നേതൃത്വം നല്‍കുന്നതിനു, സംഘാടനത്തില്‍ എല്ലാം ഇവരുടെ സേവനം ഉപയോഗപ്പെടുതവുന്നത് ആണ്.
മിനിട്സ്,തീരുമാനങ്ങള്
ഗ്രാമാസഭാ/വാര്‍ഡ്‌സഭാ യോഗത്തിന്റെ മിനിട്സും തീരുമാനങ്ങളും യോഗസ്ഥലത്ത് വെച്ച് തന്നെ കോ-ഓര്‍ഡിനേറ്റര്‍ എഴുതി പൂര്‍ത്തീകരിക്കെണ്ടതും തീരുമാനങ്ങള് യോഗവസാനം അംഗങ്ങളെ വായിച്ചു കേള്‍പ്പിക്കെണ്ടതുമാണ്.
സബ്കമ്മിറ്റികള്‍
ഗ്രാമസഭകള്‍ക്ക്/ വാര്‍ഡ്‌സഭകള്‍ക്ക് എതെങ്കിലും പദ്ധതിയോ നയമോ തീരുമാനമോ പോതുവയോ പ്രത്യേകമായോ നടപ്പാക്കുനത്തില്‍ അതിനെ സഹായിക്കുന്നതിലേക്കും അതിന്റെ അവകാശങ്ങളും ചുമതലകളും അഭിവൃദ്ധിപ്പെടുത്തുന്നതിലെക്കുമായി 10ല്‍ കുറയാത്ത അംഗങ്ങള്‍ ഒരു സബ്കമ്മിറ്റി രൂപീകരിക്കവുന്നതാണ്.
ചോദ്യങ്ങള്‍, നിര്‍ധ്ധേശങ്ങള്‍
ഗ്രാമസഭയില്‍/വാര്‍ഡ്‌സഭയില്‍ പരിഗണിക്കേണ്ട ചോദ്യങ്ങള്‍, നിര്‍ദ്ധെശങ്ങള്‍ എന്നിവ യോഗത്തിന് മുമ്പോ യോഗം നടക്കുമ്പോഴോ എഴുതി സമര്‍പ്പിക്കുവാന്‍ അങ്ങങ്ങള്‍ക്ക് അവാകാശമുണ്ടായിരിക്കുന്നതാണ്.
പ്രമേയങ്ങള്‍
ഗ്രാമസഭയുടെ/വാര്‍ഡ്‌സഭയുടെ അധികാരപരിധില്‍പ്പെട്ട ഏതു പ്രശ്നത്തെ കുറിച്ചും അതിന്റെ യോഗതില്‍ ഭൂരിപക്ഷാടിസ്ഥാനത്തില്‍ പ്രമേയം പാസ്സാക്കാവുന്നതാണ്.
ഉദ്ധ്യോഗസ്തരുടെ പങ്കാളിത്തം
പ്രസിഡണ്ട്/ചെയര്‍പേഴ്സന്‍ ആവശ്യപ്പെടുന്നതനുസരിച്ചു തദ്ദേശഭരണസ്ഥാപന ഓഫീസിലേക്കും തദ്ദേശഭരണ സ്ഥാപനത്തിന്റെ നിയന്ത്രണത്തില്‍ ഉള്ള മറ്റു സ്ഥാങ്ങളിലെക്കും ഏതൊരു ഉദ്യോഗസ്ഥനും ഗ്രാമസഭയുടെ/വാര്‍ഡ്‌സഭയുടെ യോഗത്തില്‍ പങ്കെടുക്കേണ്ടതാണ്.
ഗ്രാമസഭാ/വാര്‍ഡ്‌സഭാ യോഗവും മെമ്പറുടെ അയോഗ്യതയും
താന്‍ കണ്‍വീനരയിരിക്കുന്ന ഗ്രാമസഭയുടെ/വാര്‍ഡ്‌സഭയുടെ യോഗം മൂന്നു മാസത്തില്‍ ഒരിക്കല്‍ വിളിച്ചുകൂട്ടുന്നതില്‍ മൂന്ന്‍ തവണ തുടര്‍ച്ചയായി വീഴ്ച വരുത്തിയാല്‍ ആ വാര്‍ഡ്‌ മെമ്പറുടെ/കൌണ്‍സിലറുടെ സ്ഥാനം നഷ്ടപ്പെടുന്നതാണ് .
ഗ്രാമസഭാ തീരുമാനങ്ങളും പഞ്ചായത്തുകളും
ഗ്രാമസഭയുടെ ശുപാര്‍ശകള്‍ക്കും നിര്‍ദേശങ്ങള്കും ഗ്രാമ-ബ്ലോക്ക്‌-ജില്ലാപഞ്ചായത്തുകള്‍ അര്‍ഹമായ പരിഗണന നല്‍കേണ്ടതാണ്.
തീരുമാനങ്ങള് നടപ്പാക്കാതിരുന്നാല്ഗ്രാമസഭയുടെ/വാര്‍ഡ്‌സഭയുടെ/വാര്‍ഡ്‌കമ്മിറ്റിയുടെ ഏതെങ്കിലും തീരുമാനങ്ങള് നടപ്പാക്കാതിരുന്നാല്‍ അതിനുള്ള കാരണം ഗ്രാമസഭയെ /വാര്‍ഡ്‌സഭയെ/വാര്‍ഡ്‌കമ്മിറ്റിയെ അറിയിക്കാന്‍ തദ്ദേശഭരണ സ്ഥാപനം ബാദ്ധ്യസ്ഥനാണ്.
ഗ്രാമസഭയുടെ/ വാര്‍ഡ്‌സഭയുടെ അധികാരങ്ങള്‍, അവകാശങ്ങള്‍, ഉത്തരവാദിത്തങ്ങള്‍
പദ്ധധി ആസൂത്രണം, നിര്‍വഹണം എന്നിവയുംയി ബന്ധപ്പെട്ടവ
- ഗ്രാമപഞ്ചായത്ത്/മുന്‍സിപ്പാലിറ്റി നടപ്പാക്കേണ്ട പദ്ധധികളുടെയും വികസന പരിപാടികളുടെയും നിര്‍ദേശങ്ങള്‍ തയ്യാറാക്കുക, (ഏതു പ്രോജകറ്റ് വേണം, എവിടെ തുടങ്ങണം തുടങ്ങിയവ) അവരുടെ മുന്‍ഗണന നിശ്ചയിക്കുക. പദ്ധതിയില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തുന്ന പ്രോജകറ്റുകള്‍ ഗ്രാമസഭ/വാര്‍ഡ്‌സഭ അംഗീകരിച്ചവയാവണം.
- നടപ്പാക്കുന്ന വികസന-സേവന-ക്ഷേമ പദ്ധതികളുടെ നിര്‍വഹണം നിരീക്ഷിക്കുക, വിലയിരുത്തുക കര്യക്ഷേമത ഉറപ്പാക്കുക.
- മഹാത്മാഗാന്ധി ദേശീയ ഗ്രാമീണ തൊഴില്‍ ഉറപ്പു പദ്ധതിയുടെ കര്‍മപദ്ധതി നീര്ത്ത്ടാധിഷ്ടിത വികാസന മാസ്റ്റര്‍ പ്ലാന്‍ എന്നിവ (ഗ്രാമസഭ) അംഗീകരിക്കുക.
പൊതുസൌകര്യ പദ്ധതികളുമായി ബന്ധപ്പെട്ടവ
തെരുവുവിളക്കുകള്‍, പോതുവാട്ടര്‍ ടാപ്പുകള്‍, പൊതുകിണറുകള്‍, പൊതുസാനിറ്റേഷന്‍ യൂണിറ്റുകള്‍, ജലസേചന സൌകര്യങ്ങള്‍, മറ്റു പൊതു സൌകര്യ പദ്ധതികള്‍ എന്നിവ എവിടെ സ്ഥാപിക്കണമെന്ന് നിര്‍ദേശിക്കുക.
മരാമത്ത് പണികളുമായി ബന്ധപ്പെട്ടവ- ഗ്രാമസഭ/വാര്‍ഡ്‌സഭയുടെ പ്രദേശത്ത് നടപ്പാക്കിയതോ നടപ്പക്കാന് ഉദ്ദേശിക്കുന്നത് ആയ പ്രവര്‍ത്തികളുടെ എസ്സ്റ്റിമേറ്റ്, അതിന്റെ സാമഗ്രികളുടെ ചെലവിന്റെ വിശദാംശങ്ങള്‍ തുടങ്ങിയവ അറിയുക (വിശദാംശങ്ങള്‍ ഗ്രാമസഭയില്‍/വാര്‍ഡ്‌സഭയില്‍ വിതരണം ചെയ്യേണ്ടതാണ്.)
- വികസന പരിപാടികള്‍ ഏറ്റെടുത്ത് നടത്തുന്ന ഗുണഭോക്തൃകമ്മിറ്റികളെ നിരീക്ഷിക്കുകയും സഹായിക്കുകയും ചെയ്യുക.
- പ്രദേശത്ത് നടപ്പക്കാന് ഉദ്ദേശിക്കുന്ന പണികളെ സംബന്ധിച്ച വിശദമായ എസ്റ്റിമേറ്റുകളുടെവിവരങ്ങള്‍ ശേഖരിക്കുക.
ഗുണഭോക്താക്കളുടെ അര്‍ഹാതാ പരിശോധനയും തിരഞ്ഞെടുപ്പും
- പെന്‍ഷന്‍, സബ്സിഡി പോലുള്ള വിവിധതരം ക്ഷേമ സഹായങ്ങള്‍ ലഭിക്കുനവരുടെ അര്‍ഹത പരിശോധിക്കുക. (ഗുണഭോക്താക്കളെ തിരഞ്ഞെടുക്കെണ്ടിവരുമ്പോള്‍ അതിനുള്ള അര്‍ഹതയുടെയും മുന്‍ഗണനയുടെയും മാനദണ്ടങ്ങള്‍ എന്തൊക്കെയാണെന്ന് മുന്‍കൂട്ടി പരസ്യപ്പെടുത്തെണ്ടതും ഗ്രാമസഭ/വാര്‍ഡ്‌സഭയെ അറിയിക്കേണ്ടതുമാണ്.)
- അപേക്ഷകള്‍ സ്വീകരിക്കുകയും അന്വേഷണം നടത്തുകയും ചെയ്ത ശേഷം അപേക്ഷകരുടെ കരടു മുന്‍ഗണന ലിസ്റ്റ് ഗ്രാമസഭയില്‍/വാര്‍ഡ്‌സഭയില്‍ നല്‍കേണ്ടതും അപേക്ഷകരെ കൂടി പങ്കെടുപ്പിച്ചു കൊണ്ട് അവിടെ വെച്ച് സൂക്ഷ്മ പരിശോധന നടത്തേണ്ടതും അതിനു ശേഷം അര്‍ഹരായ ഗുനഭോക്തക്കളുടെ മുന്‍ഗണനാ ലിസ്റ്റ് അന്തിമമായി തയ്യാറാക്കി ഗ്രാമപഞ്ചായത്തിന്/മുനിസിപ്പാലിറ്റിക്ക് ഗ്രാമസഭ/വാര്‍ഡ്‌സഭ സമര്‍പ്പിക്കേണ്ടതുമാണ്. (ഗ്രാമസഭ/വാര്‍ഡ്‌സഭ അംഗീകരിച്ച മുന്‍ഗണനാ ക്രെമം തദ്ദേശഭരണ സ്ഥാപനം മാറ്റം വരുത്തുവാന്‍ പാടില്ല)
- ഗ്രാമപഞ്ചായത്/നഗരസഭ നടപ്പിലാക്കുന്ന പദ്ധതികളുടെ മാത്രമല്ല, മറ്റു പഞ്ചായത്തുകളോ (ബ്ലോക്ക്‌/ജില്ലാ പഞ്ചായത്തുകള്‍) മറ്റു വകുപ്പുകളോ നടപ്പാക്കുന്ന പദ്ധതികളുടേയും ഗുണഭോക്താക്കളെ മുന്‍ഗണനാ ക്രമത്തില്‍ തെരഞ്ഞെടുക്കേണ്ടത് ഗ്രാമസഭ/വാര്‍ഡ്‌സഭയാണ്.
- ബി.പി.എല്‍. കുടുംബങ്ങള്‍, ആശ്രയ ഗുണഭോക്താക്കള്‍ പൊതു വിതരണ സംവിധാനത്തില്‍ പ്രത്യേക ആനുകൂല്യം ലഭിക്കുന്നവര്‍, ക്ഷേമ പെന്‍ഷനുകള്‍, തൊഴിലില്ലായ്മ വേതനം എന്നിവ ലഭിക്കുന്നവര്‍ വികസന പദ്ധതികളുടെ ഗുണഭോക്താക്കളായി തെരഞ്ഞെടുക്കപ്പെട്ടവര്‍ എന്നിവര്‍ ആരോക്കെയാണെന്ന വിവരം (അങ്ങനെയുള്ളവരുടെ ലിസ്റ്റ്) ഗ്രാമസഭയില്‍/വാര്‍ഡ്‌സഭയില്‍ വിതരണം ചെയ്യേണ്ടതാണ്.
- അര്‍ഹര്‍ക്ക് ആനുക്കൂല്യം ലഭിക്കുന്നുണ്ടെന്നും അനര്‍ഹര്‍ക്ക് ലഭിക്കുന്നില്ലയെന്നും ഉറപ്പുവരുത്തുക.
ഉദ്യോഗസ്ഥരുടെ പ്രവര്‍ത്തനം സംബന്ധിച്ച്
1.പ്രസിഡണ്ട്/ചെയര്‍പേഴ്സണ്‍ ആവശ്യപ്പെടുന്നതിനനുസരിച്ചു ഗ്രാമപഞ്ചായത്തിന്റെ/മുന്‍സിപ്പാലിറ്റിയുടെ നിയന്ത്രണത്തിലുള്ള ഉദ്യോഗസ്ഥര്‍ ഗ്രാമസഭാ/വാര്‍ഡ്‌സഭാ യോഗങ്ങളില്‍ പങ്കെടുക്കണം.
2. തദ്ദേശഭരണ സ്ഥാപനം നിയോഗിക്കുന്ന ഉദ്യോഗസ്ഥന്‍ കൊ.ഓര്‍ഡിനേറ്ററായി പ്രവര്‍ത്തിക്കണം.
3. ഉദ്യോഗസ്ഥര്‍ ഗ്രാമസഭ/വാര്‍ഡ്‌സഭ യോഗങ്ങളില്‍ പങ്കെടുത്ത്, നടത്തിവരുന്ന പ്രവര്‍ത്തനങ്ങളും അടുത്ത 3 മാസങ്ങളില്‍ ചെയ്യാനുദ്ധെശിക്കുന്ന പ്രവര്‍ത്തനങ്ങളും സംബന്ധിച്ച വിവരങ്ങള്‍ ലഭ്യമാക്കണം.
വരവ് ചെലവ് കണക്ക് സംബന്ധിച്ച്
1. മുന്‍വര്‍ഷത്തെ വികസന പരിപാടികളും നടപ്പുവര്‍ഷത്തില്‍ ഏറ്റെടുക്കാന്‍ ഉദ്ദേശിക്കുന്ന വികസന പരിപാടികളും അതിനു വേണ്ടി വരുന്ന ചെലവും ഓരോ വര്‍ഷത്തെയും ആദ്യ ഗ്രാമസഭയില്‍/വാര്‍ഡ്‌സഭയില്‍ അവതരിപ്പിച്ച് ചര്‍ച്ച ചെയ്യണം. കൂടാതെ മുന്‍വര്‍ഷത്തെ ഭരണ നിര്‍വഹകണ റിപ്പോര്‍ട്ടും അവതരിപ്പിക്കണം.
2. ബജറ്റില്‍ വകയിരുത്തിയിട്ടുള്ള തുക, പദ്ധതി വിഹിതത്തിന്റെ വിശദാംശങ്ങള്‍, ഫണ്ടുകളുടെ ഇനം തിരിച്ചുള്ള കണക്കുകള്‍ എന്നിവ ഗ്രാമസഭയില്‍/വാര്‍ഡ്‌സഭയില്‍ അവതരിപ്പിക്കണം.
ഓഡിറ്റ് സംബന്ധിച്ച്
1. ലോക്കല്‍ ഫണ്ട് ഓഡിറ്റ് റിപ്പോര്‍ട്ട് , പെര്‍ഫോര്‍മന്‍സ് ഓഡിറ്റ് റിപ്പോര്‍ട്ട് എന്നിവ ഗ്രാമസഭ/വാര്‍ഡ്‌സഭയില്‍ അവതരിപ്പിച്ച് ചര്‍ച്ച ചെയ്യേണ്ടതും അഭിപ്രായങ്ങളും ശുപാര്‍ശകളും നിര്‍ദ്ദേശങ്ങളും ഗ്രാമപഞ്ചായത്തിനെ/മുന്‍സിപ്പാലിറ്റിയെ അറിയിക്കേണ്ടതുമാണ്.
2. വികസന – ക്ഷേമ പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ സംബന്ധിച്ച് ഗ്രാമസഭയ്ക്ക്/വാര്‍ഡ്‌സഭക്ക് സോഷ്യല്‍ ഓഡിറ്റ് നടത്താവുന്നതാണ്. അതിനായി ഒരു സോഷ്യല്‍ ഓഡിറ്റ് ടീമിനെ നിശ്ചയിക്കവുന്നതുമാണ്. സോഷ്യല്‍ ഓഡിറ്റ് ടീം സ്വന്തം നിലക്ക് ഓഡിറ്റ് നടത്തി റിപ്പോര്‍ട്ട് ഗ്രാമസഭയില്‍/വാര്‍ഡ്‌സഭയില്‍ വെക്കേണ്ടതും അത് ചര്‍ച്ച ചെയ്ത് നിര്‍ദ്ദേശങ്ങള്‍ തദ്ദേശഭരണ സ്ഥാപനത്തിന് നല്‍കേണ്ടതുമാണ്‌.
ഗ്രാമസഭ/വാര്‍ഡ്‌സഭ തീരുമാനങ്ങളുമായി ബന്ധപ്പെട്ടവ
1. ഗ്രാമസഭയുടെ/വാര്‍ഡ്‌സഭയുടെ പ്രദേശത്തെ സംബന്ധിച്ച് ഗ്രാമപഞ്ചായത്/മുന്‍സിപ്പാലിറ്റി എടുത്തിട്ടുള്ള ഓരോ തീരുമാനത്തിന്റെയും യുക്തി അറിയുക.
2. ഗ്രാമസഭയുടെ/വാര്‍ഡ്‌സഭയുടെ തീരുമാനങ്ങള് സംബന്ധിച്ച് എടുത്തിട്ടുള്ള തുടര്നടപടികളെ കുറിച്ചും ഏതെങ്കിലും തീരുമാനം നടപ്പിലാക്കിയിട്ടില്ലെങ്കില്‍ അതിന്റെ കാരണങ്ങളെ കുറിച്ചും അറിയുക. (അറിയിക്കുക എന്നുള്ളത് തദ്ദേശഭരണ സ്ഥാപനത്തിന്റെ ചുമതലയാണ്.)
പൊതുവായവ
1. ശുചിത്വം, പരിസ്ഥിതി സംരക്ഷണം, മലിനീകരണ നിയന്ത്രണം സംബന്ധിച്ച് അറിവ് പകരുന്നതിനു പദ്ധതികള്‍ ആവിഷ്കരിക്കുക.
2. അഴിമതി, വ്യജവും കൃത്രിമവുമായ ഇടപാടുകള്‍ എന്നിവയ്ക്കെതിരെ സംരക്ഷണം നല്‍കുക.
3. വിവിധ വിഭാഗങ്ങള്‍ക്കിടയില്‍ സൌഹാര്‍ദവും ഐക്യവും വളര്‍ത്തുക, കലാ-കായിക മേളകള്‍ സംഘടിപ്പിക്കുക.
4. ശുചീകരണ പ്രവര്‍ത്തനങ്ങളില്‍ ജീവനക്കരോടൊപ്പം സഹകരിച്ച് സന്നദ്ധ സേവനം നല്‍കുക.
5. ശുദ്ധജല വിതരണം, തെരുവ് വിളക്ക് കത്തിക്കല്‍ എന്നിവയിലെ പോരായ്മകള്‍ കണ്ടെത്തുകയും പരിഹാരങ്ങള്‍ നിര്‍ദ്ദേശിക്കുകയും ചെയ്യുക, പി.ടി.എ. പ്രവര്തനങ്ങളില്‍ സഹായിക്കുക.
6. പൊതുജനാരോഗ്യ പ്രവര്‍ത്തനങ്ങളില്‍ സഹായിക്കുക.
7. പഞ്ചായത്തിന്റെ/മുന്‍സിപ്പാലിറ്റിയുടെ ധനാഗമാമാര്‍ഗങ്ങള്‍ വര്‍ദ്ധിപ്പിക്കുന്നതിനായി വിഭവസമാഹരണം നടത്തുക.
ഗ്രാമസഭ/വാര്‍ഡ്‌സഭ – സംഘാടനം, നടത്തിപ്പ്
ഗ്രാമസഭയുടെ/വാര്‍ഡ്‌സഭയുടെ സംഘാടനവും,നടത്തിപ്പും കാര്യക്ഷമമാക്കുന്നതിന് വേണ്ടി താഴെ പറയുന്ന കാര്യങ്ങള്‍ പ്രത്യേകം ശ്രേദ്ധിക്കെണ്ടാതാണ്.
യോഗങ്ങള്‍ ചേരാന്‍ തീരുമാനിക്കല്ഓരോ യോഗത്തിലും ചര്‍ച്ച ചെയ്യേണ്ട പ്രധാന അജണ്ടകള്‍ തീരുമാനിച്ച്ശേഷം ആ അജണ്ട പ്രകാരം തയ്യാറാക്കേണ്ടതും അച്ചടിക്കെണ്ടതുമായ രേഖകള്‍ തയ്യാറാക്കാനുള്ള മതിയായ സമയം കണക്കിലെടുത്ത് കൊണ്ടായിരിക്കണം ഗ്രാമസഭാ/വാര്‍ഡ്‌സഭാ യോഗങ്ങള്‍ ചേരാന്‍ തീരുമാനിക്കേണ്ടത്.
തീയതി, സമയംകഴിവതും ഒരേ സമയം ഒന്നിലധികം യോഗങ്ങള്‍ ചെരാതിരിക്കാന്‍ ശ്രേദ്ധിക്കണം. അവധി ദിവസങ്ങളാണ് അഭികാമ്യം.
അജണ്ടആക്റ്റ് പ്രകാരം നിര്‍ബന്ധമായി ഉള്‍പ്പെടുത്തേണ്ട ഇനങ്ങള്‍, സര്‍ക്കാര്‍ നിര്‍ദ്ദേശങ്ങള്‍, ഭരണസമിതിക്ക് ആവശ്യമെന്നു കരുതുന്ന ഇനങ്ങള്‍, ഉദ്യോഗസ്ഥരുടെ നിര്‍ദ്ദേശങ്ങള്‍ , പൊതുജനങ്ങളുടെ ആവശ്യങ്ങള്‍ എന്നിവയുടെ അടിസ്ഥാനത്തില്‍ വേണം അജണ്ട തീരുമാനിക്കാന്‍. എല്ലാ വാര്‍ഡിലേക്കും ബാധകമായ പൊതുവായ അജണ്ട ഇനങ്ങള്‍ക്ക് പുറമേ ഓരോ വാര്‍ഡിലെയും വോട്ടര്‍മാരോ വാര്‍ഡ്‌മെമ്പര്‍മാരോ ആവശ്യപ്പെടുന്ന ഇനങ്ങള്‍ പ്രസ്തുത വാര്‍ഡിലെ അജണ്ടയില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തണം.
അറിയിപ്പ് നോട്ടീസ് തയ്യാറാക്കല്ഓരോ ഗ്രാമസഭ/വാര്‍ഡ്‌സഭാ യോഗത്തിനും പ്രേത്യേകം നോട്ടിസ് തയ്യാറാക്കണം. നോട്ടീസില്‍ തീയതി, സമയം, സ്ഥലം എന്നിവയ്ക്ക് പുറമെ ഇനം തിരിചുള്ള അജണ്ടയും ഉണ്ടായിരിക്കണം.
അവതരിപ്പിക്കേണ്ട/വിതരണം ചെയ്യേണ്ട രേഖകള്‍ തയ്യാറാക്കല്അജണ്ടക്കനുസരിച്ച് ആവശ്യമായ രേഖകള്‍ മുന്‍കൂട്ടി തയ്യാറാക്കി ആവശ്യമായ എണ്ണം പകര്‍പ്പുകള്‍ എടുക്കണം. സെക്രട്ടറി, സ്ഥാപനമേധാവികള്‍ എന്നിവര്‍ക്കായിരിക്കും ഇതിന്റെ ഉത്തരവാദിത്തം.
അച്ചടിച്ച്‌ വിതരണം ചെയ്യേണ്ട രേഖകള്‍ അച്ചടിക്കല്ഗ്രാമസഭ/വാര്‍ഡ്‌സഭയില്‍ പങ്കെടുക്കുന്നവര്‍ക്കെല്ലാം വിതരണം ചെയ്യേണ്ടതായ രേഖകള്‍ (ഉദാ: മുന്‍വര്‍ഷ വരവ്-ചിലവ് കണക്കുകള്‍, ഓരോ പ്രോജക്ടിന്‍റെയും വരവ്-ചിലവ് വിവരങ്ങള്‍ കരട് പ്രോജക്റ്റ് നിര്‍ദ്ദേശങ്ങള്‍ തുടങ്ങിയവ) മുന്‍കൂട്ടി തയ്യാറാക്കി അച്ചടിചിരിക്കണം.
വാര്‍ഡ്‌തല സംഘാടക സമിതി രൂപീകരിക്കല്ഓരോ യോഗത്തിനും മുമ്പായി സംഘാടക സമിതി രൂപീകരിക്കേണ്ടതാണ്. വീടുവീടാന്തരം അറിയിപ്പുനല്‍കല്‍, ആളുകളെ പങ്കെടുപ്പിക്കല്‍, പ്രചാരണപരിപാടികള്‍ നടത്തല്‍, രജിസ്ട്രേഷന്‍, ഗ്രൂപ്പ്‌ ചര്‍ച്ചകളില്‍ ഫെസിലിറ്റെഷന്‍ തുടങ്ങിയവ സംഘാടക സമിതിയുടെ ചുമതലയില്‍ നടത്തേണ്ടതാണ്. എല്ലാ വോട്ടര്‍മാര്‍ക്കും അറിയിപ്പ് നല്‍കുക എന്നത് കണ്‍വീനരുടെ ഉത്തരവാദിത്തം സംഘാടക സമിതിയുടെ സേവനം ഉപയോഗപ്പെടുത്തി നിറവേറ്റാവുന്നതാണ്. എല്ലാ വീടുകളിലും അറിയിപ്പ് കൈപ്പറ്റിയതായി ഒപ്പിട്ടു വാങ്ങണം. കഴിവതും 7 ദിവസം മുംബെങ്കിലും അറിയിപ്പ് നല്‍കാന്‍ ശ്രെമിക്കണം.
അറിയിപ്പ് നല്കല്യോഗെ അറിയിപ്പ് എല്ലാ വോട്ടര്‍മാര്‍ക്കും നല്‍കുക എന്നത് കണ്‍വീനരുടെ ഉത്തരവാധിത്തമാണ്. സംഘാടക സമിതിയുടെ സേവനം ഉപയോഗപ്പെടുത്തി എല്ലാ വീടുകളിലും അറിയിപ്പ് നല്‍കി നോട്ടിസ് കൈപ്പറ്റിയതായി ഒപ്പിട്ട് വാങ്ങണം. കഴിവതും 7 ദിവസം മുംബെങ്കിലും അറിയിപ്പ് നല്‍കണം.
പ്രചാരണംസാദ്യമായ എല്ലാ രീതിയിലും പ്രചാരണം നടത്തേണ്ടതാണ്. അയല്‍ക്കൂട്ടങ്ങള്‍, എ.ഡി.എസ്, വിദ്യാര്‍ഥികള്‍, ക്ലബുകള്‍ തുടങ്ങിയവയുടെ സേവനം ഉപയോഗപ്പെടത്തേണ്ടതാണ്.
ഹാള്‍, മൈക്ക്, കുടിവെള്ളം മുതലായവഇവ മുന്‍കൂട്ടി സജ്ജീകരികണം. ഗ്രൂപ്പ്‌ ചര്‍ച്ചക്ക് വേണ്ട സൗകര്യം കൂടി ഉള്ള സ്ഥലത്താരിക്കണം യോഗം നടത്തേണ്ടത്.
രജിസ്ട്രേഷന്വിഷയഗ്രൂപ് അടിസ്ഥാനത്തില്‍ വിവിധ കൌണ്ടറുകളില്‍ രജിസ്ട്രേഷന്‍ നടത്തണം. അതിനാവശ്യമായ ഉദ്യോഗസ്ഥരെ/ചുമതലക്കാരെ മുന്‍കൂട്ടി ഏര്‍പ്പാടാക്കണം. പങ്കെടുക്കേണ്ടവര്‍ വെറും പെരുഴുതി ഒപ്പിട്ടാല്‍ പോര. പേര്, വീട്ടുപേര്, വയസ്സ്, സ്ത്രീ/പുരുഷന്‍, SC/ST, ഉദ്യോഗസ്തനാണോ, ജനപ്രധിനിധിയാണോ തുടങ്ങിയ വിവരങ്ങള്‍ രേഘപ്പെടുതനം. രജിസ്ട്രേഷന്റെ പൂര്‍ണ ചുമതല കോ-ഓര്‍ഡിനെറ്റര്‍ക്കാണ്.
സമയനിഷ്ഠരാവിലെ 8 നും വൈകിട്ട് 6 നും ഇടയ്ക്കുള്ള സമയത്ത് ഗ്രാമസഭ നടത്താം. എന്നാല്‍ കുറഞ്ഞത് 4 മണിക്കൂര്‍ എങ്കിലും ലെഭിക്കുമെന്നു ഉറപ്പുവരുത്തണം. കൃത്യസമയത്ത് ആരംഭിക്കാനും അവസാനിപ്പിക്കാനും ശ്രേദ്ധിക്കണം.
കാര്യപരിപാടിമുന്കൂട്ടി തയ്യാറാക്കിയ കാര്യപരിപാടി ഉണ്ടായിരിക്കണം. 4 മണിക്കൂര്‍ സമയത്തില്‍ അര മണിക്കൂറിലധികം ഉദ്ഘാടന സെഷന് വേണ്ടി ഉപയോഗിക്കരുത്. 2 മണിക്കൂറെങ്കിലും ഗ്രൂപ്പ്‌ ചര്‍ച്ചയ്ക്ക് ലഭിക്കണം. ബാക്കി സമയം വിഷയാവതരണങ്ങള്‍ക്കും പൊതു ചര്‍ച്ചയ്ക്കും നല്‍കാം.
വിഷയാവതരണംഓരോ യോഗത്തിന്‍റെയും അജണ്ടയ്ക്ക് അനുസരിച്ചുള്ള വിഷയാവതരണങ്ങള്‍ നടത്തേണ്ടതുണ്ട്. മുന്‍കൂട്ടി നിശ്ചയിക്കപെട്ടു, തയ്യാറെടുപ്പ് നടത്തിയവരായിരിക്കണം വിഷയാവതരണം നടത്തേണ്ടത്.
പൊതു ചര്ച്ചഅവതരിപ്പിക്കുന്ന വിഷയങ്ങള്‍, വാര്‍ഡിലെ പൊതു പ്രശ്നങ്ങള്‍, വ്യെക്തിപരമായ പ്രശ്നങ്ങള്‍ എന്നിവ സംബന്ധിച്ച പൊതു ചര്‍ച്ച അനുവദിക്കേണ്ടതാണ്.
ചോദ്യങ്ങള്‍, പ്രമേയങ്ങള്മുന്കൂട്ടി ചോദ്യങ്ങള്‍ എഴുതി നല്‍കാവുന്നതാണ്. യോഗത്തില്‍ വെച്ചും ചോദ്യങ്ങള്‍ ചോദിക്കാവുന്നതാണ്. ചോദ്യങ്ങള്‍ക്കും സംശയങ്ങള്‍ക്കും ബന്ധപ്പെട്ട ജനപ്രതിനിധിയോ മറുപടി നല്‍കേണ്ടതാണ്. യോഗത്തില്‍ പ്രമേയങ്ങള്‍ അവതരിപ്പിക്കാന്‍ അനുമതി നല്‍കേണ്ടതാണ്.
ഗ്രൂപ്പ്‌ ചര്ച്ചഗ്രൂപ്പ് ചര്‍ച്ചയുടെ വിഷയങ്ങള്‍, ചര്‍ച്ച ചെയ്യേണ്ട കാര്യങ്ങള്‍, ചര്‍ച്ച ഫെസിലിറ്റേറ്റ് ചെയ്യേണ്ടവര്‍, ഗ്രൂപ്പ്‌ ചര്‍ച്ചയ്ക്കായുള്ള സ്ഥലം തുടങ്ങിയവ മുന്‍കൂട്ടി നിശ്ചയിക്കേണ്ടതാണ്. ഗ്രൂപ്പ്‌ ചര്‍ച്ചയ്ക്ക് ശേഷം പ്ലീനറിയില്‍ റിപ്പോര്‍ട്ടിംഗ് ഉണ്ടാകണം.
തീരുമാനങ്ങള്, നിര്ദ്ദേശങ്ങള്തീരുമാനങ്ങള് കൈകൊള്ളെണ്ടതും നിര്‍ദ്ദേശങ്ങള്‍ അംഗീകരിക്കേണ്ടതും പ്രമേയങ്ങള്‍ പാസ്സാക്കേണ്ടതും പ്ലീനറി സെഷനില്‍ വെച്ചായിരിക്കണം.
തീരുമാനങ്ങള്, മിനുട്സ് എന്നിവ രേഘപ്പെടുത്തല്മിനുട്സും തീരുമാനങ്ങളും യോഗസ്ഥലത്ത് വെച്ച് തന്നെ ഗ്രാമസഭാ രജിസ്റ്ററില്‍ എഴുതി പൂര്‍ത്തിയാക്കണം. യോഗം അവസാനിക്കുന്നതിന് മുമ്പായി തീരുമാനങ്ങള് അംഗങ്ങളെ വായിച്ച്‌ കേള്‍പ്പിക്കണം. മിനുട്സ് തീരുമാനങ്ങള് എന്നിവ എഴുതേണ്ട ചുമതല ഗ്രാമസഭാ/വാര്‍ഡ്‌സഭാ കോ-ഓര്‍ഡിനേറ്ററായ ഉദ്യോഗസ്ഥന്‍റെതാണ്.
മിനുട്സിലും തീരുമാനത്തിലും ഒപ്പുവെക്കല്രേഖപ്പെടുത്തിയ മിനുട്സ് തീരുമാനങ്ങള് എന്നിവക്ക് താഴെ യോഗസ്ഥലത്ത് വെച്ച് തന്നെ പങ്കെടുത്ത ജനപ്രതിനിധികള്‍, ഉദ്യോഗസ്ഥര്‍, കോ-ഓര്‍ഡിനേറ്റര്‍ എന്നിവര്‍ ഒപ്പിടണം. കൂടാതെ ഗ്രാമസഭാ/വാര്‍ഡ്‌സഭാ മെമ്പര്‍മാരില്‍ (വോട്ടര്‍മാരില്‍) നിന്ന്‍ കുറച്ച് പേരുടെ ഒപ്പും വാങ്ങിക്കണം. പങ്കെടുത്ത ഏതൊരു വോട്ടറും ആവശ്യപ്പെട്ടാല്‍ ഒപ്പുവെക്കാന്‍ അനുവദിച്ചിരിക്കണം.
മിനിട്സ്, തീരുമാനം എന്നിവയുടെ പകര്പ്പ്ഏതൊരു വോട്ടറും ആവശ്യപ്പെട്ടാല്‍ ഗ്രാമസഭാ/വാര്‍ഡ്‌സഭാ മിനിട്സ്, തീരുമാനം എന്നിവയുടെ പകര്‍പ്പ്, ഫോട്ടോ കൊപ്പിചാര്‍ജ് മാത്രം ഈടാക്കി സെക്രട്ടറി നല്‍കേണ്ടതാണ്.
ഗ്രാമസഭാ/വാര്‍ഡ്‌സഭാ രേഖകളുടെ സൂക്ഷിപ്പ്രജിസ്ട്രേഷന് ഫോറങ്ങള്‍, ഗ്രൂപ്പ്‌ ചര്‍ച്ചാക്കുറിപ്പുകള്‍, മിനിട്സ്, തീരുമാനങ്ങള് എന്നിവ രേഖപ്പെടുത്തിയ രജിസ്റ്റര്‍, ഫോട്ടോഗ്രാഫ് തുടങ്ങിയവ യോഗത്തിന്റെ പിറ്റേന്ന് കോ-ഓര്‍ഡിനേറ്റര്‍ സെക്രട്ടറിയെ ഏല്‍പ്പിച്ച് രശീതി വാങ്ങേണ്ടതാണ്.അവ ഔദ്യോഗിക രേഖകളായി കണക്കാക്കി സെക്രട്ടറി സൂക്ഷിക്കേണ്ടതാണ്. മിനിട്സ്, തീരുമാനങ്ങള് എന്നിവയുടെ പകര്‍പ്പെടുത്ത് കോ-ഓര്‍ഡിനേറ്റര്‍ സൂക്ഷിക്കേണ്ടതാണ്.
ജനപ്രതിനിധികളുടെയും ഉദ്യോഗസ്ഥരുടെയും പങ്കാളിത്തംപ്രസിഡണ്ട്/ചെയര്പെഴ്സന്‍ കഴിവതും പങ്കെടുക്കണം. എല്ലാ സ്ഥാപന മേധാവികളും നിര്‍വഹണ ഉദ്യഗസ്തരും പങ്കെടുക്കണം
അവസാനം പരിഷ്കരിച്ചത് : 7/24/2020
